Egy nemzetközi vállalatcsoport CFO-területeit (központi és lokális) több feladat elé állítja az egyes üzletágak és leányvállalatok eltérő országokban való működése. Ez különösen igaz a beszámolók elkészítésére. A különböző jogi egységek ugyanis a helyi számviteli szabályozásnak megfelelően készítik el hivatalos beszámolóikat. Emellett pedig a szabályoknak megfelelő pénznemekben elő kell állítaniuk a csoport konszolidált beszámolóit és meg kell felelniük a menedzsment és a befektetők elvárásainak egyaránt. Emiatt fontos, hogy minden pénzügyi adat minden igény mentén elő tudjon állni.
Mi történik abban az esetben, ha valamely jogi entitás hivatalos pénzneme megváltozik, mert például a működési ország belép az eurózónába vagy éppen székhelyet vált?
Az új pénznemre való átállás több kihívás elé állíthatja a szervezetet:
A megfelelő adatok biztosítása csoportszinten elengedhetetlen a pénznemváltást követően. Az átállás során a fő fókusz a jövőbeli adatokon van, hiszen ez kritikus a működéshez. Azonban a historikus adatok kezelése mindig kérdéses a vállalatoknál.
Fontos, hogy a múltbeli adatok esetén átgondoltan cselekedjünk! Három lépés mentén vizsgáljuk, hogy mire érdemes figyelni.
Cikkünkben egy SAP BW-ben megvalósult példát mutatunk be. Kiemelt feladat ez ebben a környezetben, ahol az alapegységekhez (vállalati kód / költséghely / profitcentrum) csak egy alap deviza rendelhető hozzá. Így az erre épülő meglévő riportok használata, előállítása extra feladat elé állítja a kontrollereket. A megközelítés azonban alapvetően minden más rendszerben is megvalósítható.
Az első lépésben azokat a beszámolókat kell beazonosítani, ahol szükséges a múltbeli adatokat az új pénznemben is kimutatni. Ebből kiindulva kell visszafejteni a beszámolókat tápláló tényleges adatforrásokat, adattároló objektumokat. Magát a konverziót érdemes az adattárolókban elvégezni, ez segíti és megkönnyítheti az adaptációt a meglévő riportstruktúrákhoz, illetve rendszerszinten biztosítja az adatok elérhetőségét hosszú távon. Az adatbázisban való pénznem konverziónak nagy előnye, hogy csak egyszer kell elvégezni. Természetesen előfordulhat olyan eset is, ahol maga a riporting eszköz képes az árfolyamok megfelelő és komplex kezelésére.
A konverziós módszertan kiválasztása mindig az üzleti igényektől függ, és az adattároló objektum és az adatok természetéhez kell igazítani. Mielőtt a konverziónak nekiesnénk, minden adattárolón érdemes egy kiválasztott objektumon egy pilotot futtatni. Így van lehetőség megtalálni a legoptimálisabb megoldást, amit aztán ki lehet terjeszteni a többi hasonló adatforrásra.
Több megközelítésről is tudunk beszélni a konverzió esetén:
Technikai megoldást tekintve több opció is rendelkezésre áll. Lehetőség van csak az adott értékeket „beégetni” a kódba vagy univerzális megoldást választani, mely esetben az SAP standard árfolyamváltás funkciót használjuk. Utóbbi opció megvalósítása valamivel több erőforrást vesz igénybe, azonban sokkal időtálóbb. A standard megoldás két részből áll.
Bemeneti paraméternek csupán meg kell adni, hogy:
szeretnénk átváltani.
A standard árfolyamtábla előnye, hogy lehetőség van több árfolyamtípust is megadni (pl.: el tudjuk téríteni a terv és tény adatokat), illetve akár napi árfolyamot is megadhatunk az átváltáshoz.
A második lépésben kialakított és letesztelt megoldást ki kell terjeszteni a korábban kijelölt adattároló objektumokra. Ebben a lépésben is hangsúlyos, hogy mindig az üzleti igényeknek megfelelően paraméterezzük fel a konverziót végző programot. Azonban a végrehajtás már csak minimális erőforrásigénnyel rendelkezik, amennyiben helyesen készítettük elő a funkciós elemeket és a szükséges árfolyamtípusokat.
Szerzők:
Havas Levente, partner, az IFUA Horváth Enterprise Analytics kompetenciaközpontjának vezetője
Kovács Ádám, senior expert, IFUA Horváth
Szórádi Balázs, vezető tanácsadó, IFUA Horváth
Olvasson tovább a témáról az IFUA Horváth honlapján!
Szakértőink vállalati projektekben szerzett tapasztalatait és ügyfeleink elismeréseit egyaránt megosztjuk.