1. Releváns riportok azonosítása
Az első lépésben azokat a beszámolókat kell beazonosítani, ahol szükséges a múltbeli adatokat az új pénznemben is kimutatni. Ebből kiindulva kell visszafejteni a beszámolókat tápláló tényleges adatforrásokat, adattároló objektumokat. Magát a konverziót érdemes az adattárolókban elvégezni, ez segíti és megkönnyítheti az adaptációt a meglévő riportstruktúrákhoz, illetve rendszerszinten biztosítja az adatok elérhetőségét hosszú távon. Az adatbázisban való pénznem konverziónak nagy előnye, hogy csak egyszer kell elvégezni. Természetesen előfordulhat olyan eset is, ahol maga a riporting eszköz képes az árfolyamok megfelelő és komplex kezelésére.
2. Pilot – konverziós módszertan kialakítása
A konverziós módszertan kiválasztása mindig az üzleti igényektől függ, és az adattároló objektum és az adatok természetéhez kell igazítani. Mielőtt a konverziónak nekiesnénk, minden adattárolón érdemes egy kiválasztott objektumon egy pilotot futtatni. Így van lehetőség megtalálni a legoptimálisabb megoldást, amit aztán ki lehet terjeszteni a többi hasonló adatforrásra.
Több megközelítésről is tudunk beszélni a konverzió esetén:
- Felülírhatjuk a meglévő adatokat és ennek hatására a riportokon nem szükséges módosítani. Ebben az esetben azonban az eredeti értékeink elvesznek, a rendszerből többé nem nyerhetők ki.
- Új mezőbe végezzük a konverziót és meghagyjuk az eredeti értéket az eredeti mezőben. Hátránya, hogy minden riporton szükséges lesz módosítani, de cserébe megmarad az eredeti érték is.
- Az IFUA Horváth által preferált opció, hogy a konverziót az eredeti mezőben végezzük el és az eredeti értéket tároljuk el egy új mezőben. Így megmarad az érték, ha vissza kellene állni, illetve a riportokon sem szükséges módosítani.
Technikai megoldást tekintve több opció is rendelkezésre áll. Lehetőség van csak az adott értékeket „beégetni” a kódba vagy univerzális megoldást választani, mely esetben az SAP standard árfolyamváltás funkciót használjuk. Utóbbi opció megvalósítása valamivel több erőforrást vesz igénybe, azonban sokkal időtálóbb. A standard megoldás két részből áll.
- Standard árfolyamtáblába fel kell venni az átváltáshoz szükséges árfolyamtípust és egy rátát megadva az érvényességét is az adott rekordnak. Kiemelten fontos, hogy az üzlet megfelelő árfolyamot biztosítson a konverzióhoz.
- Standard funkciós elemet kell meghívni és felparaméterezni, mely a korábban említett árfolyamtáblát használja.
Bemeneti paraméternek csupán meg kell adni, hogy:
- milyen összeget pénznemmel együtt
- milyen árfolyamtípussal
- milyen napon
szeretnénk átváltani.
A standard árfolyamtábla előnye, hogy lehetőség van több árfolyamtípust is megadni (pl.: el tudjuk téríteni a terv és tény adatokat), illetve akár napi árfolyamot is megadhatunk az átváltáshoz.
3. Módszertan kiterjesztése
A második lépésben kialakított és letesztelt megoldást ki kell terjeszteni a korábban kijelölt adattároló objektumokra. Ebben a lépésben is hangsúlyos, hogy mindig az üzleti igényeknek megfelelően paraméterezzük fel a konverziót végző programot. Azonban a végrehajtás már csak minimális erőforrásigénnyel rendelkezik, amennyiben helyesen készítettük elő a funkciós elemeket és a szükséges árfolyamtípusokat.
Szerzők:
Havas Levente, partner, az IFUA Horváth Enterprise Analytics kompetenciaközpontjának vezetője
Kovács Ádám, senior expert, IFUA Horváth
Szórádi Balázs, vezető tanácsadó, IFUA Horváth
Olvasson tovább a témáról az IFUA Horváth honlapján!
Szakértőink vállalati projektekben szerzett tapasztalatait és ügyfeleink elismeréseit egyaránt megosztjuk.
