Az actionable reporting kifejezést technológiai szakembereknek köszönhetjük. Azokat a riportokat különböztetik meg vele, amelyek alapján döntéseket lehet hozni. Tovább részletezve szembeállítják az úgynevezett analytical reportinggal. Az actionable reporting „push” megközelítést követ, vagyis az üzleti vezetők és munkatársaik készen kapják őket alertek, dashboardok vagy standard beszámolók formájában. Az analytical reporting pedig „pull” módon készül: felhasználója maga hívja le az adatokat, mert történt valami, ami miatt szüksége van rájuk. Az actionable reporting tehát jobban támogatja a döntéshozatalt, mert felhívja a figyelmet valamire, amire esetleg nem is gondoltunk.
Más fórumokon a szoftverágazat szakértői is felvetik, hogy a dashboardok használhatósága nem csak technológiai kérdés. Az IBCS éves találkozóján jelenlévő szoftvergyártók három pontban foglalták össze, mi a felhasználók baja a dashboardokkal.
- Nem az készíti, aki használja
A dashboard designer általában nem ért a szakterülethez, a későbbi felhasználókkal folytatott igényfeltárás és kommunikáció rengeteg hibával, félreértéssel jár együtt.
- Túl sokáig tart a dashboard létrehozása
Hónapokig tart egy-egy dashboard elkészítése, ezért a szakterület néha már eleve lemond róla.
- Az előre elkészített beszámolók túl merevek
A legtöbb dashboard egy korábban rögzített struktúra aktuális adatokkal való feltöltéséből születik, és nem vesz tudomást az aktuális tendenciákról, változásokról és intézkedésekről.
Actionable reporting, ahogy a controller látja
Controllerként egyetértünk azzal, hogy feleslegesek azok a riportok, amelyek alapján nem születnek döntések. Ezt már a szakma születése óta – mintegy 50 éve – így gondoljuk, vagyis ez nekünk nem újdonság.
A dashboard nem attól „actionable”, hogy gyorsan, automatizált folyamat mentén áll össze, hanem attól, hogy pontosan azt az információt éppen akkor nyújtja a döntéshozónak, amikor annak arra szüksége van. Jó dashboardot csak az tud készíteni, aki nagyon elmélyült ismeretekkel rendelkezik az üzletről, pontosan érti, min múlik a szervezeti teljesítmény, világos számára, hogy mikor, milyen ütemben milyen információkra és elemzésekre van szükség. Például, ha a cél a krízis túlélése, akkor a következő információk kerülhetnek a dashboardra.
- Válságkezelés korábbi vezetői döntései, intézkedések státusza
- Cashflow, készpénz konverziós ciklus, DIO, DSO, DPO mutatók
- Early warning indikátorok a megrendelésekkel, bevételekkel kapcsolatban
- Ellátási lánc hőtérkép, energiaellátás kritikus mérőszámai
- Infláció és a devizaárfolyamok hatásainak mérése és kezelése input-output oldalon
- Szegmensek jövedelmezőségének helyzete és tendenciája
- Makrótényezők, szabályozási és piaci hírek, mint korai indikátorok
Egy riport tehát attól lesz „actionable”, vagyis cselekvésre ösztönző, döntéstámogató, hogy az aktuális kihívásokhoz igazodik.
A jó dashboard egy lebilincselő sztorit mesél el vizuális eszközökkel arról, hogy egy-egy kritikus területen jók vagyunk-e, mennyire vagyunk jók, ha nem vagyunk elég jók, akkor miért nem, mit tehetünk, mit intézkedtünk, és beváltak-e próbálozásaink.
Akinek dashboardja ezt a történetet elmeséli, az lesz a „király”. Ha excelben, akkor abban. Persze szuper, ha automatizálunk push-riportokat, de a gondolkodó elemző agyát nem fogják nélkülözni azok, akik megértették az actionable reporting valódi értékét.
A szerző az IFUA Horváth ügyvezetője
Olvasson tovább a témáról az IFUA Horváth honlapján!
Szakértőink vállalati projektekben szerzett tapasztalatait és ügyfeleink elismeréseit egyaránt megosztjuk.
