Kivel ne fordult volna elő, hogy a gépjárművében kigyulladt egy lámpa a műszerfalon? A modern, jól felszerelt gépjárművek fedélzeti computere ma már pontos, valós idejű információkat szolgáltat az autónk állapotáról. Bármikor megtudhatjuk, hogy milyen a keréknyomás, hány km-t tehetünk még meg az adott vezetési módunkat feltételezve, figyelmeztet a sávelhagyásról, jelzi a fékbetétek, fékfolyadék állapotát és előre jelzi, mikor kell ellátogatnunk a szervizbe.

Olyan részletes adatok és folyamatos információk állnak rendelkezésünkre, melyek hatékonyabb döntéshozatalt, biztos alapokon nyugvó, időben történő cselekvést eredményeznek.

Nincs ez másként a vállalati folyamatok elemzésével sem. Ilyenkor a folyamatelemzés lépésein haladunk végig, vizualizáljuk a folyamatot, az egyes folyamati lépésekhez input, output információkat, IT rendszereket, szerepköröket rendelünk. Végül ezeket összevetjük a legjobb gyakorlatokkal. A vállalat számára kulcsfontosságú, hogy a legtöbb valós információt, a lehető leghatékonyabb módon kinyerje a folyamataiból, ezt szolgálja a process mining (folyamatbányászat).

A fogalom leginkább a ma már buzzwordként használt data mining (adatbányászat) elvein alapul, a cél azonos. Különböző nézőpontokból, adatokat elemzünk majd összesítünk az üzleti döntés támogatására. De hogyan is működik a process mining és melyek a legfontosabb előnyei?

A folyamatbányászat eseményadatokat nyer ki:

• bottom-up megközelítéssel
• a meghatározott informatikai rendszerekből (ERP, BPM, CRM, stb.)
• meghatározott end-to-end folyamatokra és mérési pontokon
• akár valós időben
• automatizált módon.

Egy olyan okosmegoldás, amely digitális lenyomatokat elemezve optimalizálja az üzleti folyamatokat.

A folyamatbányászat módszertani lépései:

• Az első és legfontosabb dolog az adatforrások (forrás informatikai rendszerek, infrastruktúrák) azonosítása. Miután a várható elemzések releváns mérési pontjait kialakítottuk, megtörténik az adatok beolvasása és a várható eredmények előkészítése.
• Az adott process mining eszköz révén a kiválasztott folyamatokra és meghatározott mérési pontokra vonatkozóan automatizáltan, valós adatokon alapuló vizualizációt, dashboard elemzést készítünk. A kialakított vizualizáció és háttéradatbázis transzparens módon tartalmazza a folyamatváltozatokat, folyamatgyakoriságokat és átfutási időket. Folyamatváltozatok:
  • Standard útvonal: A folyamatlépések hurkok nélkül követik egymást, a bemutatott változók száma limitált. Cél az alapvető, standard folyamat áttekintése.

Forrás: Celonis

• • Folyamati eltérések: A változók számának növelésével a kevésbé általános folyamatlépések és tevékenységek is kimutathatók. Ez nagyban segíti az eltérések és nem hatékony hurkok azonosítását.

Forrás: Celonis

• • Átfogó kép: Teljes mértékben elmerülve a folyamatban, akár 100%-os adatmegjelenítés is alkalmazható. Egy tényező sem kerülheti el a figyelmet – különösen akkor, ha lefúrási funkció is segíti a hosszú, nem szokványos folyamatlépések azonosítását.

Forrás: Celonis

• A kinyert információk mentén összehasonlítjuk a jelenlegi és a jövőbeli, illetve a legjobb gyakorlatok szerinti folyamatokat, vizsgáljuk a folyamatintegritást. Az elemzés eredménye alapvetően meghatározza a fejlesztési potenciálokat. Ezeket workshopokon tovább mélyíthetjük, bővíthetjük.

Előnyök:

• Automatizált folyamatfelmérés, mely a szükséges interjúk, workshopok, dokumentációk mérséklésével hatékonyságot teremt.
• Nem csak a folyamatleírásokban létező, elméleti, de a valóságban végbemenő folyamatokról is képet kapunk.
• Az adott folyamat standardtól eltérő variánsába is betekintést nyerünk, ráadásul a manuális közbeavatkozások is transzparens módon láthatóvá válnak, ami rögtön optimalizálási lehetőségeket teremt.
• Pillanatképeket nyerhetünk ki a folyamati teljesítményről a vonatkozó időbélyegek, metaadatok mentén: átfutási idő, volumenek, erőforrás-ráfordítások, kapacitásigény.
• A folyamatlefutások vizualizálása automatikusan megtörténik, azok variánsait össze tudjuk hasonlítani, megkereshetjük a legjobb belső gyakorlatot.

Nézzünk meg egy példát arra, mi mindent lehet fejleszteni a beszerzési megrendeléstől a számla kifizetéséig terjedő folyamatban process mining segítségével!

Iparágtól függetlenül számos céllal jöhet létre folyamatfelmérési projekt egy vállalaton belül. Lehet az folyamatoptimalizálás, üzleti folyamatok újraszervezése, robotizált folyamatautomatizálás, szervezeti átalakítás, IT rendszerbevezetés, stb. Összességében a process mining adatalapon támogatja a folyamatfelmérési, folyamatelemzési projekteket, segíti a szakértők munkáját a következőképpen:

• Transzparenciát teremt: folyamatvariációkat, átfutási időket, átdolgozási változásokat, manuális beavatkozásokat lehet feltárni
• Kockázatokat és költségeket csökkent: hibákat, szabályszegéseket, hatékonytalanságokat, folyamatköltség-csökkentési potenciálokat, szűk keresztmetszeteket lehet azonosítani.
• Automatizációs lehetőségekre mutat rá: csökkenteni lehet a szükségtelen jóváhagyásokat, intervenciókat, a felesleges iterációkat, a manuális folyamatelemeket.

A process mining nem a cél, hanem a célhoz vezető út, melyet a lehető leghatékonyabban kell megtenni.

A szerző az IFUA Horváth & Partners tanácsadója

További információ: https://www.horvath-partners.com/hu/szakertelmuenk/organizational-transformation/process-mining/