Legalább 10%-os megtakarítást várnak a pénzintézeti szektorban a szoftverrobotoktól, amelyek a munkaerővel kapcsolatos kockázatokat is képesek lesznek lényegesen csökkenteni – derült ki a Horváth & Partners német nyelvterületen végzett 2017-es felméréséből.
A legnagyobb költségcsökkentésre (10-30%) és még ennél is nagyobb létszámcsökkentésre elsősorban a támogató területeken (adatfeldolgozás, adminisztráció, humán erőforrás menedzsment és pénzügyi-számviteli területen) számítanak a robotokkal történő folyamatautomatizálástól (Robotic Process Automation, RPA).
A felmérés további főbb megállapításai:
A Robotic Process Automation (RPA), vagy a munkafolyamatok robotizálása speciális szoftverek intenzív használatát jelenti olyan tevékenységek végzésére, melyeket rendszerint emberek végeznek.
A szoftverrobot
A szoftverrobot lényegében ugyanazt a munkafolyamatot hajtja végre, mint az ember – csak lényegesen gyorsabban és magasabb minőségben, kevesebb hibával.
Természetesen nem minden folyamat alkalmas a robotizálásra – de a legtöbb adminisztratív folyamatnál, illetve számos döntéshozatali folyamatnál kiváló eszköze lehet a hatékonyság növelésének.
A bürokrácia csökkentése régóta a magyar közigazgatás egyik központi célkitűzése, ennek ellenére eddig nem jártak látványos eredménnyel az ilyen irányú törekvések. Az egyre fokozódó társadalmi nyomás, az ezt leképező jogszabályi változások (Ákr., e-ügyintézési tv.), illetve az utóbbi évek munkaerőpiaci változásai miatt előálló, immár a közigazgatást is egyre inkább fenyegető munkaerőhiány ki fogják kényszeríteni a közigazgatási folyamatok hatékonyabb megszervezését.
Egy szervezet esetében a kapacitások 5-25%-át is leköti a szervezet rendeltetése szerinti feladatok adminisztratív jellegű támogatása. Az e tevékenységek hatékonyságának növelése érdekében alkalmazott megoldások eddig jellemzően kimerültek az adminisztratív feladatok központosításában, illetőleg a korábban papír alapú folyamatok digitalizálásában (pl. dokumentummenedzsment rendszerek bevezetése), és a különböző e-ügyintézési szolgáltatások bevezetésében. A közigazgatásban ugyanakkor a látszólag korszerű rendszerek mögött még mindig rengeteg manuálisan végzett munkafolyamat áll.
A fontosabb gyártási folyamatok (ld. pl. autógyártás) robotizálását követően, az utóbbi években a figyelem egyre inkább a támogató folyamatok automatizálása felé irányul. Ennek eredményeként a Robotic Process Automation – RPA alapú projektek száma az Egyesült Államokban és Nyugat-Európában az utóbbi 10 évben ugrásszerűen megnőtt, különösen a pénzügyi és szolgáltatási szektorban. A következő robotizációs hullám a közigazgatást fogja elérni.
Joggal vetődhet fel a sokat látott közigazgatás-fejlesztési szakemberekben az, hogy az elmúlt években már számos folyamatautomatizálási kezdeményezés történt a közigazgatásban, de azok rendre kudarcot vallottak. Miért lenne az RPA sikeres?
A válasz magában a technológiában rejlik: nagyon fontos különbség az RPA és a korábban jellemző monumentális workflow automatizációt támogató IT bevezetési projektek között, hogy az RPA rendszerek nem igénylik a meglévő informatikai rendszerek alapvető megváltoztatását, nem követelnek meg hatalmas rendszerintegrációs feladatokat. Az RPA megoldás a meglévő rendszerekre „ül rá”, a meglévő alkalmazásokat kapcsolja össze, ily módon akár hetek alatt bevezethető egy működőképes megoldás egy-egy folyamatra. Ez egyben azt is jelenti, hogy ha megváltozik az ügyintézési folyamat vagy az alkalmazandó sablon, akkor az RPA megoldást rövid idő alatt az új folyamathoz lehet igazítani, nem kell több éves változáskezelési projekteket definiálni.
A közigazgatás átfogó modernizálására – az Általános Közigazgatási Rendtartás (Ákr.) és az elektronikus ügyintézési törvény (e-ügyintézési tv.) hatályba lépéséhez kapcsolódóan – egyedülálló lehetőség nyílik 2018-ban. A fejlett gazdaságú országokban közel egy évtizede ismert és az elmúlt néhány évben rohamosan terjedő RPA-technológiák közigazgatási bevezetését érdemes néhány, erre kiválasztott területen elkezdeni.
Közigazgatási RPA pilot projekteket lenne célszerű indítani az automatikus, „sommás” döntéshozatal és más munkafolyamatok támogatására, majd az eredmények tapasztalatai alapján a megoldást minél több területre kiterjeszteni.
A fentiek alapján, lehetséges közigazgatási RPA-pilot területként az alábbi állami feladatellátási esetek valamelyikét lenne célszerű kijelölni:
Az új technológiák itt dörömbölnek a közigazgatás ablakán. A következő forradalmat talán a blockchain hozza majd el – de az RPA már itt van, ma is létező, kipróbált és bevált technológia, amely végre elérhető közelségbe hozhatja a bürokrácia érezhető mértékű, tartós leépítését. Ne szalasszuk el ezt a lehetőséget!
