Szoftverrobotok a közigazgatásban Az IFUA Horváth & Partners Kft. és az eGOV közös megoldása a bürokráciacsökkentésre

Tanács Zoltán – Sántha György
2017. december 13.

Nemzetközi felmérés: a Robotic Process Automation (RPA) jelentősen képes növelni az adminisztratív folyamatok hatékonyságát.

Legalább 10%-os megtakarítást várnak a pénzintézeti szektorban a szoftverrobotoktól, amelyek a munkaerővel kapcsolatos kockázatokat is képesek lesznek lényegesen csökkenteni – derült ki a Horváth & Partners német nyelvterületen végzett 2017-es felméréséből.

Szoftverrobotok a közigazgatásban

 

A legnagyobb költségcsökkentésre (10-30%) és még ennél is nagyobb létszámcsökkentésre elsősorban a támogató területeken (adatfeldolgozás, adminisztráció, humán erőforrás menedzsment és pénzügyi-számviteli területen) számítanak a robotokkal történő folyamatautomatizálástól (Robotic Process Automation, RPA).

A felmérés további főbb megállapításai:

  • 65% szerint „nagy”, illetve „nagyon nagy” jelentőségre tesznek szert a robotmegoldások a jövőben;
  • 40% teszteli már laboratóriumi körülmények között az RPA-t, 70%-uk tervez ilyen pilot programot, illetve már van is nála;
  • több mint 60% tervezi az RPA teljes körű használatát bizonyos funkcióknál;
  • csak a pénzintézetek 27%-ánál nem foglalkoznak egyáltalán az RPA-val;
  • 70% szerint a bevezetésnél a legnagyobb problémát az okozza majd, hogy a folyamatok nincsenek kellően standardizálva;
  • 50% gondolja úgy, hogy a hiányzó know-how és a munkatársak ellenállása is nehezíti majd a bevezetést;
  • több mint 90% arra számít, hogy a folyamatok felgyorsulnak és a minőségük is javul.

 

Hogyan működik a Robotic Process Automation (RPA)?

A Robotic Process Automation (RPA), vagy a munkafolyamatok robotizálása speciális szoftverek intenzív használatát jelenti olyan tevékenységek végzésére, melyeket rendszerint emberek végeznek.

A szoftverrobot

  • …emberi tevékenységeket „imitál”,
  • …a meglévő infrastruktúrán, a meglévő alkalmazásokkal dolgozik nulla vagy minimális emberi beavatkozással,
  • …kontrollált működésű,
  • … egyszerűen implementálható, mert nem igényel nagy rendszerintegrációs feladatokat, a meglévő informatikai rendszerekre ráültethető,
  • …folyamatos működést tesz lehetővé (24/7): nem beteg, nem megy szabadságra,
  • … de ugyanúgy költséget generál, user ID-t használ, mint az emberi erőforrás (természetesen összességében kisebb költséggel működik).

A szoftverrobot lényegében ugyanazt a munkafolyamatot hajtja végre, mint az ember – csak lényegesen gyorsabban és magasabb minőségben, kevesebb hibával.


 

Az RPA gyorsítja a munkafolyamatok elvégzését - példa

Természetesen nem minden folyamat alkalmas a robotizálásra – de a legtöbb adminisztratív folyamatnál, illetve számos döntéshozatali folyamatnál kiváló eszköze lehet a hatékonyság növelésének.

 

Robotizálásra alkalmas folyamatok jellemzői


Szoftverrobotok a közigazgatásban

A bürokrácia csökkentése régóta a magyar közigazgatás egyik központi célkitűzése, ennek ellenére eddig nem jártak látványos eredménnyel az ilyen irányú törekvések. Az egyre fokozódó társadalmi nyomás, az ezt leképező jogszabályi változások (Ákr., e-ügyintézési tv.), illetve az utóbbi évek munkaerőpiaci változásai miatt előálló, immár a közigazgatást is egyre inkább fenyegető munkaerőhiány ki fogják kényszeríteni a közigazgatási folyamatok hatékonyabb megszervezését.

A szoftverrobotok a közigazgatásban is csökkentik a bürokráciátEgy szervezet esetében a kapacitások 5-25%-át is leköti a szervezet rendeltetése szerinti feladatok adminisztratív jellegű támogatása. Az e tevékenységek hatékonyságának növelése érdekében alkalmazott megoldások eddig jellemzően kimerültek az adminisztratív feladatok központosításában, illetőleg a korábban papír alapú folyamatok digitalizálásában (pl. dokumentummenedzsment rendszerek bevezetése), és a különböző e-ügyintézési szolgáltatások bevezetésében. A közigazgatásban ugyanakkor a látszólag korszerű rendszerek mögött még mindig rengeteg manuálisan végzett munkafolyamat áll.

