‘Simple Finance’ S4/HANA-val

Összefoglaló: IFUA Horváth & Partners
2016. augusztus 31.

Forrás: Haufe.de

A Deutsche Lufthansa AG mintegy 120 ezer alkalmazottjával, 32 milliárd euró forgalmával a légiközlekedési szektor kiemelkedő szereplője. A konszernhez tartozó légitársaságok (Lufthansa, Austrian Airlines, Swiss Air) hasonló helyzeteket pénzügyi szempontból gyakran eltérően kezeltek, így a kulcsfontosságú mutatószámok összehasonlítása sem volt mindig problémamentes, és ez a jövedelmezőségek összehasonlítását is akadályozta. A menedzsmentnek az egyes költségelemek csoportszinten való alakulásával kapcsolatos kérdéseit nem tudták gyorsan megválaszolni, az elérhető információk összeállítása több napot vett igénybe.

Wolfgang Fäßle (Deutsche Lufthansa AG, Vice President Finance Transformation) konferenciaelőadásában bemutatta, hogyan lehet egy DAX30 konszernnél egy ilyen nagy projektet úgy megtervezni, hogy az minél hamarabb többletértéket hozzon létre.

Az S4/HANA bevezetésével egy egységes irányítási adatbázis jön létre, standardizálttá és összehangolttá válnak a pénzügyi folyamatok a Lufthansa konszernhez tartozó légitársaságoknál. A jövőben intelligens elemzési megoldások támogatják a felsővezetői döntéshozást.

Több belső és külső kihívás vezetett a „FORward” projekt elindításához, röviden összegezve: az érintettek számára fontos kérések megválaszolása túl sokáig tartott és túl nagy erőfeszítéssel járt. A felsővezetés várakozása szerint a piacok növekvő volatilitása a jövőben ezeket a problémákat tovább súlyosbítja.

Tekintettel ezekre a kihívásokra, döntés született a pénzügy „Business Partner”-i szerepének erősítésére (a Lufthansa AG pénzügyi területe korábban sok esetben tisztán controlling osztályként, nem pedig tanácsadó „Business Partner”-ként működött.)

A stratégiai kezdeményezés sikeres végrehajtásához három alapvető dimenziót határoztak meg, melyeket a „FORward” projekt három alprojekt szintjén kezel:

  • Bring Data Together“: Igaz, hogy az egész világ a „Simple” pénzügyről beszél, a kitérő azonban a „Big” pénzügy felé elengedhetetlen. „Ha egy pénzügyi szervezetben az információk részletes szintjének biztosításának igénye merül fel, akkor az adatokat elemi szinten kell összegyűjteni”- mondta az előadó. Azaz kezdetben nő az adatmennyiség és ezzel együtt nő a komplexitás is. „Ez nem egy ellentmondás, hanem szükséges előfeltétel egy átlátható és egységes adatbázis létrehozásához” – indokolta álláspontját.
  • „Manage Increased Complexity”: Egy analitikus és konzisztens adatbázis birtokában lehetővé válik az ezen alapuló folyamatok hatékony leképezése – márpedig a hatékonyság a jövő pénzügyi funkciójának fontos sikertényezője. Nemzetközi szinten működő vállalatcsoport csak így tud lépést tartani a növekvő volatilitással, így tud információt nyújtani különböző üzleti modellekre vonatkozóan, illetve gyorsan reagálni a menedzsment vagy a befektetők információs igényeire.
  •  „Use new Data Opportunities“: Ugyanakkor a több adat nem jelent automatikusan több információt. Ezzel szemben a számtalan pénzügyi és különösen az új tranzakciószintű, nem pénzügyi adatot is megfelelő információkká kell alakítani, melyek végső soron a döntések alapját adják. A sikerhez szükséges a pénzügyi funkció bevonása a mögöttes operatív / működési folyamatokba. Csak ezen a módon kerülhet a pénzügyi funkció abba a helyzetbe, hogy az operatív tranzakciókat stratégiailag értékelni tudja és tanácsot tudjon adni a döntéshozók számára. „Ha a pénzügyet, mint „Business Partner”-t akarjuk értelmezni, akkor átfogó üzleti know-how-ra van szükségünk”- mondta a Lufthansa szakértője. Emellett a jövőben intelligens elemzési megoldásokkal kell támogatni a döntéshozatali folyamatokat – az adatbázis ehhez is elengedhetetlen.

Az új S4/HANA rendszer párhuzamos felállítása

Az első alprojekt célja a Lufthansa 14 ERP-rendszerének egy következetes, tiszta S4/HANA platformra való átvezetése. Az elsődleges prioritás a „Bring Data Together” szempont lehető leghamarabbi megvalósítása, hogy egy igazi „Single Point of Truth” jöjjön létre. A döntés a zöldmezős megközelítésre esett: egy új S4/HANA rendszer került kiépítésre párhuzamosan a meglevő régi rendszerekkel. Az SAP Central Finance termékének segítségével mapping táblázatokon és egy SLT infrastruktúrán keresztül a tranzakciós adatok real-time átkerülnek egy konzisztens struktúrába, majd ott újra lekönyvelésre kerülnek. 14 ERP-rendszerből kell egy egységes és konzisztens S4/HANA adatbázist készíteni. „Számunkra az a legfontosabb, hogy a pénzügyet a lehető leggyorsabban olyan szituációba hozzuk, hogy Business Partner-ként léphessen fel – adatmigrálási kerülők nélkül. Ehhez egy konzisztens adatbázis jelenti a központi alapot” – magyarázta Fäßle.

A hatékonyság növelése a folyamatok, az interfészek és az előtét-rendszerek optimalizálásával

2016 nyarán kezdődik a második – ráfordításigényes – projektfázis: a folyamatok, interfészek és előtét-rendszerek bonyolult, évekig tartó migrációja a hatékonyság növelése érdekében („Manage Increased Complexity”). Összességében a projektnek erre a fázisára egy három éves időkeret áll rendelkezésre.

Adatok felhasználása a döntéshozatalhoz

A tiszta S4/HANA-platformnak köszönhetően már a „Use new Data Opportunities” dimenzióban is aktívvá vált a projekt. A pénzügyi funkció know-how-t tud szerezni a működési folyamatokra vonatkozóan, és intelligens elemzési módszerekkel támogatja a döntéshozatalt.

„A pótlólagos ráfordítások magasak, de megéri!”

Az eddigi tapasztalatok alapján az látszik, hogy nagy ráfordítást igényel egy ilyen S4/HANA-platform kiépítése a központi Finance számára – és ezzel egy igazi „Single Point of Truth” megteremtése. Elkerülhetetlenek a viták minden decentralizált egységgel például a számlatükrökről, vevői és szállítói számlákról, mutatószámokról. A Lufthansa-vezető álláspontja szerint: „Egy konzisztens adatbázis birtokában a jövőben végül egy közös pénzügyes nyelvet beszélünk majd konszernszerte, azaz a hasonló helyzeteket ugyanúgy fogjuk kezelni és egymással össze tudjuk hasonlítani – körülményes egyeztetések nélkül.