Hatékonyabb tervezés Advanced Budgetinggel

Összefoglaló: IFUA Horváth & Partners
2015. augusztus 26.

Bevezetés

A tervezés az aktív vállalatirányítás központi eszköze. A BARC és ICV 2014 februári felmérése során a válaszadók 63%-a azt állította, hogy ezen téma egyre nagyobb fontosságú saját vállalatánál.

Ezzel szemben a felmérések rendszeresen azt mutatják, hogy a válaszadók alapvetően elégedetlenek a tervezési folyamattal. Ezen terület fontosságát és becsült erőforrásigényét figyelembe véve felmerül a kérdés, hogy mi okozza ezt az elégedetlenséget és mit tehetünk ellene.

Vezetői összefoglaló

A tervezés a jövőbeli üzleti fejlődés irányításának nélkülözhetetlen eszköze. A tervezési folyamatok sokszor idő- és erőforrás-igényesek. A hatékonyság
javítása a top-down orientáltság erősítésén és egy előzetes célkitűzési folyamaton keresztül biztosítható. A felesleges részletek kihagyásával elkerülhető a látszólagos pontosság és csökken az erőforrásigény.  Speciális tervezési szoftverek támogatják a modern tervezést.  A tervezési és
szimulációs funkciók, a rugalmas adatmodell ,  a beszámolási rendszerhez való kapcsolat, valamint a munkafolyamatok automatikus támogatása (workflow-k)  jelentős előnyt jelentenek a hagyományos, Excel-alapú tervezési folyamatokkal szemben.

Status quo: hatékonytalan tervezési folyamatok és elégtelen IT támogatás

A jelenlegi, iparágakon túlnyúló felmérés során a tervezés kapcsán számos probléma merült fel. A “The Planning Survey 2014″ alapján a válaszadók 49%-a a hosszadalmas egyeztetési eljárásokat és a magas tervezési igényt tartják a legaggasztóbbnak- ez komolyabb probléma, mint az összes többi. (BARC, 21. o.) Ugyanerre a következtetésre jutott a Horváth & Partners által folytatott 2012-es tervezési felmérés: a legnagyobb optimalizációs szükséglet a tervezés erőforrásigényének csökkentésére mutatott. A „tervezési idő csökkentése / tervezés megvalósításának gyorsabb kivitelezése” szorosan ezután következik a második helyen.  További szempontok, melyek mindkét felmérésben megjelentek: a szimulációk/ szcenáriók hiánya és a nem megfelelő adatminőség (Horváth & Partners 2013, 5.o.).

Az a tény, hogy mindkét felmérés egymástól függetlenül ugyanazon problémákat derítette fel, arra enged következtetni, hogy ezek eléggé elterjedtek.  Ezen felmérések összhangban vannak a Horváth & Partners projekttapasztalataival.

Ha a tervezéssel kapcsolatos problémák iparágtól függetlenül azonosak, vajon az okok is egyformák? A két tanulmány az alábbi tervezési szokásokat tárta fel:

Hatékonytalan tervezési folyamat:

  1. Bottom-up tervezés illetve ellenáramú tervezés több iterációval
  2. Nem egyértelmű illetve egymást átfedő felelősségek és az irányítási logika egyértelműségének hiánya párhuzamos tervezéshez és időigényes egyeztetésekhez vezet
  3. Intenzív tárgyalások (“Költségvetési játék”) hiányos célkitűzések következtében
  4. Nem megfelelő fókuszálás a lényegre, magas részletességi fok

A tervezés nem megfelelő informatikai támogatása:

  1. Hiányzó folyamati támogatás
  2. A tervezési folyamatot többfajta szoftver-megoldásban /spreadsheeten építik fel, emiatt manuális adatkonszolidáció  Microsoft Excelben
  3. A tényadatok és tervszámok integrációjának hiánya
  4. A tervadatok generálása manuális, a (standard) tervezési funkciók felhasználása nem megfelelő

Ezen tervezési szokások okozzák a tervezés során megjelenő legsúlyosabb problémákat.   Gyakran előfordul egy igen részletes tervezés ellenáramú módszerrel, azaz iterációkkal és valószínűleg sok egyeztetési körrel.  Ebből kifolyólag a tervezési időszak igen hosszú és az ezzel járó erőforrásigény igen magas.

Egy másik problématerületet jelent a megfelelő szoftver-megoldások nem megfelelő alkalmazása. A Microsoft Excel egy nagyon széles körben elterjedt „eszköz”, mely  jelentős komplexitásnövelő tényező – mind a manuális ráfordításokat tekintve, mind a hibázási lehetőségek miatt, pl. a különböző forrásokból származó adatok összefésülésekor.

Az ellenáramú tervezés továbbra is a meghatározó tervezési eljárás:

  • 68% alkalmaz ellenáramú tervezést
  • 17% esetében inkább bottom-up
  • 15% esetében pedig inkább top-down a tervezés.

