„Az első házat az ellenségednek építed, a másodikat a barátodnak és a harmadikat magadnak." Ez a közkeletű mondás arra utal, hogy az ember élete során szerzett tapasztalatai és készségei fejlődnek. Az "első ház" építésekor elkövetett hibák, amikor még kevésbé vagyunk jártasak a feladatban, szimbolikusan az "ellenségünknek" szólnak, mert nem a legjobb munkánkat adjuk. A "második ház" már jobb minőségű, mivel több tapasztalatot szereztünk, és ezt "a barátunknak" építjük. Végül, amikor már elég tudással és gyakorlattal rendelkezünk, a "harmadik házat", amely a legjobb minőségű, magunknak építjük.

Különösen igaz ez a mondás az integrált tervezési rendszerek kiépítésére. De kezdjük először a fogalmak tisztázásával:
A Gartner 2020-ban vezette be az xP&A, azaz az Extended Planning & Analysis, az integrált tervezési és elemzési megközelítés fogalmát, amely a vállalati tervezés különböző aspektusait ötvözi egyetlen, összehangolt és zárt visszacsatolási hurokba. Az xP&A célja, hogy integrálja a vállalatok pénzügyi és operatív tervezését, lehetővé téve számukra, hogy rugalmasabbak és agilisabbak legyenek a változó piaci körülmények között.

A tervek funkcionális integrációjára szóló törekvés ősrégi próbálkozás. A vállalati controlling 100 éve törekszik arra, hogy a pénzügyi tervezést összekapcsolja funkcionális területek tervezési folyamatával. A múlt század végéig a tervezés főleg az éves büdzsék összehangolására szorítkozott, és táblázatos-statisztikai megközelítéssel készült. Egyszer kellett átgondolni a funkcionális területek, tehát a HR, az értékesítés, a marketing, a gyártás, a logisztika, az IT valamint a kutatás és fejlesztés éves tervét, majd ezek eredményét átemelni az eredmény, a finanszírozás és a likviditás tervezésébe. Néhány iteráció után készen volt a terv, amihez egy évig jellemzően hozzá se nyúltak. A tervezés és az elemzés az operatív struktúrákra épült, ami túl merev volt, mert a középpontban a tényelszámolás állt. A struktúrát érintő változások, mint a termékbevezetés vagy az M&A akciók csak a következő év tervezésénél játszottak szerepet.

Az integrált ERP rendszerek nagy változáson mentek keresztül az elmúlt 20 évben, mert a funkcionális modulok képessé váltak a terület egyre kifinomultabb tervezésére, elemzésére, szimulációjára és optimalizációjára. Ugrásszerűen fejlődött az értékesítési, a logisztikai és az ellátási láncban használt modulok tervezési képessége, amelyek így jórészt elszakadtak a pénzügyi tervektől, de alkalmassá váltak az adott funkció vállalati méretektől független folyamatos áttervezésére, elemzésére és valós idejű optimalizálására.

A „VUCA” (Volatile, Uncertain, Complex, Ambigous) világ elhozta a 2020-as válságot, aminek hatására elementáris erővel tört elő az igény a vállalati működés valós idejű pénzügyi elemzésére, kockázatkezelésére, áttervezésére és optimalizálására. Ebbe a vákuumba érkezett az xP&A, az ígéret arra, hogy a funkcionális területek tervezése, szimulációja, forecastja és optimalizációja végre közös platformra kerüljön, és zárt visszacsatolási körben adat- és folyamatszinten kapcsolódjon a pénzügyi tervezéshez.

Az xP&A fundamentális előnyökkel jár, már ha sikerül kivitelezni, hiszen a piacokon és az értékláncban jelentkező kockázatok a szűk keresztmetszetek miatt azonnal eszkalációt váltanak ki, függetlenül az erőforrás jellegétől (finanszírozás, gyártás, logisztikai kapacitások, készletek, beszállítók). A folyamatos előrejelzések miatt az áttervezés és az alkalmazkodás lényegében szintén folyamatossá válik.

Félresikerült és „félig sikerült” xP&A projektek

Az integrált tervezés (xP&A) inkább folyamat-, mint szoftverkérdés. Erre a következtetésre jutnak Karsten Oehler és Andreas Klein professzorok a német Manager Magazin 5/2023-as számában. Néhány konkrét oka van, hogy az átfogó tervezési projektek elsőre nem érik el a kívánt hatást.

