A gyakorlati alkalmazás 3 sikertényezője

Az elmúlt évtizedekben nemzetközi színtéren számos olyan megközelítés, vállalati módszer, filozófia, gyakorlat
terjedt el, mely a vállalati teljesítmény, az erőforrás-felhasználás, a gyártás, a vállalati folyamatok hatékonyságát hivatott javítani (pl. Just in Time, Lean gyártás, Total Quality Management, BPR, Six Sigma, stb.).

A 2000-es évek elején jelent meg a Lean Six Sigma megközelítés, mely az eddigi módszertanokból táplálkozva, azok lényegi elemeit ötvözve és a szervezetek több mint 50 éves gyakorlati tapasztalatait felhasználva célozza meg a vállalati teljesítmény javítását.

A Lean Six Sigma (LSS) módszertan egyesíti a lean elveket – azaz a munkafolyamatok hatékonyságának növelését a vevő számára értéket nem teremtő veszteségek, pazarlások megszüntetésével, megelőzésével -, és a Six Sigma (hat szigma) módszertant, mely a vállalati folyamatok, a folyamati outputok minőségének javítását, fejlesztését célozza meg a működés feltérképezése és az eredményesség folyamatos mérése mellett. A
módszertan alkalmazásával a vállalat költségeinek és veszteségeinek csökkentése mellett a másik legfontosabb cél az ügyfél megelégedettségének növelése. Az ügyfél vagy vevő ez esetben nem csak a vállalat külső vevőit – vásárlóit, megrendelőit – jelenti, hanem a belső vevőket is, azaz a vállalaton belül olyan területek vagy részlegek munkatársait is, akik az adott osztály vagy részleg által előállított termékkel, szolgáltatással kapcsolatba kerülnek, azzal tovább dolgoznak.

A lean és six sigma módszertanokat nem csak a gyártó, hanem a szolgáltató szektorban is használják, de kisebb folyamatok (pl. adminisztráció, szolgáltatás) javítására is alkalmazható.

Hazánkban az elmúlt években került előtérbe – leginkább a külföldi anyavállalattal rendelkező hazai vállalatoknál -, hogy a hatékonyságot a lean és six sigma módszertanok mentén javítsák, e személetet átültessék a gyakorlatba, és így optimalizálják a folyamatokat. A vállalatok különböző formáit választhatják a módszertan alkalmazásának: külső tanácsadókat, szakértőket fogadnak, akik projektek keretében hajtják végre a változásokat és érnek el hatékonyságjavulást, vagy a vállalat dönthet úgy, hogy saját munkatársait képezi ki a lean szigma módszertanra, akik belső erőforrásból valósítják meg a vállalati folyamatok javítását, fejlesztését. Hosszú távú eredményt akkor érhet el a szervezet, ha a megközelítést és a módszertanokat, technikákat a mindennapi működés részévé teszi, ha a szemlélet „áthatja az egész szervezetet”.

Három dolog feltétlenül  szükséges ahhoz, hogy – akár belső, akár külső támogatás mellett – a módszertan(oka)t az adott szervezet sikeresen tudja alkalmazni, és ezáltal a vállalat valóban pozitív változást tudjon elérni. Lássuk ezeket a sikertényezőket!

1. A vállalati teljesítmény és a folyamatok eredményességének mérése

A lean szigma módszertan a folyamatok vagy eredménytermékek minőségének színvonalát, eredményességének mértékét, azaz egy-egy folyamatban előforduló hibák számát, gyakoriságát vizsgálja, ennek csökkentését helyezi a középpontba. Hat szigmás az a gyártási vagy egyéb folyamat, melynek során az előállított termékek vagy a folyamat lefutása 99,99966%-ban hibátlan, azaz 1 millió termékből vagy a folyamat 1 millió alkalommal történő lefutásából 3,4 esetben fordul csak elő hiba.

A mérés akkor megvalósítható, ha az ahhoz szükséges feltételek rendelkezésre állnak: (i) tudjuk, hogy mit akarunk mérni, azaz vannak a teljesítmény vagy folyamat mérésére alkalmas, a vezetők által kijelölt mutatók; (ii) rendelkezésre áll a mérést támogató informatikai rendszer, mely lehetővé teszi az automatikus riportolást; (iii) a folyamatok rendszeres visszamérésének van kijelölt felelőse, aki a vezetőnek számol be rendszeres időközönként az elért teljesítményről.

2. Munkatársak képzése

A lean szigma széles módszertani- és eszközkészlettel rendelkezik. A vállalat akkor tudja a gyakorlatban is jól alkalmazni a módszertant, ha a mindennapi munkavégzésben résztvevő kollégák is elsajátítják ezeket a technikákat, eszközöket. Gyakori, hogy módszertani képzésben a vállalat egyes területeinek vezetői vagy egyes kulcsfolyamatok gazdái részesülnek, míg a mindennapi operatív munkavégzésben résztvevőknek nincs erre lehetősége. Ez esetben a vezető feladata lehet a folyamatjavításban érintett belső munkatársak megfelelő mértékű bevonása a változások elősegítésébe, a problémafeltárás alulról, a munkatársak irányából jövő kezdeményezése és ösztönzése, továbbá a lean szemlélet folyamatos közvetítése, átadása.

A vállalati teljesítmény és hatékonyság javítása legtöbbször új folyamatokat eredményez, illetve a folyamatok lefutásának, a feladatok és felelősségi köröknek a változását idézi elő. Az új folyamatok akkor tudnak a mindennapi működésbe beépülni és felváltani a régieket, ha az érintett területek munkatársai a változások részleteiről megfelelően tájékozódnak, oktatásban részesülnek annak érdekében, hogy az új folyamat(ok) lefutása mindenki számára egyértelmű legyen.

3. Vezetői elköteleződés

A lean szigma egy vezetői megközelítés, mely áthatja az egész szervezetet, így javítja a teljesítményt és ér el fenntartható változásokat. A változások akkor tudnak a szervezetben megvalósulni, ha a vezetők elkötelezettek az új működés, az új, optimalizált folyamatok betartatása mellett, és támogatják a javaslatok megvalósításáig vezető utat. Az elkötelezettség egyik megnyilvánulása, hogy a vezetők elvárják a munkatársaktól a folyamatokban végbement változások betartását, az új, javasolt működés szerinti operatív munkavégzést.

A változások bevezetését, a javaslatok megvalósítását sokszor részletesen kidolgozott intézkedési tervek, akciók támogatják, melyek végrehajtása a munkatársak részéről belső erőforrás ráfordítást igényel. A vezetők feladata, hogy a megvalósítás során a mindennapi munkavégzés mellett a munkatársak úgy álljanak rendelkezésre, hogy ez ne okozzon jelentős túlterheltséget.