Most van lehetőség túllépni a múlt örökségén
Számos vállalatnál tapasztalunk a régi SAP rendszerükhöz kötődő fájdalompontokat, melyek gyakran az adatmodell problémáira vezethetők vissza: nem megfelelően leképezett szervezeti szintek, széttöredezett és túlburjánzott fedezetszámítás, véget nem érő egyeztetések FI és CO között… Ezeknek egy része a korábbi bevezetés során elkövetett hibákból fakad, egy másik részük viszont egyszerűen abból következik, hogy két-három évtized alatt rengeteget változott a világ, az adott vállalat és maga az SAP is. Az S/4HANA bevezetése részben – a sok újdonság miatt – kikényszeríti, részben pedig jó lehetőséget biztosít az adatmodell célzott újragondolására.
Többféle elvárást kell teljesítenie a Finance adatmodellnek
De mit is értünk adatmodell alatt? A Finance terület számára releváns üzleti mutatószámok és dimenziók összességét, az ezekhez kapcsolódó SAP struktúrákat és beállításokat. Az S/4HANA számos lényeges újítást hozott Finance területen, de ezek közül talán a legfontosabb a pénzügyi (FI) és a vezetői (CO) számvitel közötti fal leomlása. Ezt a táblaszerkezet és a mögöttes logikák radikális egyszerűsítésével, harmonizálásával érte el az SAP. Így az S/4HANA-ban már egy központi helyen, a Universal Journalben gyűlnek a pénzügyi adatok. A témában írt korábbi cikkünk itt olvasható.
Ez az egységesítés azzal jár, hogy a Finance adatmodellnek egyszerre kell külső, compliance típusú, és belső, az irányításhoz kapcsolódó követelményeknek megfelelnie. Ilyen belső elvárások például, hogy képezze le az adatmodell a vállalatirányítás információs igényeihez igazodó reporting dimenziókat, hogy az adatok közel valós időben álljanak rendelkezésre, vagy hogy a konszolidáció és a tervezés adatstruktúráival is össze lehessen őket rendelni.
Jó adatmodellt naprakész controlling koncepció alapján lehet tervezni
Az adatmodell megtervezése rendkívül komplex feladat. Hogy megbirkózzunk vele, szükség van igazodási pontokra. És mivel az adatmodell kialakítása elsősorban üzleti és csak másodsorban informatikai szempontok mentén kell, hogy történjen, az említett igazodási pontokat az irányítási logikából szükséges levezetni. Az irányítási logikát pedig a controlling koncepció fejti ki a konkrétumok szintjén.
Egy jól kialakított controlling koncepció több elemből épül fel. Tisztázza, hogy a vállalatban melyek a legfontosabb felelősségi és elszámolási egységek, továbbá hogy az ő teljesítményüket milyen pénzügyi mutatókkal, kimutatásokkal tudjuk számszerűsíteni. Itt dől el, hogy egy területet eredmény- vagy költségközpontnak tekintünk, hogy piaci alapon vagy belső elszámolóárak alkalmazásával értékeljük a teljesítményét. Szintén tartalmazza a controlling koncepció, hogy a jövedelmezőség elemzésére milyen fedezetszámítási megoldást alkalmazzunk. Mik legyenek a fedezeti szintek, számszerűsítsük-e a termelési varianciákat, milyen bontásokat és részletezettséget használjunk stb. És persze azt is tisztáznia kell a controlling koncepciónak, hogy milyen értékáramlás és folyamatok mentén juttassuk el az árbevételeket és költségeket az elvárt helyükre.
Hogy a fenti kérdésekre milyen válaszokat adunk, az számos ponton hatást gyakorol az adatmodellre. Néhány példa a teljesség igénye nélkül:
- Hány költségszámítási körünk lesz?
- Szükség van-e profitcenterekre és funkcióterületekre?
- Milyen költségelemek szerint kell megbontanunk az önköltséget?
- Milyen gyártási varianciákat szeretnénk számszerűsíteni?
- Hogyan építsük fel a költséghelyi struktúránkat?
- Milyen másodlagos költségnemekre van szükség?
Mindezek miatt az IFUA Horváthnál azt valljuk, hogy az S/4HANA transzformációs program részeként – vagy azzal összehangoltan – érdemes foglalkozni a controlling koncepció felülvizsgálatával is. Ellenkező esetben hiányozni fognak az említett fogódzók az adatmodell megtervezéséhez, és könnyen (ismételt) hibákat követhetünk el a bevezetésnél.
