Hogyan alakítja át a digitalizáció a vezetői beszámolást?

Összefoglaló: IFUA Horváth & Partners
2016. augusztus 30.

A digitalizáció vitathatatlanul az egyik fő téma napjainkban, szinte minden vállalatnál. Hatására alapjaikban kérdőjeleződnek meg üzleti modellek, folyamatok alakulnak át drasztikusan és új, nagy teljesítményű rendszerek jönnek létre bármiféle előzmény nélkül. Hamar nyilvánvalóvá vált, hogy ebben a dinamikus környezetben a vállalatirányításnak is meg kell változnia – hangzott el a Horváth & Partners ezévi berlini Reporting szakkonferenciáján június elején, melyen több mint 130 pénzügyi, controlling és BI szakértő vett részt. Négy fő cselekvési terület kristályosodott ki a tíz előadó véleménye alapján: (1) az integráció, (2) az adatharmonizáció, (3) a Big Data és prediktív elemzés alkalmazása mellett (4) a riportok „fogyasztásának” élményfaktora szerepel a listán.

A „digitális reporting” implementációjának sebessége nőtt, mondta el nyitóbeszédében a konferencia vezetője, Jens Gräf. Sok vállalat már nem csak felismerte a digitalizáció fontosságát az irányításban, hanem a kezdeti megoldások megvalósításának közepén tart. Egyértelmű elmozdulás figyelhető meg a manuálisan készített PowerPoint prezentációktól az igazgatósági üléseken használt közvetlen, ad hoc navigációjú beszámolók felé.

Az egyre rövidebb irányítási ciklusok központosított, valós idejű információkat igényelnek, emiatt a jövő egyik fő kihívása a „riport” és a „döntés” egymáshoz való közeledése. A jövőbeli modern rendszerek maguk ismerik majd fel a rendellenességeket és összefüggéseket, helyzetspecifikus KPI-okat azonosítanak, és előállítják az erre vonatkozó riportokat. Ezek a statisztikai alapokon létrejövő KPI-modellek használhatóak „digitális előrejelzésre” is (az egyes KPI-okhoz bármikor automatikusan hozzárendelhető a Big Data-ból számított extrapoláció), ezzel növelve a beszámolás jövőbeli tartalmát – manuális előrejelzések nélkül (például a termelésben felmerülő személyi jellegű költségek egy autógyártó esetében Big Data révén automatikusan előrejelezhetőek).

Bár a konferencián előadó DAX-vállalatoknak (Bayer, SAP, Lufthansa) természetesen más igényei és lehetőségei vannak, mint a nagyobb középméretű vállalatoknak (Festo, Zalando, Swarowski, Hannover Re, Berliner Sparkasse), minden vállalat hasonló kihívásokkal néz szembe, és a bemutatott megoldások is könnyen terjednek a különböző méretek szerinti kategóriák és iparágak között.

Integrált adatbázis lefúrási lehetőséggel (Drill-Down) egészen az analitikus dokumentumokig

Ahhoz, hogy az olyan vállalatok, mint a Bayer vagy a Lufthansa képesek legyenek a jövőben gyorsan és agilisan irányítani, világszerte az adatok integrált rendszerekbe való egyesítése szükséges. A Bayer AG (Dr. Lothar Burow és Marc Pitt) és a Deutsche Lufthansa (Wolfgang Fäßle) előadói látványosan vázolták fel az adatok elemi szinten való egységesítésének szükségességét a digitális irányítás potenciáljának növelése érdekében. Ha ez sikerül – mint a Bayer esetében -, a globális riportok címzettei egy speciálisan kifejlesztett beszámolási platformon a jövőben nem csak a pénzügyi, működési és külső adatokat tudják majd egyesíteni, hanem szükség esetén a topmenedzsment a cockpit-ből közvetlenül lefúrhat a tranzakciós adatokig, és így lényegében eljuthat bármely bizonylatig.

