Chatbotok a CFO területen – Nicsak, ki beszél?

Bitó János
2021. május 10.

A legtöbb nagyvállalatnál a CFO területek sokat küzdöttek azért, hogy az adatok egyetlen forrásai legyenek (single source of truth). Ezáltal a vállalati értekezleteken el lehetett kerülni azokat az időrabló szóváltásokat, amikor az üzlet és a pénzügy arról vitatkozott egymással, hogy mekkora volt az árbevétel, a margin hozzájárulás stb. Egyetlen terület dolga ezen adatok szolgáltatása – ami nagy felelősséggel jár. Nem csak az adatot kell tudni pontosan előállítani, de elvárás, hogy ezt mind hatékonyabban, gyorsabban tegyék meg. És hogy nehezítsék a CFO terület dolgát: nem csak standard riportokat kell gyorsan előállítani, hanem az ad hoc megkeresésekre is rugalmasan kell reagálni. Különben újra felépülnek az adatelemző alközpontok, és újra lehet vitatkozni, hogy „mennyi az annyi”.

 

Chatbotok a CFO területen

Kép: Miguel Á. Padriñán / Pexels

 

Ennek megfelelően sok vállalat túl van már azon (akár többször is), hogy a CFO terület folyamatainak hatékonyságát a klasszikus eszköztár segítségével (BPR, CPI, lean - 6szigma stb.) javítsa. Sokan számos nagy IT projektben is részt vettek, legyen ez akár új ERP bevezetése, akár annak verzióváltása, előbbi kettőnek különböző variációival. Ilyen pl. ERP standard folyamatokra törekvés, vagy éppen a minél több funkció személyre szabása – hiszen a mi vállalatunk minden más vállalattól eltérő módon működik. E mellett, vagy ezzel párhuzamosan ezen a területen jellemzően igen régóta használnak - gyakran igen impozáns méretű - makrókat is. Ezek az Excel és egyéb Office alkalmazásokban végrehajtandó ismétlődő feladatokat támogatják. Néhány éve a kollégák (belső tanácsadók, külső tanácsadók) szoftverrobotokkal igyekeztek még tovább fejleszteni a hatékonyságot, mondván, ezek az új eszközök már gyakorlatilag bármilyen IT alkalmazást „is” képesek megszólítani. Ezt esetleg kiegészítették workflow rendszerekkel, dokumentumkezelő alkalmazásokkal. Így már elégedetten dőlhettek hátra a digitális átalakulásért felelős vezetők: immár mindent megtettek, ami a repetitív folyamatok hatékonyságának javításáért megtehető volt a CFO területen.

Ügyesednek

Ez részben igaz is – de a CFO terület jóval több, mint pusztán repetitív folyamatok összessége, amelyeknél ráadásul digitális és strukturált adatokból kell, hogy kiinduljon a feldolgozás. Nagyon sokszor keresik meg őket társterületek, gyakran az egyébként is magas leterheltséggel járó időszakokban (pl. éves zárás vagy tervezés), amikor tanácsot kérnek tőlük, vagy valamilyen tisztázó kérdés merül fel bennük. Ilyen esetekben lenne bevethető a chatbot – amely ezen megkeresések jelentős részét tudná kezelni.

Ezen megkeresések egy része könnyen kezelhető egyszerűbb, előre megírt logikát alkalmazó chatbotokkal. Ilyenkor az ember a chatbottól meg is kapja a választ a kérdésére – írásban. Vannak olyan megoldások, amikor a chatbot felismeri a beszédet is, nem csak a tömör, egyértelmű írást. Ilyen élőszavas megoldás lehet pl. az Amazon Alexa, Google Assistant, az Apple Siri és néhány más szállító megoldása. Ezen eszközöknél egyelőre még komoly nyelvi korlátok vannak, és egyelőre számos komikus jelenet forrásai, amikor akár fogorvosi kezelés, akár akcentus miatt érti félre a bot, mit is szeretne a felhasználó.

Mi a chatbot?

A chatbot egy olyan szoftvermegoldás, amely segít a beérkező kérdéseket, megkereséseket emberi beavatkozás nélkül megválaszolni, miközben a megkeresővel interakciókat folytat (kérdez, illetve válaszol). Ilyen chatbotokkal találkozik az ember a legtöbb online áruháznál, és ma már magyar nyelven is elég sok chatbot „ért”, illetve válaszol. A chatbotok egy részénél előre megírt logika szerint tud a bot válaszolni. A fejlettebb megoldások viszont öntanuló mechanizmussal bírnak, így folyamatosan egyre több mindenre tudnak felelni. Utóbbiakat jellemzően már nem is chatbotnak, hanem digitális vagy intelligens asszisztensnek nevezik, ezáltal is megkülönböztetve őket. Szintén vannak olyan chatbotok, amelyek nem írásos, hanem szóbeli utasítást is tudnak követni, illetve szóban válaszolni. Történelmi érdekesség, hogy az 1950-es években volt az első alkalom, amikor egy gép mondott ki (olvasott fel) egy számot 1 és9 között – és akkor még sok minden másra nem is volt alkalmas.

