Korábban már többször foglalkoztunk a folyamatautomatizáció egyes szeleteivel, pl. robotizációval , chatbotokkal vagy workflow rendszerrel, amelyek segítségével jellemzően kisebb, rövidebb folyamatokat – sőt, egyes vállalatok csak egy-két lépést – automatizáltak. A most induló cikksorozatunkban olyan megoldásokat mutatunk be, amelyek ezen technológiák összekapcsolódásával jönnek létre, és így lehetőséget adnak arra, hogy üzleti folyamatokat end-to-end jelleggel automatizáljanak. Ezeket a megoldásokat mind több vállalat alkalmazza sikeresen, ideje hát megismerni tapasztalataikat.

Trendek

Előtte egy kis kitekintés. A folyamatok automatizálásakor alkalmazott technikák folyamatosan fejlődnek, és különböző trendek figyelhetőek meg:

1. A valós folyamati végrehajtást kívánják a vállalatok megragadni. Erre ma már különböző eszközök állnak rendelkezésre: task mining, illetve process mining eszközök, amelyek a folyamatok digitális lenyomatai alapján tudják ezt megtenni. A céleszközök szállítói mellett több – eredetileg RPA, vagy ERP rendszer – szállító is kifejlesztette vagy éppen felvásárolta ezt a képességet. Jelen cikksorozatban ezzel a témával bővebben nem fogunk foglalkozni – ez nem a szorosan vett folyamatautomatizáció része, hanem az előfeltétele, hogy a folyamati lefutásokat ismerjük.
2. Az egyes folyamatautomatizálási eszközöket, így például az RPA-t, a workflow-t, OCR-t, esetlegesen valamilyen mesterségesintelligencia-eszközöket mind többször lehet akár natív módon is összekapcsolni, illetve itt is megjelentek azok a platformok, amelyek ezen képességeket biztosítani tudják. Itt is igaz az a régi igazság, hogy amelyik eszköz mindent tud, az nem feltétlenül élenjáró az egyes részterületeken – de a vállalatok szempontjából izgalmas iránynak ígérkezik ez. No és persze licencelésnél oda kell figyelni, mi is van a csomagban. Mindenesetre az eszközök szállítói is felismerték, hogy egyedül az ő eszközük kevés a teljes automatizáláshoz, az egyes lépések automatizálása pedig nem fogja a várt előnyöket biztosítani.
3. Sok vállalat futott bele abba, hogy a licencköltségek a folyamatautomatizációs eszközök jelentős részénél kifejezetten magasak. Erre az utóbbi években kétfajta válasz született: egyrészt az eszközök egy részénél az a mondás, hogy „citizen developerek” is tudják azokat fejleszteni. Másik oldalról megjelentek az open source eszközök (ami nem feltétlenül jelenti azt, hogy ne lenne licencdíj!), illetve az egyedi alkalmazásokat fejlesztő cégek. Mindkét iránynak megvannak a maga előnyei és hátrányai, több cég is váltott egyik megközelítésről a másikra – vállalva az átállás költségeit, folyamatok újra leképzését. Ezekkel itt bővebben szintén nem foglalkozunk.
4. Egyre több vállalat alakít ki hibrid IT infrastruktúrát: nem csak földi vagy felhős rendszereik vannak, hanem ezek kombinációja. A két világot integrálni kell tudni, amelyekre mind többféle megoldás létezik. Az alkalmazásintegráció szintén meghaladja e cikksorozat terjedelmét, itt azért hívjuk fel rá a figyelmet, mert sokszor nem jó (hanem inkább egyszerű) megoldások születnek ezek „integrálására” – éppen pont egy divatos RPA eszközzel.

Sokak fejében a folyamatok automatizálása és digitalizálása ugyanazt jelenti. Egy kis pontosítás ezzel kapcsolatban: a folyamatok digitalizálása alatt azok papírmentességét értjük, automatizálása alatt pedig a végrehajtásához szükséges élőmunka-igény kiváltását. A kettő között értelemszerűen van összefüggés, de mind a mai napig működnek úgy digitalizált folyamatok, hogy azok mögött jelentős élőmunka igény van. És azokról a megoldásokról nem is beszélve, amikor az ügyfél által elektronikusan beküldött anyagokat a szolgáltató első lépésben kinyomtatja, és úgy kezdi meg a feldolgozását…

Kezdhetünk?

Vágjunk is bele a folyamatok automatizálásába! Azaz, egész pontosan készüljünk fel rá. Mi is kell ehhez? A folyamatainkat és az IT rendszereinket vizsgáljuk meg!

Folyamatok esetén értelemszerűen meg kell nézni azok pontos lefutását: milyen inputokat használnak fel, milyen lépéseken keresztül zajlanak le, milyen átadási pontok vannak. Ezeket – ahogy azt már sokan és sokszor leírták, így mi is – érdemes finomhangolni, vagy akár alaposabban átgondolni, hogy automatizációnál ne a meglévő folyamatokat egy-az-egyben fejlesszük le, hanem vegyük figyelembe a kialakítandó rendszer adta lehetőségeket. Azaz például inputok esetén ne akarjuk OCR technikával beolvastatni társosztályok által előállított (esetleg még ki is nyomtatott) dokumentumokat, feljegyzéseket – helyette egyeztessünk velük, hogy SharePoint portálon egy formon, vagy akár egy előre egyeztetett Excel sablonban adják meg azon adatokat, amelyeket később a mi területünk dolgoz fel.

IT rendszereket is érdemes megvizsgálni, mielőtt belevágunk a folyamatok automatizálásába. Ehhez természetesen az IT terület a kulcs; ők tudják, hogy egy meglévő, mindenki által „szeretett” informatikai alkalmazást érdemes-e körbeépítenünk robotokkal, workflow rendszerekkel. Az is lehet, hogy az adott rendszer hamarosan kiváltásra kerül, vagy éppenséggel bír olyan funkciókkal, amelyeket eddig nem használt ki a vállalat – és azok élesítése stabil és jó megoldást jelentene. Ilyenkor persze a business case (és / vagy TCO) számításokat sem szabad megspórolni.

Ha ezen előkészítő lépésekkel megvagyunk, indulhat a projekt, folyamati scope kijelölése, folyamatok priorizálása stb. Ezekkel – elegánsan – nem foglalkozunk, hanem ugorjunk egy nagyot, és lássuk majd az egyes megvalósult jó példákat – a Menedzsment és Controlling Világ következő számaiban.

A szerző az IFUA Horváth vezető tanácsadója

Olvasson tovább a témáról az IFUA Horváth honlapján!

Szakértőink vállalati projektekben szerzett tapasztalatait és ügyfeleink elismeréseit egyaránt megosztjuk.