A tervezéshez kapcsolódó célkijelölés a legtöbb vállalat esetében még mindig az előző éves teljesítmények alapján, intuitíven történik. Így az adott értékesítési egységek lehetőségeit, a rájuk jellemző adottságokat nem értékelik. A potenciálalapú tervezés kapcsolatot teremthet a stratégiai és operatív tervezés között: a termeléshez hasonlóan az értékesítésben is lehetővé teszi a rendelkezésre álló lehetőségek – kapacitások, illetve potenciálok -, valamint azok kihasználtságának mérését.

De mit nevezünk potenciálnak és miért érdemes foglalkozni vele a tervezés során is? A potenciál egy értékesítési egységhez kapcsolható mutató, amely az adott egységtől elsősorban külső (és esetleg belső) adottságai alapján elvárható teljesítményt határozza meg.

Potenciálja egy adott tervezési objektumnak (pl. értékesítési hely, szegmens, vagy akár termék) lehet, mely által a sales terület rendelkezésre álló kapacitásait (potenciálját) és azok kihasználtságát tudjuk számszerűsíteni. Ez a rendelkezésre álló kapacitás az adott objektum által elérhető teljesítmény felső korlátja, mely az előző évi teljesítmények mellett kézzelfogható összehasonlítási alapot nyújt az adott évi célok meghatározásához. A potenciál beépítése a tervezési folyamatba tehát a célkijelölésen keresztül történik, ezáltal kapcsolatot teremtve a stratégiai és operatív tervezés folyamata között. A potenciálértékek kiszámítása lehetőséget ad a célok objektív módon történő meghatározására, olyan külső és belső mutatók bevonásával, melyek ténylegesen jellemzik az adott objektum maximálisan elérhető teljesítményét. A célkijelölés objektívvá tételével a potenciál alapú tervezés javíthatja a tervek, valamint azok lebontásának minőségét.

1. ábra: Potenciál beépítése a tervezés folyamatába

Hogyan tudjuk egy adott tervezési egység potenciálját meghatározni? A négy lépésből álló folyamatot egy logisztikai szolgáltató példáján mutatjuk be.

1. Potenciálszámítás alapelemeinek meghatározása

A potenciálszámítás alapegységeinek az adott vállalat tervezésében használt objektumait tekintjük, melyet több dimenzió mentén is meghatározhatunk (pl. értékesítési hely, szegmens, termék). A logisztikai szolgáltató példájánál maradva alapegységként a szolgáltató raktárait neveztük meg.

2. Potenciálmutatók kiválasztása

A potenciál meghatározásának második lépése azon külső és belső mutatók kiválasztása, melyek a tervezési objektumok által maximálisan elérhető teljesítményt az esetlegesen kiválasztott termékek / szegmensek vonatkozásában meghatározzák. Ezen indikátorok általában iparág specifikusak, azonban előfordulhatnak standard módon használható mutatók is (pl. demográfiai adatok). A teljesítményt ténylegesen mozgató mutatószám-set meghatározása szakértői javaslatok alapján történhet. Egy logisztikai szolgáltató vállalat esetében fontos mutató lehet például a raktárak környezetében található vállalatok száma, árbevétele, különböző infrastrukturális mutatók, például a közelben megtalálható autópályák, szállítási módok száma is.

3. Potenciálértékek kiszámítása

A potenciálértékek kiszámításakor két módszertan alapján járhatunk el: meghatározhatunk egy szakértői potenciált, mely a 2. lépésben kiválasztott mutatószámokból aggregált potenciálindexet jelenti, vagy statisztikai modellek segítségével is megbecsülhetjük a potenciálmutató értékeit. A szakértői potenciál egyszerűen, gyorsan és hatékonyan alkalmazható, azonban kevésbé szofisztikált eredményeket ad, míg a statisztikai modellek használata rávilágít a potenciálmutatók közötti összefüggésekre is, viszont lényegesen több erőforrást, valamint megfelelő minőségű és mennyiségű adatot igényel.

4. Potenciál alapján elvárható teljesítmény meghatározása

Amint a potenciálmutatók értékei előálltak, érdemes azokat először a tényleges teljesítményekkel összehasonlítani, hiszen:

• így láthatóvá válik, hogy az egyes értékesítési egységek a számukra rendelkezésre álló kapacitásokból (potenciálból) valójában mennyit használnak ki (tényleges teljesítmény),
• valamint alapot adhat a potenciál alapján történő célkijelölésnek is, azaz, hogy az egyes értékesítési egységektől a jelenlegi teljesítményükhöz képest mekkora növekedést várhatunk el. Az elvárt teljesítmény optimális esetben a tényleges és maximális teljesítmény (potenciál) közötti sávban mozog.

Ezen összehasonlítás többféle módon, például egy Teljesítmény – Potenciál mátrixban történhet, amit a 2. ábrán szemléltetünk.

2. ábra: Potenciál és teljesítmény összehasonlítására szolgáló ábra

A potenciál felhasználása azonban nem csak a tervezésben, hanem számos egyéb üzleti funkcióban, több üzleti vezető számára is fontos lehet. A módszer felhasználható például:

• … a teljesítményértékelések során, ahol a korábbi gyakorlattal szemben nem az abszolút értékben történő legmagasabb növekedés, hanem a saját potenciál elérése számítana legjobbnak,
• … az ösztönzési rendszereknél, ahol minden értékesítési egység a saját potenciáljával versenyezne,
• … az erőforrás-allokációk során, a potenciálértékek ismeretében a rendelkezésre álló erőforrások elosztása az egyes értékesítési egységekben rejlő potenciálnak megfelelően történhet,
• … valamint hálózatoptimalizálási kérdésekben is, ha a potenciálszámítás alapegységeiként az egyes értékesítési helyeket határozzuk meg, segítséget kaphatunk azok összehasonlításához, a legjobb gyakorlatok meghatározásához is.

Logisztikai példánk mellett továbbá számos más, hálózatos iparágban hasznos lehet a potenciálértékek használata, legyen szó akár pénzügyi intézményekről, kereskedelmi vállalatokról vagy energiaszolgáltatókról. A potenciál alapú tervezés új megközelítést jelent a bázis alapú tervezéssel szemben: segítségével adatalapon, akár statisztikai módszerek segítségével tudunk objektív, külső mutatókat is bevonni a tervezés, azon belül is a célkijelölés folyamatába, ezáltal kapcsolatot teremtve a stratégiai és operatív tervezés között.

A szerző az IFUA Horváth & Partners tanácsadója