A cikkben összefoglalóan chatbotként hivatkozunk ezen eszközökre.

Az előbbi – picit talán ironikus – felvezető után nehezen hihető, de a vállalatok 38%-a használ már a pénzügyi folyamataihoz kapcsolódóan chatbotokat, egy 2020-as Oracle felmérés szerint. Ezen vállalatok 67%-a nyilatkozott úgy, hogy a chatbotok használatával a munkatársak hatékonysága nőtt, és ezen növekmény mértékét átlagosan 36%-osra teszik. Természetesen nem ez az egyetlen előnye ennek a technológiának: a gyorsabb adathoz jutást, a lerövidült adatgyűjtési folyamatokat is említik a technológiát használók.

Mi mindenre jók a chatbotok a CFO területen?

Pár példa – a teljesség igénye nélkül. Mindegyik példa jellemzője, hogy olyan nagyvállalatok eseteit mutatják be, amelyek valóban nagy létszámúak (100.000 fő felettiek), és a fő nyelvük az angol.

Egy szolgáltató vállalat a controlling terület beszámolókészítőinek a válláról vett le jelentős terhet azzal, hogy a beszámolókhoz, forecastokhoz, illetve az elhatárolásokhoz szükséges alapadatokat nem a munkatársaknak kellett a többi munkatárstól megkérdeznie (akár e-mailen, akár más eszközön), hanem a megfelelő határidőben egy chatbot volt az, amely felvette az adatszolgáltató területekkel a kapcsolatot. (Jellemzően olyan adatok bekérése történt ilyen módon, amelyek valamelyik szigetrendszerben álltak rendelkezésre.) A chatbot össze volt kötve egy adatbázissal, ide rögzítette az adatokat, ahonnan utána a riportokba kerültek. Hasonló eljárást követ egy nemzetközi retail lánc: a marketingkampányokkal kapcsolatos adatokat gyűjtik ilyen módon.

Egy másik vállalat az elkészült riportokhoz kapcsolódóan a riportok magyarázatát részben mesterségesintelligencia-eszközökkel oldotta meg. (Sportkedvelők gondolhatnák, hogy ez már szinte normális, hiszen a sportrovatok rövid összefoglalóinak egy részét szintén ilyen alkalmazások írják meg.) Ennél a vállalatnál a magyarázatokat a chatbotok kiküldték „felülvizsgálatra” a megfelelő személyeknek, kérve a jóváhagyást. Majd a visszakapott válasszal frissítették az adatbázist.

Termelő vállalatoknál létező megoldás, hogy amennyiben az adatsorban valamilyen, előre rögzített küszöbértékhez (thresholdhoz) képest nagyobb eltérés mutatkozik (pl. a bevétel több mint 5%-kal változik), akkor a chatbot kommentárt kér a változáshoz az érintett területtől. Így az, és nem egy mesterségesintelligencia-eszköz által szövegezett magyarázat kerülhetett be.

És végezetül egy gyógyszergyártó cég azt oldotta meg, hogy amennyiben valakinek ad-hoc kérdése van, akkor azt egy chatboton keresztül fel tudja tenni. (Ez a funkció csak néhány adatkörre működik, elsősorban az értékesítés területén – és természetesen csak vállalaton belül érhető el.) Ilyenkor a munkatárs által angolul feltett kérdésekre, pl. „Mennyi volt az x termék fedezet 2-je a tavalyi év első negyedévében?” viszonylag gyorsan választ adnak a chatbotok a CFO területen. Sőt, nem csak megmutatja a pontos értéket, hanem azt még ábrázolni is tudja.

 

Határterületek

A CFO területek határterületein is egyre inkább jellemző, hogy chatbotokat használnak: egy beszerzési és egy informatikai példát mutatunk be.

Az egyik német vegyipari konszernnél a beszerzési igények generálásakor egy chatbot segíti a felhasználókat abban, hogy strukturálatlan igényeikből a kérdezz-felelek folyamat végén olyan beszerzési igény keletkezzen, amelyet utána már automatikusan tud a vállalat feldolgozni (ERP rendszere és RPA segítségével). Itt tipikusan a nem termelési anyagokra érdemes gondolni, például egy irodaszer, egy laptop vagy bútor rendelésnél miből lehet rendelni, milyen keretig, milyen funkciókkal. Ezeket mind nem kell a beszerzési területtel hosszasan egyeztetni, a chatbot célirányos kérdésekkel, illetve a mögöttes adatbázisok segítségével tud támogatni.

Informatikai területen az elfelejtett jelszavak sok felhasználónak okoznak gondot, ami az informatikai területeknek plusz feladatokat ad. Az ilyen esetekre több vállalat automatikus jelszóinicializálást tesz lehetővé, amelyet néhol chatbot segítségével oldanak meg.

 

A szerző az IFUA vezető tanácsadója