Egyre többször emlegetik a robotizált folyamatautomatizálást (Robotic Process Automation, RPA) mint egy jó technikát a folyamatok hatékonyságának javítására. Nagyon sokan nagyon lelkesen kívánják ezt az új módszert kipróbálni, de közben kérdések is merülnek fel azzal kapcsolatban, hogy pontosan mit is takar, miért és mire lenne jó alkalmazni. Spoiler: alábbiakban alapinformációkat ismertetünk.

Fotó: Kevin / Unsplash

Mi az az RPA? Mit értünk egy folyamat „robotizálása” alatt?

A folyamatok „robotizálásakor” az emberek által végzett tevékenységek kiváltására kerül sor egy szoftverrobot segítségével, amely tevékenységekre kettő (vagy több) informatikai alkalmazás használatával kerül sor.

Egyszerűen kifejezve olyan szoftverekről van szó, amelyek lemásolják az emberi tevékenységeket.

Ez egy picit elvont. Milyen tevékenységeket lehet robotizálni?

Jellemzően olyan feladatoknak a robotizálása célszerű, amelyek gyakran, standard módon zajlanak le, előre rögzített szabályok szerint, nem túl komplexek, s nem a vállalat, intézmény szempontjából a legkritikusabbak. Ezek jellemzően azok a feladatok, amelyeket el kell végezni, de végrehajtásuk nem okoz különösebb motivációs többletet a munkatársak számára.

Példa: tipikusan ilyen robotizálható tevékenység egy emailben kapott információ rögzítése egy ügyviteli rendszerbe (vagy egy Excelbe), a csatoltan kapott file lementése megfelelő mappába, adott névkonvenció szerint.

Ez milyen előnyökkel jár?

A robot azt a feladatot hajtja végre, amire be van programozva, s akkor, amikor utasítás szerint az szükséges. Ezek alapján:

• Egy robot folyamatosan (akár „négy műszakban” is) tud dolgozni, megfelelő ütemezéssel akár több, különböző folyamaton.
• A robot munkaidőn túli működtetésével egyes kritikus rendszerek terhelése kiegyenlítettebbé válhat.
• Az adatok feldolgozásakor a hibák száma jelentősen csökkenthető a manuális feldolgozáshoz képest.
• A szoftverrobotok be fogják tartani azon szabályokat, amiket programozásukkor megadunk, ami egy compliance vizsgálat esetén előnyös lehet.
• Az átfutási idő csökken, tapasztalatok szerint akár 40%-kal.
• S a fentiek miatt a folyamati költségek is csökkennek (gyorsabb feldolgozás, kevesebb hibajavítás stb. miatt), egyes esetekben 80%-kal.

Jól hangzik – de akkor most mindenre az RPA lenne a megoldás?

Korántsem. Fel kell tudni ismerni, mikor van arra szükség, hogy

• a folyamatokat magukat gondoljuk újra radikálisan – hiszen nem egy rossz működést akarunk hatékonyságjavítás címszóval betonba önteni, vagy
• egy új tranzakciós vagy ügyviteli rendszert vezessünk be – ha a jelenlegi funkcionalitása felett eljárt már az idő, s nincs értelme „karácsonyfát építeni” köré, vagy
• workflow támogatást vegyünk igénybe, s persze
• robotokkal javítsunk a hatékonyságon.

S persze azt sem szabad elfelejteni, hogy sok RPA szoftver érhető el, amelyek minimálisan ugyan, de eltérő funkcionalitással, jellemzőkkel bírnak.

A fentiek azt is sugallják, hogy – habár az RPA az IT aktív támogatása nélkül is bevezethető, s erre gyakran sor is kerül – amennyiben jelentős és fenntartható eredményeket kívánunk elérni, érdemes ezt a területet is bevonni.

Hallottam arról, hogy vannak különböző botok (pl. chatbot). Ezek hogyan kapcsolódnak az RPA megoldásokhoz?

Folyamatok robotizálásakor a fent leírt „szoftverrobotokat” használják. Ezeket össze lehet kapcsolni más megoldásokkal is. Például egy ügyfélszolgálat esetében, ha azt szeretnénk, hogy a strukturálatlanul beérkező üzeneteket könnyebben tudjuk feldolgozni (például éppen szoftverrobotok segítségével), akkor érdemes lehet chatbotban gondolkodni. Ezzel a korábban nehezen felismerhető, folyó szöveges üzeneteket lehet mederbe terelni, s ezáltal a megfelelő feldolgozási folyamatokat indítani.

Milyen fejlődés várható a robotokkal? Könyvekben, filmekben jóval többet tudnak, mint ami itt eddig le volt írva…

Így van, jelenleg egy fejlődési út elején vagyunk. Ezen a fejlődési úton megközelítésünk szerint a következő fázisok azonosíthatók:

• „Auto correction”: azon kívül, hogy a robotok nagy buzgón olvasnak, írnak és megtalálják a szükséges adatokat, információkat, felismernek mintákat is, ami alapján automatikusan tudnak hibákat javítani, tovább csökkentve ezáltal az élőmunka-igényt.
• „Cognitive Computing/ Autonomous Solutions”: a távolabbi jövőben várható, hogy olyan öntanuló rendszerekké váljanak robotjaink, amelyek egyre inkább maguktól (autonóm módon) tudnak működni. Idáig hosszú az út, és sok kérdést is felvet ez a megoldás – lásd például Tanács Zoltán kollégánk cikkét.

A szerző az IFUA Horváth & Partners vezető tanácsadója.