Kávészünet: Hogyan mondjuk meg a főnökünknek, hogy túl sok a munkánk? 7 + 1 tipp a feladataink csökkentésére

IFUA Horváth&Partners
2017. április 06.

Félelmetes dolog azt mondani a főnökünknek, hogy túl sok feladatunk van, és nem vagyunk képesek elvégezni. Tarthatunk attól, hogy azt hiszi, alkalmatlanok vagyunk a munkakörünkre. Hogy a következő fizetésemeléskor kihagy minket a listáról. Hogy alkalomadtán áttesz alacsonyabb pozícióba. Ha stresszes típusok vagyunk, akár az elbocsátástól is retteghetünk. De attól mindenképpen, hogy a főnök mérges lesz, ha ilyesmiket mondunk.

Ha túl sok a munkánk, meg kell mondanunk a főnökünknek.

Pedig az a rosszabb, ha nem szólunk. Mert ha túlterheltek vagyunk, akkor nem fogjuk tudni elvégezni a feladatainkat, de legalábbis nem az elvárt minőségben. És akkor aztán tényleg azt gondolhatják rólunk, hogy inkompetensek vagyunk.

De ha szólnunk kell, hogyan szóljunk? Íme 7 + 1 tipp arra, hogy mit (nem) tehetünk.

  1. Ne szemrehányást tegyünk, hanem segítséget kérjünk!
    Főnökünk semmiképp se érezze úgy, hogy őt hibáztatjuk, mert elvégezhetetlen mennyiségű feladatot bízott ránk. Ez ellenállást váltana ki belőle, hiszen senki sem szeret hibás lenni. Ezzel szemben az emberek általában szívesen segítenek másoknak, mert ilyenkor nagylelkűnek, jószívűnek érezhetik magukat. Számoljunk be tehát tárgyilagosan a problémánkról, és a megoldáshoz folyamodjunk a főnök segítségéért.
  2. Támasszuk alá adatokkal, hogy túl sok a munkánk!
    Célszerű kimutatást készíteni arról, hogy a különböző feladataink mennyi időt vesznek igénybe. Így a főnök látja majd, hogy nem a levegőbe beszélünk. Jó esetben még az elismerését is kiválthatjuk. Lehet, hogy éppen ettől ismeri majd fel, milyen szorgalmas munkatársai vagyunk.
  3. Javasoljunk megoldásokat!
    Ne várjuk, hogy a főnökünk találja ki a megoldást. Kínáljunk számára alternatívákat, hogy csak választania kelljen köztük. Indítványozhatunk például határidő-módosítást vagy azt, hogy egyes feladatokat átadhatnánk másnak.
  4. Kérjük arra a főnökünket, hogy priorizálja a feladatainkat!
    Miután bemutattuk, hogy milyen feladatokon dolgozunk épp, kérjük meg a főnökünket, hogy állítsa ezeket fontossági sorrendbe. Ezzel a tudtára adjuk, hogy nagyon sok a dolgunk, el is fogjuk végezni, méghozzá úgy, ahogy ő szeretné. Legalábbis ez a látszata a dolognak, miközben valójában határidő-módosítást igénylünk.
  5. Válasszunk megfelelő időpontot!
    Nem célszerű akkor előhozakodni a témával, amikor a főnökünknek épp számos más teendője van, netán nagyon ideges. De akkor sem, amikor mi magunk vagyunk robbanásközeli idegállapotban. Egy ilyen beszélgetéshez nyugodt hangvételre van szükség.
  6. Mondjunk nemet akkor, amikor a főnök épp egy új feladatot igyekszik ránk bízni!
    Ne várjuk meg, hogy a feladatok maguk alá temessenek bennünket. Ha már érezzük, hogy a tűrőképességünk határához közeledünk, készüljünk fel arra az esetre, ha újabb munkát akarnának ránk osztani. Legyen készen a munkaidő-kimutatásunk, soroljuk fel, hogy milyen feladataink vannak már eddig is, és mondjuk azt, hogy bármennyire is szeretnénk, de jó lelkiismerettel nem tudunk már többet vállalni. Mert ha ezt tennénk, nem tudnánk hozni az elvárt színvonalat, s ezzel a főnökünket hoznánk nehéz helyzetbe.
  7. Amikor nemet mondunk, rögtön ajánljuk fel a segítségünket is.
    Mondandónk üzenete az legyen, hogy bár jó szívvel nem vállalhatjuk el az újabb feladatot, arra azonban mindenképp szakítanánk időt, hogy segítsük azt a kollégát, aki végül megkapja azt. Például ajánljuk fel, hogy ötleteket gyűjtünk, elolvassuk az anyag első változatát, és véleményt mondunk.

+1  Próbáljuk meg kideríteni, nincsenek-e olyan feladataink, amelyekre semmi szükség!
Vajon tényleg szükség van minden jelentésre, amelyet készítünk? Nem lehet, hogy néhányat közülük csak a fiókok számára gyártunk? Ne restelljük megkérdezni – példának okáért – a társosztályokat, hogy valóban havonta igényelnek-e tőlünk riportot? Nem lenne elég csak negyedévente? (Vagy még akkor se?) Könnyen előfordulhat, hogy ezzel a módszerrel megoldjuk a problémánkat, és már csak az eredményről kell beszámolnunk a főnökünknek.