Pontosan az eddig hiányzó – a költségnemekre vagy az ügyfelekkel szembeni követelésekre vonatkozó – globális transzparencia volt az egyik fő hajtóereje a Lufthansa pénzügyi információk harmonizálását célzó globális projektjének (SAP S/4-ben), amely Fäßle szerint a hatékony elemzési és előrejelzési modellek alapját képezi.

Adatharmonizáció és -standardizálás heterogén üzleti modellekben is

Az adatok további egységesítésnek és harmonizációjának szükségessége mellett foglalt állást Dr. Elmar Dworski és Bert Landesvatter az automatizálási technológia piacvezetője, a FESTO irányításáról szóló közös előadásban. Az egyre globálisabb értékláncok egyre inkább igénylik a pénzügyi kontroll és riporting értékteremtés mentén történő kiigazítását. Az előadók egy élő demo-ban bemutatták a ma már globálisan elérhető menedzsment cockpit-eket és riportokat – ez az operációs rendszerek és irányelvek harmonizációja nélkül nem lenne lehetséges. A lehető legjobb adatminőség biztosításához pedig egy erős, csoportszintű Governance szükséges.

Ennek részleteit Reto Andreoli mutatta be az üvegkristály-gyártó Swarowski-tól. Egy funkcionális eredménykimutatás, valamint a forgalmi- és összköltség eljárás kevert formában való bevezetésével jelentősen növelni tudták a konszern és az egyes üzleti egységek pénzügyi eredményének transzparenciáját, továbbá a belső beszámolás nagymértékben harmonizálásra került a külsővel.

Big Data és prediktív elemzés a riporting területen

A csomagküldő kereskedelemmel foglalkozó Zalando nagyon rövid idő alatt vált start-up-ból egy nemzetközileg tevékenykedő MDAX-konszernné. Ennek megfelelően a céges riporting rendszerekben is hamar fejlett struktúrák jelentek meg: a Zalando-nál ma már központi szerepet játszik a Big Data. A kihívás kevésbé a gyakran strukturálatlan adatok riportingban történő közvetlen alkalmazásában rejlik, sokkal inkább az intelligens előrejelző modellek használatával a meglevő KPI-ok – mint például a várható visszáruköltségek – automatikus előrejelzésében. A controlling terület egy saját „Data Scientist” csoporttal rendelkezik, amely támogatja a controllereket az ilyen típusú elemzések elkészítésében.

A jövőbeli riporting három fontos jellemzője:

  • Lehetőség a szimulációra és előrejelzésre:
    A beszámolók a tényértékek és a várható előrejelzések mellett lehetőséget nyújtanak közvetlen szimulációra a rendszerben rendelkezésre álló tranzakciós adatok alapján. A szimulációk és szcenáriók a rendszerben személyre szabottan menthetőek és felhasználhatóak az egyes felhasználók számára.
  • Az intézkedések riportolása és -követése: A meghatározott szcenáriók eléréséhez intézkedésekre van szükség. Ezeket nem csak a szimulációkban kell leképezni, hanem a beszámolókban értékelni is szükséges (kontrollálni kell az előrehaladást és az eredményeket.)
  • A workflow-k és közös munka támogatása: A riporting eszközöknek a jövőben jobban kell támogatniuk a döntéseket a globálisan struktúrákban. Ez azt jelenti, hogy az egyedi elemzéseknek és jelentéseknek együttesen is használhatónak kell lenniük (rugalmas workflow-kban), és ezzel támogatniuk kell az adatalapú együttműködést (kollaborációt).

Több élmény / szórakozás a beszámolók „fogyasztásakor” a felhasználhatóság és a felhasználói élmény révén

A címzettnek a lehető legaktívabban kell a riportot a döntéshozatalhoz használnia – minden egyes beszámolási folyamat végén. Ehhez a jelentésnek nem csak tartalmilag kell megfelelőnek lennie, de az is fontos, hogy vizuálisan vonzó legyen és a felhasználás során szórakoztatónak bizonyuljon. Különösen a mobil alkalmazásokra igaz, hogy a riportok nem csak a vizuális megjelenítést tekintve, de a felhasználói élmény és a használhatóság tekintetében is optimalizálásra szorulnak. A riportok mobil eszközökre – vagy más jövőbeni okoseszközre („wearables”) – történő transzformálása elején szcenáriókat kell meghatározni a felhasználók viselkedésére vonatkozóan.

