Az előző hónapban megjelent cikkünkhöz hasonlóan a következő példánk is a Deutsche Post DHL csoportra vonatkozik. Sok olyan küldeményt adnak fel, amelyek során vámot kell fizetni. Ezt vagy a feladónak, vagy a vevőnek kell megfizetnie – a köztük lévő megállapodás alapján. Aki otthonosan mozog az INCOTERMS világában, az ismeri, hogy ezek a DTP vagy DAP (ezt a DHL terminológiája DTU-nak nevezi) klauzula szerinti megállapodások.

Mivel csak Svájcban naponta kb. 2500 db DTP és 2000 db DTU küldeményt kezelnek (250 munkanappal számolva összesen évente kb. 1.125.000 darab küldeményt jelent), ezért fontos volt, hogy ezek feldolgozását a csoport automatizálja.

A küldemények adatai egy Oracle rendszerben indultak el, ez indította el a munkafolyamatot a bizagi szoftverében. Ehhez a vállalat beolvasta a küldemények adatait, amelyeket az ABBY rendszere segített feldolgozni (validálást is beleértve). Természetesen az OCR technológiának vannak korlátai, így még a legfejlettebbekkel sem dolgozható fel minden adat. Ezen küldeményadatokat a bizagi workflow rendszere munkatársakhoz osztotta ki. Amikor az adatok rendelkezésre álltak (akár az OCR beolvasás-feldolgozás volt sikeres, akár a munkatársak pontosították az adatokat), az adatok bekerültek a vállalat Oracle rendszerébe, és onnan kerültek kiszámlázásra, könyvelésre és lezárásra.

Ezzel a megoldással a vállalat a DTP küldemények esetén 95%-os automatizálási arányt ért el, azaz a küldemények csak 5%-a esetében kell a munkatársaknak aktív szerepet játszani – a többit intézik a „gépek”.

A szerző az IFUA Horváth vezető tanácsadója

Olvasson tovább a témáról az IFUA Horváth honlapján!

Szakértőink vállalati projektekben szerzett tapasztalatait és ügyfeleink elismeréseit egyaránt megosztjuk.