Az önkiszolgáló üzleti intelligencia dinamikus térnyerésével alapjaiban alakul át a riportkészítés folyamata. Ez, ahogy egy korábbi cikkünkben (Önkiszolgáló üzleti intelligencia alkalmazások) bemutattuk, az előnyök mellett számos kockázatot is hordoz magában: túl az adatelőkészítési kihívásokon és az ezzel járó felelősségen („egy igazság elve”) egyre több munkatárs készíthet saját riportokat, ad-hoc kimutatásokat, melyeket aztán szabadon megoszthat a szervezet többi tagjával. Ha a riportkészítés előtt nem fektetünk le alapvető kommunikációs és vizualizációs alapelveket, ez olvasói oldalról nézve nagyon hamar átláthatatlan és heterogén „riportdzsungelt” alakíthat ki, ami könnyen elidegenítheti a riportfogyasztókat az egyébként hatalmas potenciállal rendelkező eszközöktől.
Szerencsére ezt az igényt nem csak vállalati szinten ismerték fel az elmúlt évek során: a Rolf Hichert nevéhez kötődő IBCS Egyesület célja az egységes nemzetközi üzleti kommunikáció alapelveinek lefektetése és egységesítése globális szinten (IBCS: International Business Communication Standards). Olyan konkrét elemekből és szabályokból álló vizuális nyelvet alakítottak ki, melyben reporting eszköztől és vállalattól függetlenül egységes módon tudunk adatokat vizualizálni. Ezek a diagramtípusok néhány eszközben beépítetten használhatóak (pl. SAP Analytics Cloud), míg máshol külön kiegészítőként hozzáadhatóak vagy megvásárolhatóak – ilyen például a Zebra BI Excel és Power BI kiegészítője, vagy a VitaraCharts megoldása Microstrategy felhasználók számára.
1. ábra IBCS alapú vizualizációk Power BI-ban (Zebra BI)
Az IBCS sztenderd diagramtípusait, színvilágát és vizualizációs szabályrendszerét definiáló, angolul beszédes SUCCESS betűszó 7 alapelvet takar, melyek az egységes és hatásos információátadást biztosítják. Ezek alkalmazásával akkor is látványos változást érhetünk el beszámolóinkban, ha nem az IBCS által elfogadott diagramtípusokkal dolgozunk.
Say – üzenet: A riport alapvető célja, hogy üzenetet közvetítsen olvasói felé: előre definiált kérdésre vagy problémára adjon jól strukturált, adat alapú választ, a legfontosabb elemek kiemelésével pedig irányítsa az információbefogadást.
Unify – egységesség: Használjunk egységes jelölőrendszert. Azonos tartalmat azonos módon jelöljünk: jelmagyarázat (pl. terv-tény összehasonlítás jelölése), névkonvenció (pl. rövidítések használata, kategórianevek), riportdimenziók (pl. azonos időszakok használata).
Condense – sűrítés: Törekedjünk a riportfelületen rendelkezésre álló tér feltöltésére hasznos információtartalommal. Optimalizáljuk a betű- és diagramméreteket, használjunk összetett diagramokat két különböző tengellyel vagy oszlopdiagrammal kombinált táblázatokat.
Check – hitelesség: Az adatokat megfelelő kontextusban, torzítás nélkül vizualizáljuk. Figyeljünk az optimális skála alkalmazására, összehasonlíthatóságra. Mivel a riporttal üzenetet közvetítünk, ennek felelőssége elsődlegesen annak készítőjét terheli.
Express – kifejezés: Válasszunk az adattartalomhoz illeszkedő diagramtípust. Az IBCS néhány vizualizációt kifejezetten elkerülendőnek definiál – például tortadiagram, radardiagram, jelzőlámpák. Alkalmazzunk helyettük olyan vizualizációkat, melyek elemei jól összehasonlíthatóak, kontextusba helyezve ezzel az adattartalmat.
Simplify – egyszerűség: Csökkentsük a zavaró elemeket, törekedjünk a letisztult megjelenítésre. Tüntessük el a redundáns információt – például tengely- és adatfeliratok együttes alkalmazása egy oszlopdiagramon –, pusztán dekoratív elemeket – például kép használata háttérként –, melyek csak a zajt növelik, a riport által közvetített üzenethez azonban nem járulnak hozzá.
Structure – felépítés: Riportunk legyen konzisztens, a diagramok tartalmilag ne legyenek átfedésben egymással. Az elemek legyenek egymással kölcsönösen kizáróak, együttesen kimerítőek (angolul: MECE – mutually exclusive, collectively exhaustive). A riportfelépítésben érdemes piramisszerű, hierarchikus logikát követni, ahol a magas, áttekintő nézettől juthatunk el az operatív elemzési szintig.
A fenti alapelvek mellett mindig szem előtt kell tartani a leendő riportfogyasztók körét és beszámolónk alapvető célját. Az IBCS sztenderd szerinti vizualizációk komplexitásuknak és a fenti alapelveknek köszönhetően rendkívül nagy mennyiségű információt adnak át, ez azonban fogyasztói oldalról első pillantásra akár ijesztően is hathat. Fontos az edukáció és az elemzés optimális mélységének megtalálása, hogy riportjaink beépülhessenek a szervezet működésébe, betöltsék eredeti és elsődleges szerepüket, a hatásos információátadást.
A szerző az IFUA Horváth & Partners tanácsadója