Decemberben sűrűsödnek a tennivalók otthon és a munkahelyen is. Sok controllingosztályon szinte kaotikus állapotok közt zajlik a jövő évi tervek előkészítése, az év végi előrejelzések és beszámolók összeállítása.

Ráadásul mindez sokszor a munkatársak egész évi túlterheltségére rakódik rá, ami nemcsak abban nyilvánul meg, hogy évközben rendszerint napi 8 óránál hosszabb időt kell a munkájukkal tölteniük, hanem abban is, hogy időről időre újabb és újabb információs igények, új riportok szakadnak a nyakukba. A feladatok sora szinte a végtelenségig nőhet.
Karácsonyhoz közeledvén, ha feltennénk a kérdést, vajon mi a legnagyobb ajándék, amit a controller kaphat, valószínűleg kevesen vitatnák, hogy az idő. Mit tehetnek a controllerek és a vezetők, hogy a normális szintre csökkentsék a munkaterhelést?

A Horváth & Partners-csoport felmérései szerint a legyártott információk, riportok 20-30%-a felesleges, mert nem hasznosul semmilyen formában. Ezek akár azonnal megszüntethetők lennének, ha az illetékesek vennék rá a fáradságot. A lomtalanításnak a riportok terén ugyanolyan jótékony hatása van, mint amikor a lakásunkból távolítjuk el a haszontalanná vált tárgyakat.

Egy controllertől hallottam, hogy náluk évente egyszer összeülnek az osztály munkatársai, és halomba rakják azokat a riportokat, amelyekre szerintük nincs szükség, aztán személyesen felkeresik a megrendelő vezetőket, és jelzik nekik, hány órájukba kerül ezeknek az információknak az előállítása. Ha sikerrel járnak, a papírokból kishajókat hajtogatnak, aztán egy különleges alkalommal ebédszünetben együtt kimennek a Dunához, és útnak indítják a billegő hajóflottát a Fekete-tenger felé.

Ha önnek fontos a csapaton belüli összetartás, jókedv és motiváció, próbálja ki a módszert. Szabaduljon meg a felesleges riportoktól, és ajándékozza meg a munkatársait a számukra egyik legfontosabb dologgal, egy kis szabadidővel.

Radó István, az IFUA Horváth & Partners ügyvezetője