CapacityInsight – Mérje meg és tegye hatékonyabbá kapacitásait!

Horváth Gergő
2016. október 06.

Mivel a munkaerőhiány egyre csak nő, az is egyre fontosabb kérdéssé válik, hogy optimálisan használjuk-e ki a meglévő kapacitásainkat. Nem csak a szervezetek fő tevékenységeire, de a háttérfunkciókra is folyamatos nyomás hárul: javítaniuk kell a hatékonyságukat.

Applikációalapú megoldásunk biztosítja a kapacitások mérését és elemzését, ezáltal a hatékonysági célok elérését. Bevethető mind emberi, mind gépi kapacitásokra, az értékteremtő folyamatok esetében éppúgy, mint a háttérfunkciókban. Jelen cikkünkben a gazdasági adminisztráció, támogató tevékenységek emberi erőforrásaira koncentrálunk.

Az alábbi kérdésekre kaphatunk választ vezetőként a CapacityInsight alkalmazásával:

Mely tevékenységek terhelik meg leginkább a munkatársakat?

Mérés segítségével pontos képet kaphatunk, mely tevékenységek kötik le a legtöbb kapacitást. A Pareto-elv itt is érvényesül: kisszámú feladat felelős a lekötött erőforrások nagy részéért.

PÉLDA: Top tevékenységek a mért kapacitáslekötés megoszlása alapján

Nagyobb kapacitásigényű tevékenységek kecsegtetnek a legtöbb fejlesztési potenciállal, ezekkel érdemes kezdenünk a hatékonyság javítását.

Mekkora az egyes folyamatokra, termékekre fordított idő?

A folyamati gyenge pontok, ill. legjobb gyakorlatok feltérképezésének is fontos eleme a rájuk fordított idő megmérése. Ennek ismeretében azt is meg tudjuk határozni, melyek a problémás és melyek a sztár termékek, ügyfelek.

Hogyan változik a kapacitáslekötés az egyes időszakokban?

A legtöbb háttérfunkcióban időszakos csúcsok jellemzik a leterheltséget. Legyen szó havi, negyedéves vagy éves ciklusokról, fontos tisztában lennünk vele, mekkora az eltérés a völgyek és a csúcsok között. Ezen információ alapján munkaerő-gazdálkodási szempontból is fel tudunk készülni a kiemelt időszakokra, pl. munkaidő-átütemezéssel. Jó hír, hogy már rövidebb, akár 2-4 hetes mérés alapján is fel tudjuk térképezni egy hosszabb, akár 1 éves periódus idősoros kapacitásigényét.

Mekkora valójában az egyes területek leterheltsége?

Valódi üzleti értéket kevésbé az egyes osztályok abszolút kapacitása, mint inkább az az információ hordoz, hogy mekkora eltérések vannak a különböző területek kihasználtságában. A differenciák ismeretében tudunk olyan feladat-, ill. erőforrás-átcsoportosítási döntéseket meghozni, melyek a teljes terület szintjén simítják a leterheltséget és hozzájárulnak a kiszolgálási színvonal javításához.

PÉLDA: Területek leterheltsége közötti eltérések – míg „A” területen szabad kapacitások azonosíthatók, „B” terület egyes hónapokban kapacitáshiánnyal küzd

Milyen kapacitáshatással jár egy-egy termék bevezetése, folyamati változás vagy IT rendszer változtatás?

Gyakran nagyvonalú becslésekre alapozzák a szervezetek az új termékek, informatikai rendszerek bevezetésére vonatkozó döntéseket – már, ha készül egyáltalán erre vonatkozó elemzés. A kapacitások pontos ismerete arra is lehetőséget biztosít, hogy e döntéseket mérésekre alapozva, hitelesen készítsük elő.

Mekkora létszám szükséges a tervek teljesítéséhez?

A mérések nemcsak a jelenlegi helyzet feltérképezésére alkalmasak – segítségükkel, a tervekből kiindulva, a jövőben szükséges létszámot is tudjuk szimulálni. Hathatós eszköz a vezetők számára, ha ilyen hiteles számításokkal készülnek fel a létszámra vonatkozó döntésekre.

Applikációalapú mérés

A megoldás kiindulópontja a tevékenységmérés. Munkatársainak mobil eszközöket biztosítunk, melyeken mérhetik a feladataikra fordított időt és további mutatószámokat rögzíthetnek. A megoldás mobil és testre szabható, azaz bárhol, bármikor, bármilyen munkavégzést biztonságosan mérhetünk vele, még utazás közben is. Az online adatgyűjtésnek köszönhetően a folyamatokat valós időben követhetjük, monitorozhatjuk.

PÉLDA: Felhasználóbarát, applikációalapú tevékenységmérés

Fejlett elemzések

A mérés eredményei alapján elemzéseket hajtunk végre, így biztosítunk nyers adatokból a szervezet kapacitásaira vonatkozóan üzleti információt. Az elemzés során felhasználjuk a korszerű statisztikai módszereket éppúgy, mint a kapacitások modellezésében megszerzett évtizedes tapasztalatunkat.

Ha kíváncsi, mi az a 8 lépés, amely elengedhetetlen a kapacitások felméréséhez, a tartalékok kiaknázásához, akkor olvassa el az erről szóló posztot a Mindennapi vezetés blogban!

Mentés

Mentés

Mentés

Mentés