A fontosabb gyártási folyamatok (ld. pl. autógyártás) robotizálását követően, az utóbbi években a figyelem egyre inkább a támogató folyamatok automatizálása felé irányul. Ennek eredményeként a Robotic Process Automation – RPA alapú projektek száma az Egyesült Államokban és Nyugat-Európában az utóbbi 10 évben ugrásszerűen megnőtt, különösen a pénzügyi és szolgáltatási szektorban. A következő robotizációs hullám a közigazgatást fogja elérni.

Joggal vetődhet fel a sokat látott közigazgatás-fejlesztési szakemberekben az, hogy az elmúlt években már számos folyamatautomatizálási kezdeményezés történt a közigazgatásban, de azok rendre kudarcot vallottak. Miért lenne az RPA sikeres?

A válasz magában a technológiában rejlik: nagyon fontos különbség az RPA és a korábban jellemző monumentális workflow automatizációt támogató IT bevezetési projektek között, hogy az RPA rendszerek nem igénylik a meglévő informatikai rendszerek alapvető megváltoztatását, nem követelnek meg hatalmas rendszerintegrációs feladatokat. Az RPA megoldás a meglévő rendszerekre „ül rá”, a meglévő alkalmazásokat kapcsolja össze, ily módon akár hetek alatt bevezethető egy működőképes megoldás egy-egy folyamatra. Ez egyben azt is jelenti, hogy ha megváltozik az ügyintézési folyamat vagy az alkalmazandó sablon, akkor az RPA megoldást rövid idő alatt az új folyamathoz lehet igazítani, nem kell több éves változáskezelési projekteket definiálni.

 

Bürokráciacsökkentés a magyar közigazgatásban

A közigazgatás átfogó modernizálására – az Általános Közigazgatási Rendtartás (Ákr.) és az elektronikus ügyintézési törvény (e-ügyintézési tv.) hatályba lépéséhez kapcsolódóan – egyedülálló lehetőség nyílik 2018-ban. A fejlett gazdaságú országokban közel egy évtizede ismert és az elmúlt néhány évben rohamosan terjedő RPA-technológiák közigazgatási bevezetését érdemes néhány, erre kiválasztott területen elkezdeni.

Közigazgatási RPA pilot projekteket lenne célszerű indítani az automatikus, „sommás” döntéshozatal és más munkafolyamatok támogatására, majd az eredmények tapasztalatai alapján a megoldást minél több területre kiterjeszteni.

A fentiek alapján, lehetséges közigazgatási RPA-pilot területként az alábbi állami feladatellátási esetek valamelyikét lenne célszerű kijelölni:

  • Központi ügyfélszolgálati feladatok (a magyarorszag.hu-ra beérkező megkeresések) feldolgozása és megválaszolása;
  • Az Ákr. 40.§ szerinti automatikus döntéshozatali eljárás megvalósításával az okmány-ügyintézés támogatása (évi 1,23 millió lakcímváltozással kapcsolatos és évi 460 ezer útlevélkérelemmel kapcsolatos ügy automatizált intézésének támogatása;
  • Adattisztítás, törzsadat karbantartás a nemzeti adatvagyon körébe sorolt nyilvántartásoknál;
  • Az európai uniós források kihelyezésének támogatása a normatív típusú pályázati támogatások esetében;
  • Egyes ágazati programok megvalósításának támogatása, pl. az „Otthon melege” program keretében beérkező támogatási kérelmek automatizált feldolgozása, támogatások kihelyezése;
  • Egyes e-ügyintézés biztosítására kötelezett szervek adminisztratív támogatása.
  • Bármely, digitális megoldásokra nyitott közigazgatási intézmény sztenderd munkafolyamatainak automatizálása.

Az új technológiák itt dörömbölnek a közigazgatás ablakán. A következő forradalmat talán a blockchain hozza majd el – de az RPA már itt van, ma is létező, kipróbált és bevált technológia, amely végre elérhető közelségbe hozhatja a bürokrácia érezhető mértékű, tartós leépítését. Ne szalasszuk el ezt a lehetőséget!

A szerzők:

Tanács Zoltán
partner
IFUA Horváth & Partners Kft.
zoltan.tanacs@horvath-partners.com

 

 

Sántha György
vezető tanácsadó
eGOV
gyorgy.santha@egov.hu

Cimkék: , , , , , , ,