A nagyvállalatok jelentős része az informatikát szolgáltatásként veszi igénybe. Az ezt nyújtó szervezet lehet külső szolgáltató, cégcsoporton belüli különálló jogi egység vagy a vállalat elkülönült informatikai szervezeti egysége is. Ilyenkor az IT controlling egyik kiemelt célja, hogy a szolgáltatói működést okozathű költségelszámolással támogassa. Ennek folyamatát mutatjuk be 4 lépésben.
Először egy jól definiált költségstruktúrát kell kialakítanunk az IT szolgáltató elvek szerint, a felelősségi rendszer figyelembevételével. Akár működési költségekről, akár beruházásokról van szó, olyan módszertant kell kialakítanunk, amelynek segítségével beazonosítható, hogy az adott tétel milyen tevékenység, szolgáltatás elvégzése érdekében merült fel.
Ha ezt a munkát jól végezzük, akkor az IT költségek a meghatározott objektumokon gyűjtve, áttekinthető struktúrában kezelhetővé válnak. E fázisban kapunk választ például arra a kérdésre, hogy mekkora a levelezőszerver költsége.
A szolgáltatásárazási folyamat második lépése a különböző objektumokon gyűjtött IT költségek belső elszámolásának felépítése. Az elszámolási módszertan kialakítása során határozzuk meg az allokációs logikát és az alkalmazott vetítési alapokat.
A többlépéses allokáció célja, hogy a gyűjtés során azonosított IT költségekből olyan komponenseket, „építőkockákat” definiáljunk, amelyekből a standard IT szolgáltatások felépíthetők. Az okozathű költségfelosztáshoz továbbá elengedhetetlen a naturáliák mérése (pl. infrastruktúra elemek fogyasztása, tárhely kapacitás, helpdesk munkatársak munkaórája), amelyek mentén meghatározható, hogy adott komponensből „mennyi” épül be egy szolgáltatásba.
A költségallokáció során határozzuk meg például egy fizikai szerverről a virtuális szerverekre történő költségfelosztás módszertanát, vetítési alapját.
Harmadik lépésben számítjuk ki a szolgáltatások költségét. Ennek alapja a költségfelosztás, az IT funkcionális elemek egymásra épülése és az erőforrások igénybevétele. Az IT szolgáltatások az előző lépésben meghatározott komponensekből épülnek fel.
A szolgáltatás költség kalkuláció során határozzuk meg például egy adott paraméterekkel rendelkező levelezési szolgáltatás (email fiók) pontos költségét.
Ezután kezdődhet a szolgáltatások árazása. Ennek során figyelembe kell venni, hogy milyen felelősségi- és elszámolási egységként működik az IT szolgáltató, milyen transzferárazási megállapodásoknak kell megfelelni a csoporton belül, valamint milyen vállalaton belüli belső teljesítményelszámolások megengedettek belső vevők esetében.
A szolgáltatásárazás során határozzuk meg például egy adott paraméterekkel rendelkező levelezési szolgáltatás (email fiók) vevői árát.
Az informatikai szolgáltatások árazása komplex és szofisztikált feladat, amelyhez fejlett mérési és controlling rendszerekkel kell rendelkeznie az IT szolgáltatónak. Ám ha érvényesül az egyértelműség és az okozathűség elve, valamint a szolgáltató nem téveszti szem elől a célorientált mélységet és az optimális erőforrás felhasználást, akkor a bemutatott folyamat mentén kidolgozható a megfelelő szolgáltatásárazási módszertan.
A szerző az IFUA Horváth & Partners vezető tanácsadója
