Egyre gyorsabban terjed a robotizált folyamatautomatizálás (RPA), ugyanakkor a vállalatok gyakran nem érik el vele a kívánt mértékű hatékonyságjavulást. Ennek okai – mások mellett – a következők lehetnek: az automatizálást területi és technológiai silókban végezték el; heterogén folyamatokkal és technológiával dolgoztak; a szervezet és a szervezeti kultúra nem változott; a folyamatláncot nem az elejétől a végéig (end-to-end) vizsgálták.
Márpedig a sikerhez elengedhetetlen a holisztikus megközelítés – ezt nevezzük intelligens folyamatautomatizálásnak. Ennek érdekében célszerű létrehozni egy Automatizálási Központot (Automation Center of Excellence, CoE), amely összefogja az intelligens folyamatautomatizálást a szervezetben.
Az Automatizálási Központ (AK) alakítja ki az automatizálási projektekhez a stratégiát. Az automatizálási feladatokhoz szükséges képességek, biztonsági előírások, legjobb gyakorlatok és más erőforrások ide tartoznak. Irányítását legtöbbször a CIO, a COO vagy a CFO látja el.
El kell dönteni, hogy az AK-t centralizáltan vagy decentralizáltan működtessük-e. Ez általában változik a különböző fejlettségi szinteken a központi modelltől kezdve a hibrid modellen át a decentralizált modellig.
A centralizált modellben az automatizálási képességek még nem terjedtek el széles körben, az erőforrások korlátozottak, a platformok és rendszerek a különböző funkcionális területeken szétszóródtak. A hibrid modellben több erőforrást osztanak szét és az automatizálási technológia egy vagy több funkcionális területhez kötődik. A decentralizált modell fejlettebb az előző kettőnél, a szükséges erőforrások rendelkezésre állnak, az egyes üzleti egységek platformjai és technológiái szervezettek és jól koordináltak.
Az AK létrehozása nem zárja ki, hogy az automatizálási kompetenciák az egyes részlegeknél maradjanak, ez a szervezeti modelltől függ. Ugyanakkor az AK átveszi az automatizálási projektek központi irányítását és harmonizálását.
Nézzük meg, hogyan illeszkedik az Automatizálási Központ a szervezetbe!
Fontos kérdés, hogy a vállalati stratégia hogyan bontható le az AK stratégiájára, illetve az AK hogyan járulhat hozzá a vállalati stratégia megvalósításához (pl. a hatékonyságjavulás elérése, az automatizációs technológiák kiválasztása).
Meg kell állapítani, hogy az intelligens folyamatautomatizálás milyen hatással van a szervezet egészének irányítására. Ehhez meg kell válaszolni a struktúrákkal, folyamatokkal, a szabályozási környezettel és a kommunikációval kapcsolatos kérdéseket.
El kell dönteni, hogy miként illesztjük be a szervezetbe az AK-t (centralizált vagy decentralizált, mi a felelősségi területe), és azt is definiálni kell, hogyan kapcsolódik a különböző részlegekhez.
Világosan meg kell határozni a folyamatautomatizálási eljárásokat a folyamat beazonosításától kezdve a fejlesztésen keresztül a működtetésig. Sablonokkal és dokumentációkkal kell támogatni a folyamatautomatizálás kontrollját. Az a cél, hogy olyan standardizált eljárást hozzunk létre, amely biztosítja a robotok karbantartását, stabil működését.
Az AK csapatának meghatározó szerepe van az automatizálási technológiák implementálásában. Ezért változásvezetési és technológiai szakemberekből kell állnia. Biztosítani kell a szükséges képzést ahhoz, hogy a munkatársak önállóan tudják támogatni az intelligens folyamatautomatizálás elterjesztését a szervezetben.
Az intelligens folyamatautomatizálás alappillére a helyes technológiai architektúra. Minden újabb folyamatautomatizálás erre épül majd. Az új technológiák megismerése, a beszállítók és a licencek menedzselése szükséges a már meglévő és az új alkalmazások egyensúlyának kialakításához.
A roadmap a lépésről lépésre kialakított stratégia intézkedéseinek összegzése, és ezáltal támogatja a stratégiai célok megvalósítását. Leírja az intelligens folyamatautomatizálás fokozatos fejlesztését és kiterjesztését.
Jelenleg még kevés magyar vállalatnál van jelen az Automatizálási Központ, és ahol megtalálható, ott elsősorban centralizált megoldásként működik. (Robotizációs központok lényegesen több szervezetben léteznek, de ha „az egyetlen eszközük a robot”, akkor még nem beszélhetünk igazán automatizálásról, csak robotizációról.)
A kevés számú példa oka, hogy egyelőre kevesen alkalmazzák az alternatív folyamatautomatizálási (vagy egyéb automatizálási) megoldásokat, mint versengő megoldásokat. Hiszen ezek egymást helyettesíthetik: workflow vagy más kollaborációs eszközzel bizonyos, robottól elvárt feladatot hatékonyabban és eredményesebben lehet végrehajtani, főleg, ha a szervezet már alkalmazza ezen alternatív automatizálási megoldásokat, azok ismertek a munkatársak számára.
A centralizált szervezeti megoldás elsősorban abból fakad, hogy – egyelőre – kevés a robothoz és más automatizálási technikához értő szakember; így azt a keveset nehéz lenne szervezeten belül szétosztani. (Természetesen a jellemző magyar vállalati méretek is szerepet játszanak.) Egy centralizált megoldásnál nagyon fontos, hogy tiszta módszertannal rendelkezzenek: mi alapján választják ki, mely folyamatot fogják automatizálni (esetleg egy folyamatszervezés után vagy bizonyos feltételek teljesülése esetén), és azokat milyen sorrendben. Erre léteznek különböző scoring modellek; van, aki a tulajdonosi elvárásoknak megfelelően ROI alapján hoz döntést, van, ahol a megtakarítási potenciál és ügyfélélmény növelése van a központban. Ennek hiányában sok energia és értékes idő arra megy el, hogy a központ egyeztet a szervezet különböző szereplőivel, terveket készít saját munkájára, de azokat nem tudja végrehajtani. S mindenhol nő a frusztráció.
A nagyméretű külföldi vállalatok magyar leányvállalatai esetén fordul elő, hogy decentralizált (vagy hibrid) modelleket alkalmaznak. Ennek oka részben az, hogy a korábbi centralizált működéssel negatív tapasztaltokat szereztek: messze voltak a központtól, kommunikációs nehézségek voltak, a folyamat felmérése és újraszervezése nem tudott megtörténni, illetve nem értették a folyton változó prioritási sorrendeket („miért került a mi folyamatunk a lista végére?”). De az is előfordul, hogy párhuzamosan fejlődtek ki az egymás mellett működő automatizációs (vagy robotizációs) központok egy cégcsoporton belül, és a szervezet most próbálja ezeket összehangolni. Így a kínai, indiai, észak-amerikai, illetve az EMEA régióban (pl. hazánkban) működő, evolutív módon kialakult központok módszereit, alkalmazott eszközeit próbálják összehangolni.
A jövő kérdése nem az, hogy folyamatautomatizációval foglalkoznak-e majd a szervezetek, hanem az, hogy ezt mennyire hatékonyan és eredményesen tudják megtenni. Ehhez egy jól kitalált, jól működtetett Automatizálási Központ elengedhetetlen.
A szerző az IFUA Horváth & Partners vezető tanácsadója
A cikk Beuckes, T. / Liesert, H.: „Beyond RPA: Intelligente Prozessautomatisierung“ című cikkének felhasználásával készült.
