A Deutsche Post DHL csoport a világ 220 országában van jelen, és közel 570.000 alkalmazottja van. A klasszikus levélfeldolgozástól a gyorspostai tevékenységig a vállalat számos területen dolgozik. Igazi nagyvállalat, és az IT architektúrája ehhez is igazodik. Az SAP S/4HANA rendszerét használja. Folyamatautomatizációs megoldásként használnak RPA-t (UiPAth), workflow rendszert (bizagi), OCR-t (Abby) és NLP (Natural Language Processing) eszközt is, több más komponens mellett. A külső partnerekkel Azure-on keresztül tartják a kapcsolatot.
Egy ekkora méretű szervezetnél hiába vannak központosítva (világszinten három központban) az adminisztrációs feladatok, a szállítói törzsadatok rögzítése hatalmas feladat. A szállítók köre naponta jelentősen bővül. Lássuk, hogy oldja meg ezt a feladatot a cég!
Amikor egy új szállító kerül a csoport látókörébe (értsd: szerződnek vele, vagy valamilyen egyéb kapcsolat jön létre egy másik céggel), akkor a csoport egyik munkatársa egy e-mailt küld ki, amelyben megkérik a szállítót a törzsadatok megadására. A szállító az emailben lévő linkre kattintva, a bizagi workflow megoldását felhasználva, Azure AD segítségével autentikálja a bejelentkező szállítót.
A szállító megadja az adatait; a kitöltést a felületbe épített validációs eljárások segítségével ellenőrzik teljesség és helyesség szempontjából. A rendszer pl. az uniós adószámokat is ellenőrzi a VIES rendszerrel, API kapcsolat segítségével. Ez sokaknak ismerős lehet Magyarországon is, olyanoknak, akik az OPTEN-t vagy más hasonló szolgáltatót használnak fel ilyen vizsgálatra. Előre beépített logikák alapján, ha szükséges, akkor további, munkatársak által végzett kontrollra kerül sor. Ha mindez megtörtént (avagy a szállító „kézi” ellenőrzése nem szükséges), egy UiPath robot rögzíti be a törzsadatokat a vállalat SAP rendszerébe.
Ezzel a megoldással a vállalat a munkatársi terhelést jelentősen csökkentette, ugyanakkor az SAP rendszerbe rögzített adatok minősége továbbra is magas volt.
A szerző az IFUA Horváth vezető tanácsadója
Olvasson tovább a témáról az IFUA Horváth honlapján!
Szakértőink vállalati projektekben szerzett tapasztalatait és ügyfeleink elismeréseit egyaránt megosztjuk.
