Ennek megfelelően a munkatársak kiválasztásakor is szerepet kaphatnak a folyamatautomatizálási megoldások. Egyes (elsősorban angolszász) nyelvterületen működő vállalatoknál a beküldött önéletrajzok alapján a szűrést gyakran valamilyen mesterségesintelligencia-eszközzel támogatott automatizmusra bízzák. (Itt olyan eseteket kell elképzelni, amikor évente több ezer nyitott pozíció van, és ezekre több százszoros a jelentkezés – azaz tényleg hatalmas mennyiségű információn kell a HR-nek átrágnia magát.)
Előbbi példánál magyar viszonyok között is kézzelfoghatóbb az onboarding folyamat kialakítása: a munkatársat kiválasztottuk, bekerül a szervezetbe, és minden információval, jogosultsággal, számítógéppel, telefonnal stb. el kell, hogy lássuk. Ilyenkor jönnek jól a workflow rendszerek, amelyekben a megadott szabályok mentén meghatározható, hogy kinek milyen végrehajtási, illetve jóváhagyási feladata van. Ha jól van kialakítva az onboarding folyamatunk, a felvett munkatárs már az első munkanapján meg tudja kapni a szükséges munkaeszközöket, belépőkártyát, illetve a szükséges hozzáféréseket, jogosultságokat is. Sok esetben utóbbiak valamilyen oktatáshoz kötöttek; több vállalat alkalmazza azt az eljárást, hogy egyes nem érzékeny adatokat tartalmazó oktatást (pl. tűz- és munkavédelmi tanfolyam) elérhetővé tesz a felvett, de még munkába nem állt munkatársak részére.
De nem csak belépéskor van szükség arra, hogy oktatást kapjanak a munkatársak: sok olyan munkakör van, amelyek oktatáshoz-képzéshez kötöttek (akár jogszabály, akár egyéb okok miatt), illetve ezeket rendszeresen meg kell újítani. Ahhoz, hogy ne egy munkatársunk bogarásszon egy végeláthatatlan Excel rengeteget, érdemes egyrészt megfelelően eltárolni ezeket az információkat (mely munkakörhöz milyen képzés szükséges), másrészt munkatársanként is tudnunk kell, mikor vettek részt ezen az oktatáson. Így már könnyen tudjuk előre tervezni a szükséges oktatásokat, tanfolyamokat, jelentkezéseket, személyre szólóan összeállítani a következő időszaki képzési terveket.
Utazni sokan szeretnek, ha a vállalat fizeti, akkor talán még többen. Amit viszont sokan nem szeretnek, az a kiküldetések utáni elszámolások elkészítése. Nem egy helyen találkoztunk már kétségbeesett pénzügyes munkatársakkal, akik nagy táblázatokban próbálták az utazási előlegeket, illetve a be nem adott utazási elszámolásokat nyomon követni. Triviálisan ilyenkor legalább olyan e-mail automatizmusokat ki szoktak alakítani, amely az utazások (felvett utazási előlegek) alapján küldi az automatikus felszólító e-mailt a munkatársaknak, kérve őket a szükséges dokumentumok beadására. Fejlettebb esetben ilyenkor a munkatárs már egy formot kap meg, akár előtöltve. Ezt kiegészítve, csatolva a megfelelő dokumentumokat az elszámolás lényegesen gyorsabbá válik.
Ha nem is utaztunk el, sok munkakör esetén a munkaidő lejelentése, rögzítése szükséges. Bérszámfejtést akaszthat meg, ha a munkatársak ezt nem végzik el. Beruházások pontos kalkulációját teheti tönkre, ha a projektben részt vevők nem megfelelő helyre könyvelik el óráikat. Mindezen feladatok elvégzését legegyszerűbben olyan automatikus e-mailekkel szokták támogatni, amely a megadott határidőhöz közelítve figyelmezteti az adatrögzítést még el nem végző kollégákat. Ennél szofisztikáltabb megoldás lehet, ha az ellenőrző mechanizmus az előző időszak adataihoz viszonyítva még a (vélt) téves adatrögzítésre is fel tudja hívni a figyelmünket – adott napra megadott órák száma, vagy valamilyen egyéb kirívó eltérés alapján. Természetesen nincs annál frusztrálóbb, mikor valaki valóban 15 órát dolgozott egy nap, ezt becsülettel vissza is írja, „hálából” pedig egy robot visszakérdez… Ezért ezzel a megoldással sokszor óvatosan bánnak.
Sokan nem gondolnak bele, de a kilépő munkatársak a vállalatról egyik legjobban megmaradó emléke pontosan a kilépés folyamata. Ha az nem hatékony, káosz jellemzi, azt bizony a kilépő munkatárs el fogja mesélni minden ismerősének, barátjának és üzletfelének – ezzel akár komoly reputációs károkat okozva. Ugyanakkor természetesen a kilépésnek meg kell, hogy legyen a megfelelő folyamata, rendje; triviálisan ilyen az IT jogosultságok megfelelő időpillanatban való megvonása. Olyan munkakörökben, ahol érzékeny adattal foglalkoznak a munkatársak, ezen jog megvonása gyakran nagyon hamar megtörténik – főleg, ha a kilépést a munkaadó kezdeményezte. Akárhogy is indul a folyamat, hasonlóan az onboardinghoz, érdemes a „sétálópapírt” valamilyen workflow megoldással kiváltani, ezzel garantálva, hogy a folyamatban minden érintetthez eljussanak a szükséges adatok a megfelelő időben, és így lehet többek között azt is rögzíteni, hogy a kilépő munkatárs valóban visszaadta az eszközöket (és lehet azt szükség esetén kinyomtatni).
A HR folyamatok hatékony kialakítása nem csak a HR osztály érdeke; mivel minden munkatársra, illetve az állásra jelentkezőkre is kihat, ezen keresztül is képet alkot a világ vállalatunkról. Érdemes áldozni rá.
A szerző az IFUA Horváth vezető tanácsadója
Olvasson tovább a témáról az IFUA Horváth honlapján!
Szakértőink vállalati projektekben szerzett tapasztalatait és ügyfeleink elismeréseit egyaránt megosztjuk.