• Sok vállalat operatív tervezési megoldása szorosan kapcsolódik a folyamatok irányításához (pl. termelésirányítás). Az aktuális készletek vagy a beérkező megrendelések vezérlik a folyamatos tervezést. SAP-ban például nagyon elterjedt az SAP APO (Advanced Planner and Optimizer) vagy az SAP IBP (Integrated Business Planning). Egy ilyen környezetben a termeléstervezéssel kibővített pénzügyi tervezés integrálása nagy kihívás, mert folyamatosan sok adatcserére van szükség például az SAP SAC modullal, így a konfiguráció komplikáltabbá válása árnyalja a szimulációk előnyét. Viszont nincs más megoldás: az integrált tervezés a jól működő tervezési szigetek összekapcsolásával jöhet csak létre.
• Ha a tervezés részfolyamatai (értékesítés, értéklánc tervezés, termeléstervezés stb.) évek óta függetlenül működnek, akkor viszonylag nehéz őket ismét integrálni. A szakértők, akik ragaszkodnak saját rendszereikhez, külön silókban dolgoznak, nehéz őket rábírni arra, hogy kilépjenek komfortzónájukból és változtassanak a bevált tervezési gyakorlaton.
• Az általánosan jellemző szoros projekthatáridők miatt a bevezetést végző szakértők leszűkítik a komplexitást, s ezzel az integráció lényegét korlátozzák. Bármennyire is siettetik a projektet, mivel az nem ér célt, a projektek nem akarnak véget érni, a szakértő pedig leválthatatlanná válik.
• A piacon nem létezik minden funkcionális terület és hierarchiaszint tervezésére alkalmas xP&A megoldás. „Quick and dirty” megoldások helyett hibrid rendszereket kell létrehozni adat- és folyamatszintű integrációval, amihez a projektet megelőző koncepcionális terv kell a meglévő kritikus tervezési megoldások integrálására.

Jobb, ha neki se lát az xP&A kialakításához, aki a projekt elején nem szán elég időt az integrációs koncepcióra.

Példa tranzakciós rendszerekre és tervezési/elemzési funkciókra az S/4 környezetben

Integrált tervezéssel szemben támasztott követelmények

Az integrált tervezéssel az a célunk, hogy megteremtsük az összhangot a célkitűzések, a lehetőségek és az erőforrások között, ezért néhány kötelezően teljesítendő követelménytől a legkevésbé sem lehet eltekinteni. Ezek közé a következők tartoznak:

• Az eredménykimutatás, a cash flow és a mérleg zártságának megteremtése
• A stratégia, a marketing és az értékesítés terveinek összekapcsolása
• Az értékesítés, a készletek, a termelés és az ellátási lánc mennyiségi integrációja
• A költségtervek alapján számított önköltségek, költségkulcsok átadása a termeléstervezés, a logisztikai tervezés és a fedezetszámítás moduljainak, hogy azok a mennyiségi terveket értékben is leképezhessék.
• A cost és value driverek hatáselemzéséhez szükséges zárt visszacsatolás megteremtése a modulok között.
• A komplexitás és a granularitás éppen szükséges  mértékének megtalálása a materialitás elvét követve, ami kulcsfontosságú a pénzügyi tervek és jelentések kezelhetőségének, integritásának és relevanciájának biztosításában.
• Az értelmes eredményhez vezető szimulációk érdekében a xP&A rendszerek nem csak a pénzügyi hatásokat modellezik, hanem felhasználják a nem pénzügyi tervezési modulokban alkalmazott erőforráskorlátokat, ami bármi lehet (létszám, készlet, beszállítói és saját kapacitás stb.)
• A legnagyobb kihívás szinte mindig a konszernen belüli teljesítménykapcsolatok leképezése. A sikeres integrált tervezés elsődleges dimenziója nem a tagvállalat (jogi személy), hanem a piaci dimenziók, valamint a konszernt átfogó üzletágak és funkcionális területek által felhasznált erőforrások és létrehozott teljesítmények mennyiségi és értékbeni leképezése. A jogi személy mérlege és eredménykimutatása csak melléktermék, hiszen a tervezés és az elemzés elsődleges célja, hogy mindenkor elősegítse a konszernszintű optimumot.