Hogy válaszoljunk az unalomig ismert kérdésre: nem, nem veszi el. Mármint a robot a munkánkat. Hanem segíti. Elvégzi helyettünk az unalmas, ismétlődő feladatokat. Egy controllert idézve: a robot arra jó, hogy elmehessünk kávézni. Azért mondta ezt, mert ha elindítja a robotot, kb. 10 percig az foglalja le a számítógépét. És ő kávézik, ahelyett, hogy 4 órán át vacakolna azzal, ami a robotnak 10 percig tart.
A robotizált folyamatautomatizálás (RPA) sokkal több dologra alkalmazható a controllingban, mint gondolnánk. Vegyünk néhány példát!
Előrejelzéshez sok embertől kell információt beszereznünk. Ez mechanikus, ugyanakkor nagy precizitást igénylő feladat. Nekünk unalmas és könnyebben hibázunk, mint a robot. Bízzuk inkább rá!
A robot belép a reporting rendszerbe, táblázatban kiveszi a jelenlegi helyzetet és az utolsó riportot, ha kell, több rendszerből is összeszedi az adatokat. A táblázatot elküldi az érintett vezetőknek – mindenkinek a sajátját -, ők beírják az új forecastot a táblázatba és visszaküldik. A robot ebből beolvassa az adatokat a riporting rendszerbe, és előáll az új riport. A robot monitorozza is, hogy ki az, aki már kitöltötte a táblázatot és ki az, aki nem. Utóbbiakat figyelmezteti. A legtöbb riporting rendszerbe bele lehet fejleszteni ezt.
Sok helyen az SAP-val hozzák össze a robotot. Bármelyik modullal meg lehet ezt tenni. A robot az SAP-ból kiemeli a költséghely terv- tény- és várható adatait, beteszi táblázatba, s az illetékes vezetőt megkéri, hogy egy napon belül írja be a jövő évi javaslatait.
A robot konzisztencia-vizsgálatot is végez, van-e elütés, ellentmondás. Ezzel robot nélkül sok controller foglalkozna, bizonyos időszakokban akár hónapokon keresztül.
A belső rendelések, például a projektek kalkulációját az informatikai rendszeren belül vezetik zárt struktúrában. Ha kötnek egy új szerződést, vagy ha jön egy számla, akkor beírják, de minden hónapban kell csinálni zárást. A készültséget a projekt vezetője tudja megmondani. Zárás előtt a robot kiküldi a projektvezetőnek a projekt érvényes kalkulációját és a kapcsolódó dokumentumokat, amelyekben át tudják tekinteni, hol áll a projekt. Módosíthatják a készültségi mutatókat, majd a visszaküldött készültségi jelentést a robot betölti a rendszerbe, amely összesíti az új aktív, passzív elhatárolásokat és az időszak végi befejezetlen állományt.
Vannak projektek, amelyeket régen le kellett volna zárni, nincs rajtuk könyvelés. A zárás azonban tolódik, és egyszer csak ráömlik a rengeteg munka a controllerekre. Egy erre szolgáló robot azonban észreveszi, ha van olyan projektszám, amelyen régóta nincs könyvelés és megkérdezi az illetékes vezetőt, vége van-e a projektnek, figyelmeztet az adminisztrációs elmaradásokra.
Ha a rendszeren belül eltérések vannak, például ha egy ügyfél nem fizetett, azt a robot észreveszi. Figyeli, kinek az ügyfelével van ilyen probléma, s üzenetet küld a felelős értékesítőnek, hogy intézkedjen.
Látszik, hogy a robotok a controllereknek nagyon sok mindenben tudnak segítséget nyújtani. Olyanok ők, mint egy gyakornok, akire az ismétlődő rutinfeladatokat lehet rábízni. Akit a controllernek kell betanítania és felügyelnie. S akiknek hála a controllernek több ideje marad érdemi munkára.
Ugyanakkor tény, hogy nem a robotok jelentik a tökéletes megoldást. Például nyilvánvalóan jobb egy folyamataiban integrált egységes adatbázis, mint ha több különböző nyilvántartásból robottal gyűjtjük össze a szükséges adatokat. De a cégek tele vannak tökéletlen rendszerekkel, amelyek tökéletessé varázslása rengeteg pénzt és energiát emésztene fel, ami nem mindig érné meg.
A kérdés már csak az, hogy mikor oldhatom meg a problémámat robottal és mikor nem. Mert ha rossz folyamatokat robotizálok, akkor ez csak elfedi a bajokat. Például ha rossz, túlbürokratizált tervezési folyamatot támogatok robottal, akkor lehet, hogy csak fenntartok egy olyan rendszert, amely magától már összeomlott volna. A robot bekéri a felesleges adatokat, egyre több felszólítást küld, az emberek egyre jobban utálják a rendszert, hasraütésszerű adatokat adnak meg stb. Az elkészült terv pedig használhatatlan lesz.
Ahogy egy gyakornokot sem helyes értelmetlen feladatokkal megbízni, úgy a robottal sem célszerű ezt tenni. Mielőtt tehát belefognánk a robotizált folyamatautomatizálásba, meg kell vizsgálnunk magát a folyamatot.
A szerző az IFUA Horváth & Partners vezető tanácsadója
