Sorra látnak napvilágot a robotizált folyamatautomatizálás (Robotic Process Automation, RPA) gyors karrierjéről szóló előrejelzések. A Global Market Insights szerint az RPA piac értéke 2024-re eléri az 5 milliárd dollárt. A Forrester kutató és tanácsadó cég meg arra számít, hogy 2021-re már több mint 4 millió robot végez majd irodai és adminisztratív munkát. Itt persze nem arra kell gondolni, hogy robotok ülnek majd az íróasztaloknál, hanem arra, hogy szoftverekkel automatizálnak olyan feladatokat, amelyeket korábban emberek végeztek el.

Hotel Christiania Teater, Oslo. Az árait robot auditálja
Fotó: Orjanarvola [CC BY-SA 4.0 (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0)], Wikimedia Commons

De nem csak a jövő fényes, hanem már a jelen is. Az RPA a legkülönbözőbb ágazatokban hódít a pénzügyi szektortól kezdve a szolgáltatásokon át az egészségügyig. Ennek bemutatására gyűjtöttünk össze 7 működő példát.

1. A frankfurti központú, 350 független szállodát egységes márka alatt tömörítő Worldhotel láncnál korábban manuálisan ellenőrizték, hogy a hotelek árszabása megfelelő és naprakész-e. Ez hotelenként 45 percet vett igénybe, az összes hotel esetében pedig akár 1 hónap is lehetett ez az időtartam. Most 28 naponta robot auditálja a hoteleket, s erről emaiben jelentést küld a Wordhotel account menedzserének és az auditált hotelnek is.
2. A University Hospitals Birminghamnél két különböző rendszerben követik a páciens állapotát és a kórházi betegrendeléseket. Ha elvesztenek egy beteget, a kórház nem kap erről automatikus értesítést, s emiatt nem törlődnek az előjegyzett rendelések. Korábban az 50000 pácienssel kapcsolatos állapotfrissítés egy teljes munkaidős dolgozó 6 havi munkájába került. Most viszont a robotizációnak köszönhetően már csak 2 hétig tart az adatbázis frissítése.
3. A Crete Carrier amerikai logisztikai és szállítmányozó vállalatnál a megrendelések szaporodásával párhozamosan egyre nehezebben és egyre több emberi munkával tudták csak megtervezni a gépjárművek útvonalát és időbeosztását. Külön gondot jelentettek a hétvégén beérkező megrendelések, mert az adminisztratív dolgozók hétvégén nem voltak bent a cégnél. Ezért több száz robotizált folyamatot alakítottak ki. Ma már 467 szoftverrobotot használnak, amelyek évi 13 ezer órát dolgoznak, s a munkájukat mindössze 3 ember felügyeli.
4. A Union Banknál a gazdasági fellendüléssel párhuzamosan megnőtt a hiteligénylések száma, és ezt emberi munkával nagyon nehezen tudták csak követni. Akár 15 napig is eltartott, amíg a munkatársak elektronikus formában megkapták a munkájukhoz szükséges dokumentumokat. Az egyszerűsítés érdekében kialakítottak egy központi tárhelyet, de külső szolgáltatást is igénybe vettek a dokumentumok beszkennelésére, és a szolgáltató ezeket egy különálló tárhelyre töltötte fel. Az ügyintézők munkáját megnehezítette, hogy két helyen is keresgélniük kellett. A bank ezért egy rendszerbe akarta gyűjteni a fájlokat, de a nagymennyiségű adatmigrációt manuálisan nehéz lett volna kivitelezni. Erre alkalmaztak RPA megoldást, amelynek köszönhetően napok alatt végeztek 800 ezer dokumentum egyetlen rendszerbe való integrálásával. Most már az ügyintézők pillanatok alatt hozzájuthatnak a keresett információhoz.
5. A Telefónica O2 brit telekommunikációs cég korábban úgy csökkentette a költségeit, hogy a back office feladatokat Indiába szervezte ki. Aztán elfogytak a kiszervezhető feladatok, és az indiai bérköltségek is emelkedtek. A cég tehát elkezdte felülvizsgálni a folyamatait, megszüntette azokat, amelyek nem jelentettek hozzáadott értéket, a többit pedig optimalizálta és egyszerűsítette. Mivel ez még mindig nem volt elegendő, a Telefónica O2 az RPA felé fordult. A London School of Economics 2015-ben készített tanulmánya idején havonta 400-500 ezer RPA tranzakciót végeztek több mint 160 szoftverrobottal, amelyek több száz alkalmazott munkáját vették át. A beruházás 12 hónap alatt megtérült, 3 évre számítva pedig 650-800% volt a ROI.
6. A finn OpusCapita postai és logisztikai szolgáltató az üzleti folyamatok hatékonyságát kívánta javítani RPA segítségével. A pilot projektre a bérszámfejtést szemelték ki, ahol először két folyamatot automatizáltak, az egyik az új belépőkhöz, a másik a fizetésváltozásokhoz kapcsolódott. Ezekkel a folyamatokkal a bérszámfejtés minden dolgozója napi 30-60 percig foglalkozott. A robot, amelyet Rogernek neveztek el, éjjel bejelentkezik a bérszámfejtő alkalmazásba, átnézi az új és a módosított adatokat, majd emailen megírja, hogy milyen hibákat talált, melyeket tudta kijavítani és mihez szükséges emberi beavatkozás. A pilot projekt óta az OpusCapita számos területen vezetett be RPA-t, és már az ügyfeleinek is kínálja szolgáltatásként.
7. A holland Royal DSM egészségügyi és élelmiszeripari cég a pénzügyi zárást gyorsította fel RPA segítségével. 60 szoftverrobotot állítottak be a manuálisan végzett zárási feladatok 89 %-ának kiváltására. A beruházás 9 hónap alatt megtérült, a pénzügyi zárás folyamata 15-ről 3 napra rövidült. Azóta 45 alkalmazott végezhet magasabb hozzáadott értékkel bíró feladatokat.

Itt talál információt arról, hogy melyek a robotizált folyamatautomatizálás bevezetésének leggyakoribb gyenge pontjai.