A vállalatok közel negyede elhanyagolja a célirányos kommunikációt, ami pedig a hatékonyságnövelési programok tartós sikerességének egyik tartópillére – derül ki egy 167 cég részvételével német nyelvterületen készített tanulmányból, melyet a Horváth & Partners és a Projekt Management Austria jegyez.
A résztvevők 89% tartja sikeresnek hatékonyságnövelési programjait, ám tartósnak már 18 %-kal kevesebb. A tanulmány eredményei közül az egyik legfontosabb megállapítás, hogy a vállalati siker tartóssága azon múlik, mennyire rögzült a munkatársak fejében a költségtudatosság és a hatékonysági szemlélet – ez pedig változásmenedzsmenttel és megfelelő kommunikációval mélyíthető el a hatékonyságnövelési projektek során. A változáskezelés és a kommunikáció jelentőségét igazolja továbbá, hogy a válaszadók a vezetők elkötelezettségét (management commitment) tartják a legfontosabb sikertényezőnek (46%), másodikként a világosan definiált, területekre lebontott célokat nevezték meg (38%), a dobogó harmadik fokán pedig az összes releváns szervezeti egység bevonása szerepel (25%). A hatékonyságnövelési programok menedzselése során a legnagyobb kihívást a célul kitűzött megtakarítások tartósságának biztosítása jelenti. A program stakeholderei felé irányuló célirányos és személyre szabott kommunikációhoz, változás-kezeléshez a kommunikációs csatornák és kommunikálandó témák professzionális megtervezése szükséges. A tapasztalatok szerint ennek a feladatnak rendszerint alábecslik az erőforrásigényét.
A résztvevők tanulságként az alábbiakat fogalmazták meg a már lebonyolított programokkal kapcsolatosan:
A hatékonyságnövelési programok sikertényezői
A felmérést 2012 folyamán készítette a Horváth & Partner Management Consulting GmbH, Bécs
A kihívást jelentő gazdasági környezet, illetve az árak és az árrés irányából érkező nyomás egyre több vállalatot kényszerít arra, hogy további hatékonyságnövelési programokat dolgozzon ki. A kitűzött célok és az elért eredmény között azonban gyakran a nagy fáradozások ellenére is eltérés van.
A Horváth & Partners nemrégiben elkészült tanulmánya 167 német, osztrák és svájci cégnél vizsgált folyamatban lévő költségcsökkentési programokat azzal a céllal, hogy meghatározza az ilyen típusú programok kritikus sikertényezőit, és azokból konkrét beavatkozási javaslatokat vezessen le a vállalatirányítási gyakorlat számára.
A tanulmány rámutat: a költségcsökkentési, illetve hatékonyságnövelési programok mögött sokféle motiváció áll. A vállalatok mintegy fele azért indított el ilyen típusú programot, mert komoly nehézségekkel szembesült az iparági környezet alakulását illetően, és az árakra / árrésre nehezedő, erősödő nyomást akarta ellensúlyozni, vagy iparági versenypozícióján szeretett volna javítani (utóbbit a vállalatok mintegy 40%-a célozta meg).
A felmérésben részt vevő cégek nagyjából 20%-a reagált a belső problémákra (például nem kellően hatékony folyamatok vagy túlzottan megnövekedett általános költségek). Az alapanyagok és más közvetlen költségtényezők növekedése miatt a projektek 7%-a indult. A tanulmány legfontosabb eredménye, hogy a legnagyobb kihívást a megtakarítások fenntarthatóságának / tartósságának biztosítása jelenti.
Az összes rögzített intézkedés véghezvitelének biztosítása szükséges a tartós hatékonysági eredmények eléréséhez. Szignifikánsan növelik az elért hatékonysági pozíció tartós javulásának valószínűségét a programok során alkalmazott megfelelő kommunikáció és változásmenedzsment, amennyiben a szervezet a költségtudatosságot és a hatékonyságorientált szemléletet már meghonosította.
A programok nagyrészt sikeresen zárulnak
A felmérésben részt vevő vállalatok nagy része összességében sikeresen valósította meg hatékonyságnövelési és költségcsökkentési projektjeit. Ugyanakkor a megkérdezett vállalatok harmadának nem, vagy csak részben sikerült az elért költségmegtakarítást, ill. hatékonyságnövekményt hosszú távon fenntartania.
Javítási potenciál van a programtervezésben
Javítási lehetőségek mutatkoznak a programok definiálásában és tervezésben. Minél világosabb előzetes tervezés előzi meg a programokat, annál hatékonyabb a munka a program megvalósítása során, és annál átláthatóbb módon irányítható a célok elérése a program indulásától kezdődően.
Alulstaffoltak a programok
A gyakorlatban elég sokszor nehézséget jelent, hogy nem áll rendelkezésre elég munkatárs illetve programmenedzser az egyes projektekhez/munkafolyamatokhoz. A vizsgált vállalatok kevesebb mint 10%-ánál álltak teljes mértékben rendelkezésre a projekthez előzetesen betervezett erőforrások.
A végrehajtás irányításában van mit javítani
Jelentős értéktöbblethez juttatja a programot, ha az alá tartozó projektek / munkafolyamatok (illetve ezzel a célelérés) irányítása és menedzselése központilag történik – ellentétben a csak funkcionális (vonalmenti) kidolgozású programokkal. Vagyis a központi irányítás erősítésével javítható a programok célelérése.
A kommunikáció és változásmenedzsment jelentőségét jellemzően alábecsülik
Elsősorban a költségtudatosság és hatékonyságorientált szemlélet vállalati beágyazottsága különbözteti meg a tartósan eredményes vállalatokat azoktól, amelyek csak időlegesen képesek eredményeket elérni. Ez azonban csak megfelelő kommunikációval és a változásmenedzsment eszköztárának aktív alkalmazásával érhető el.