Az S/4HANA transzformációs program megfelelő felépítése már fél siker
Az S/4HANA bevezetésre üzleti transzformációként tekintő vállalatok számára az egyik legnagyobb veszély, ha túl későn kezdenek el foglalkozni a Finance adatmodellel. Ha csak a részletes rendszerterv készítése során merülnek fel olyan alapvető kérdések, mint a szervezeti szintek SAP-beli leképezése, vagy hogy milyen ledgerekre és milyen céllal van szükség (pl. különböző számviteli standardok szerinti könyvelés), az véleményünk szerint már késő. Ezen a ponton már nem lesz idő a vállalatirányítási sajátosságok elemzésére, az összefüggések és hosszú távú következmények teljeskörű felmérésére. Érdemes tehát már a program előzetes megtervezésekor számolni az adatmodell kialakításához kapcsolódó feladatokkal.
A tisztánlátást és tervezhetőséget nagyban segíti, ha egy alapos scoping keretében meghatározzuk a bevezetendő rendszer legfontosabb terjedelmi elemeit. A példa kedvéért: egészen máshogy fog alakulni az adatmodell, ha PS/IM modulokat is bevezetünk projektek/beruházások kezelésére – hogy az adott vállalatnál valóban indokolt-e az alkalmazásuk, arra egy scoping projekt célzott választ tud adni.
Érdemes időt szánnunk a munkatársak képzésére, méghozzá minél korábban. Fontos, hogy tisztában legyenek az S/4HANA legfontosabb újításaival és jó gyakorlataival. Ahhoz, hogy „S/4-es fejjel” is tudjanak gondolkodni az üzleti követelmények megfogalmazása során, ez elengedhetetlen.
Számoljunk azzal, hogy a vállalat controlling koncepcióját újra kell gondolni, de legalábbis meg kell vizsgálni az aktualitását, azaz hogy mennyire tudja támogatni az S/4HANA jelentette üzleti előnyök kiaknázását. Bármilyen újragondolást a vállalat irányítási logikájának ismeretében érdemes megtennünk, hiszen szinte biztosra vehető, hogy ezen a téren is jelentős változások történtek a legutóbbi SAP bevezetés óta.
Fontos felismernünk, hogy az adatmodell megtervezése nem egyszeri, nekifutásszerű erőfeszítés, hanem az S/4HANA transzformációs program több fázisát is érintő, iteratív, egyre mélyülő feladat. Ebből következik, hogy már a program kezdeti szakaszaiban, pl. a scoping vagy a BPR (Business Process Reengineering) részeként javasolt meghatározni az adatmodell legfontosabb elemeit. Érdemes a különböző objektumokhoz felelős csapatokat vagy személyeket rendelni, akik a későbbi fázisokban őrködnek a részletesebb kidolgozás felett.
Ne feledkezzünk meg az integráció fontosságáról. A Finance adatmodell önmagában is komplex összefüggésekkel van átszőve. Ugyanakkor – az SAP integrált jellege miatt – a logisztikai területekkel való összhang megteremtése és fenntartása is elengedhetetlen. Tapasztalatunk szerint azok a transzformációs programok működnek jól, ahol már kezdetben van dedikált és aktív integrációs csapat.
Végül pedig nagyon sok múlik azon, hogy sikerül-e átállítani a vezetők és a munkatársak gondolkodását: merjenek felülemelkedni a hosszú évek során berögzült „így szoktuk csinálni” mentalitáson, és nyissanak az iparági és SAP standardok, jó gyakorlatok felé – persze csak annyiban, amennyiben az összhangban van a vállalat stratégiájával, irányítási logikájával, versenyelőnyt biztosító sajátosságaival.
Horváth Gergő az IFUA Horváth vezető tanácsadója, a Controlling & Finance kompetenciaközpont vezetője
A cikk a szerző SAP NOW Hungary 2023 konferencián elhangzott előadása alapján készült.
Olvasson tovább a témáról az IFUA Horváth honlapján!
Szakértőink vállalati projektekben szerzett tapasztalatait és ügyfeleink elismeréseit egyaránt megosztjuk.