A legtöbb esetben a tervezés igen részletes:

  • 11%-nál jelentősen aggregáltabb, mint a tény-beszámolás
  • 43%-nál valamennyivel aggregáltabb, mint a tény-beszámolás
  • 46% -nál a tény-adatokkal azonos részletezettség


Advanced Budgeting az elméletben

Az Advanced Budgeting-megközelítés jelentősen lecsökkenti a tervezés erőforrásigényeit. Ugyanakkor javítja az irányítási információk minőségét. A Horváth & Partners értelmezésében egy modern tervezés három pillérre épül:

  1. Fő driverekre épülő „Frontloading”
  2. Informatikai támogatás segítségével hatékonyságnövelés
  3. Dinamizálás – a tervezés és az előrejelzések összekapcsolásával

A „frontloading” a tervezés fókuszának eltolását jelenti: a ráfordításigényes, több egyeztetési kört tartalmazó ellenáramú tervezés helyett  egy aggregáltabb, a menedzsment által elfogadott sarokszám-tervezést és egy erre épülő, lerövidített, szakterületek általi kibontást (tervezést) foglal magába.

A top-down tervezésre jellemző az ambiciózus, de reális célértékek kitűzése.  Ezeket nem önkényesen határozzák meg, hanem egy driver-alapú szimuláció konzisztens levezetéséből származnak. Az üzleti modell által meghatározott driverek révén tudnak vállalatspecifikus, stratégiai intézkedéseket szimulálni, mielőtt a menedzsment által elfogadott elvárásként bekerülnének a tervekbe.  Ezen tényezők levezetéséhez az alapok a vállalati stratégiából, a jelenlegi teljesítményből (előrejelzések formájában), a tőkebefektetőtől származó ambíciókból, valamint a különböző vállalati területek belső és külső összehasonlításából származnak.

Ennek a megközelítésnek kettős haszna van:

  1. A tervezési folyamat lerövidül, mivel az egyeztetések a folyamat elején, aggregált adatok alapján mennek végbe
  2. A vállalati stratégiát és a külső tényezőket következetesen beépítik az operatív tervezésbe és „belehorgonyozzák”  azokat oda

Az operatív irányításhoz szükséges részleteket az egyeztetett elvárások és premisszák alapján tervezik meg. Ezen részletek megtervezésekor ismét számos megközelítés kínálkozik a tervezési ráfordítások csökkentésére: a számoknak a tervezési eszköz megfelelő tervezési funkcióival történő automatikus (csekély erőforrásbevonású)  generálásától kezdve a felesleges részletektől való megszabadulásáig.  Így  például megfontolandó egy specifikus, tömörített költségnem-tervezés vagy egy aggregált, termékcsoportokra történő tervezés.

Technikai megvalósítási követelmények

A különböző vállalati egységek bevonása a tervezésbe mindig különböző nézőpontok meglétét jelenti, és a vállalati adatok különböző részletezettségi fokát vonja magával. Épp úgy, mint a részletezettségi fok, a felhasznált adatok is felhasználónként változnak.  Egy nyereséget hozó és átfogó technikai megvalósítás előfeltétele tehát egy rugalmas és teljesítőképes tervezési rendszer, amely a vállalati adatok széles körét tartalmazza és kezeli a tervezési folyamat során.

Ezen adatoknak nagymértékben befolyásolhatónak és szükség esetén gyorsan aktualizálhatónak kell lenniük. A tervezési rendszernek emellett nem csak arra kell alkalmasnak lennie, hogy a tervadatokat a munkatársak rögzítsék benne. Már a tervezési folyamat során rendelkezésre kell állniuk beszámolóknak mind a keletkező tervről, mind historikus adatokról. Így érhető el egy értelmes folyamati- és eredmény-monitoring.

Hiányzik a rugalmasság azon megoldásokból, mely az adatokat táblázatkezelő programokban dolgozzák fel. Ez az adatgyűjtés és -feldolgozás miatt nagy manuális ráfordításokhoz vezet. Ráadásul ez a megközelítés jelentős hibalehetőséget hordoz magában.

Ezen problémák elkerülése érdekében a tervezési megoldásnak rendelkeznie kell azzal a lehetőséggel, hogy a szükséges adatokat a rendszer egy interfészen keresztül a vállalati  informatikai rendszerből átszívja és ott rendelkezésre bocsássa.  Továbbá a tervezési megoldásnak minden terv számára hozzáférhetőnek kell lennie, hogy  a „Single Point of Truth” -elvnek megfelelően egy egységes, központi és minden folyamati résztvevő által használt adattárrá váljon.  Mivel az Advanced Budgeting során egymással párhuzamosan több aggregáltsági szinten is terveznek és elemeznek, ehhez egy többdimenziós adatbázis szükséges.

Az iparági sajátosságok és vállalati kultúrabeli / szervezeti különbségek miatt nincs egy egységesített „Advanced Budgeting” alkalmazás. Az egyes cégek sajátosságait figyelembe vevő, testreszabott megoldást kell kialakítani.  Ez vonatkozik mind az operatív, mind a stratégiai tervezésre, amelyek ideális esetben egy egységes tervezési megoldás részét képezik és zökkenőmentesen összefonódnak. További előfeltétel az adatmodell rugalmassága és a tervezési workflow vállalatspecifikus testreszabásának lehetősége.

Forrás: Horváth & Partners