A riport-megjelenítés megfelelő vizualizációjának fontosságát hangsúlyozta Alexander Fussan (Berliner Sparkasse). Az új beszámolók megtervezését követően náluk a design-t az „Eye Tracking” módszerrel tesztelték az információbefogadás pontosságára és gyorsaságára vonatkozóan.

Az iPad-re optimalizált, fókuszált jelentések iránti vágy volt a kiindulópontja a stratégiai riporting rendszer átalakításának a Hannover Rück-nél. Dr. Sven Heinrich bemutatta, hogyan vizualizálják a menedzsmentnek lényegretörően a viszontbiztosító beszámolóit, hogyan ragadnak meg minden, a stratégiai tervezésből származó tartalmat.

A felhasználói élmény egy speciális formáját ismertette az SAP a „Digital Board Rooms” bemutatásával, aminek segítségével az SAP Igazgatósága a vállalat fejlődését folyamatosan szem előtt tartja. Az eszköz az igazgatósági üléseken is digitális támogatást nyújt. A Digital Board Room a Balanced Scorecard logikájához hasonlóan minden, döntési szempontból releváns KPI-t különböző nézetekben felkínál, és érintőképernyővel teszi lehetővé a vállalati teljesítményfaktorokon belüli közvetlen navigációt.

„Data Scientist wanted” – A controlling szerepmodell kiterjesztése

A hagyományos operatív controlling tevékenységekhez és a Business Partner-i szerepkör betöltéséhez szükséges kompetenciák mellett új elvárások merülnek fel a controllerekkel szemben.  A digitális beszámoláshoz Data Scientist (adattudós) kell, és ehhez a szerepkörhöz az előzőektől eltérő kompetenciák tartoznak. A Data Scientist a controllingot és az üzletet a Big Data kezelésével, valamint komplex számítási modellek alkalmazásként való biztosításával kell támogassa. Az adattudósok nem tartoznak feltétlenül a controlling osztályhoz, a két szereplő közötti szoros és szinergikus együttműködés viszont elengedhetetlen a digitális irányításhoz.

Összefoglalva a következőket mondhatjuk:

  • A mai standard pénzügyi beszámolás a jövőben is létezni fog, de a terjedelme és fontossága csökken. Ki fog egészülni operatív működési adatokkal (agilis KPI-modellek és riportok révén), melyek intelligens modellekkel teszik lehetővé a napi szintű irányítást.
  • A központi riporting következésképpen funkciókon túlnyúlóvá, tartalmilag szélesebbé válik. A nagyobb információs mélység lehetővé teszi a közvetlen hozzáférést az egyedi bizonylatokhoz.
  • A beszámolás irányítási portállá válik: a jelentések képesek lesznek támogatni a részletes tényadatokon alapuló szimulációkat. A workflow-k és közösségi média funkciók erősítik az irányítás interaktivitását.
  • Növelni kell a hatékonyságot automatizálás révén, különösen a standard beszámolásban. A „digitális megoldások” elemzése és fejlesztése érdekében a controllerek szorosan együtt kell dolgozzanak az adattudósokkal.
  • A digitalizáció lehetőségei és előnyei az „adattőkétől” és a „digitális intelligenciától” függnek. A releváns adatok korai és elemi szintű összevonása, összehangolása határozza meg a holnap sikerét.

Ha szeretne még többet megtudni a beszámolás legújabb trendjeiről, jöjjön el a Controlling Akadémia 5. lépcsőjére, a Hatásos beszámolás egy napban és Riportok, beszámoló szakszerűen – vezetőknek képzéseinkre!