A modern, digitális vállalatirányítás hasznos eszköze a dashboard. A vállalati beszámolási rendszer valamely részeként használva szebb, tömörebb, könnyebben áttekinthető, interaktív beszámolókat kaphatunk. Néhány dologra azonban érdemes odafigyelni, ha dashboard bevezetés előtt állunk. Milyen buktatókkal találkozhatunk? Hogyan lehet ezeket elkerülni? Erre ad választ cikkünk.
Fotó: Carlos Muza / Unsplash
Sokszor várják egy dashboardtól, hogy minden igényt kielégítsen: a felsővezetői stratégiai dashboardtól kezdve az operatív beszámolókig mindenre szolgáljon. A dashboard egyik előnye valóban az információsűrítő képessége, de egyetlen dashboard nem adhat választ az összes létező kérdésre.
Általánosságban elmondható, hogy a vezetők információs igénye eltér a szervezet különböző szintjein. Ezért ezekhez külön beszámolási szint, így külön dashboard is tartozik. Mielőtt tehát nekiállunk egy dashboardot kialakítani, határozzuk meg, melyik vezetői szintnek készül, és annak az igényeiből induljunk ki.
Előfordulhat, hogy a dashboardban olyan fogalmakat, dimenziókat vagy mutatószámokat használnak fel, amelyek a készítő számára világosak ugyan, de nem minden felhasználó számára egyértelműek. A dashboardon nem szoktuk – nem is érdemes – megmagyarázni a megjelenített fogalmakat, viszont ezeket célszerű lehet egy másik anyagban összeszedni és értelmezni. A magyarázatot akár egy, a dashboardban található linken keresztül közvetlenül elérhetővé is tehetjük.
Az egyik legnagyobb kihívás dashboard kialakításánál, hogy a látni kívánt adatokat nem lehet egyetlenegy megbízható rendszerből elérni. Ebben az esetben sokszor a rendkívül sok erőforrást igénylő, manuális adatbevitel mellett döntünk, amivel sajnos mindig együtt jár a hibázás esélye.
Az is gyakran előfordul, hogy a rendszerekben vannak ugyan elérhető adatok, azok mégsem mutatják megfelelően az üzlet által is elismert valóságot. Ebben a helyzetben mégis érdemes ezekből a forrásrendszerekből venni az adatokat, ezáltal erősíteni a transzparenciát, felhívni a figyelmet a pontatlanságra és emiatt kikényszeríteni a pontosabb adatrögzítést.
A vállalaton belül, szigetszerűen kialakuló önkiszolgáló dashboardok egy bizonyos komplexitási szintig jól működnek. A különböző üzleti területek, akár régiók egyedileg készítenek beszámolókat önkiszolgáló eszközökben, amivel jelentősen növelik a beszámolás hatékonyságát és elégedettséget váltanak ki a szervezeten belül is. Egy bizonyos méreten túl azonban felmerül az igény – legtöbbször a vállalat felsővezetése felől -, hogy érjenek össze ezek a rendszerek egymással és a forrásrendszerekkel, legyenek gördülékenyebbek az áttöltések. Ekkor kiderül, hogy a szigetszerűen működő egységek nem állnak össze egy nagyvállalati riporting rendszerré, a koncepciót újra kell gondolni az alapoktól. Fontos tehát, hogy ha dashboardot vezetünk be, akkor arra a vállalati beszámolási rendszer egyik elemeként tekintsünk már az első pillanattól kezdve, ne pedig egy különálló egységként vagy szigetként.
Ez a buktató talán magától értetődő, mégis az egyik leggyakoribb ok, ami miatt végül „elbukik” a dashboard: a felhasználók nem tudják vagy nem szeretik használni, nem tudják frissíteni. Ennek elkerülése végett érdemes őket már a kialakítás során bevonni. De ha ez el is marad, legkésőbb akkor szükség van a felhasználók oktatására, amikor használatba vesszük a dashboardot.
A szerzők az IFUA Horváth & Partners tanácsadói
Ha érdekli a téma, tekintse meg az IFUA Horváth & Partners beszerzési dashboard demóját!
