5-10 perc jelentős idő egy adategyeztetésnél, hát még ha 12 ezer ilyet kell elvégezni havonta. Pontosan ez volt a helyzet a Microsoft esetében egy-egy ügyfél hitelstátusának lekérdezésével, mielőtt chatbotot alkalmaztak volna erre a feladatra. Most már nem percben, hanem másodpercben számítják az ehhez szükséges időt, miközben a mérőszám ugyanannyi (5-10) maradt.

Kép: Jeffrey Blum / Unsplash

Könnyű a Microsoftnak, megengedheti magának az effajta automatizálást - gondolhatnánk. De tévednénk. Erre a szintre eljutni nem egyszerűen pénzkérdés. Sokkal inkább a szisztematikus, átgondolt építkezés a siker kulcsa. És ezt bárki eltanulhatja a szoftveróriástól.

A Microsoft pénzügyi szervezetének digitális átalakítását Reto Wiprächtiger, a svájci Microsoft GmbH Group Finance Managere írta meg a német Controlling folyóiratban. Négy fő lépést különített el a „Digital Journey” során. Vegyük sorra ezeket!

Digital Journey to Modern Finance

1. One Finance – End-to-End folyamatokkal

Mindennek az alapja a „One Finance”, a CFO terület feladatainak centralizálása, a hatékonyság megteremtése, a közös pénzügyi szolgáltató központok, az SSC-k felépítése volt. Minden nagytömegű tranzakciót kezelő és szabványosítható pénzügyi folyamat integrált, End-to-End folyamatok részévé vált, konszernszinten egységesített adatmodellekre, szabályokra, valamint rendszerarchitektúrára épül. Nekünk is ezt kell kialakítanunk megfelelő hatásfokkal, mert ettől függ a teljes pénzügyi háttér hatékony kontrollja. Amíg sokféle rendszerben, sokféle módon és sokféle helyen, párhuzamosan könyvelünk, addig nem tudunk továbblépni a digitális utazás következő állomáshelyére.

2. Core Finance – Single Master Data Source

Az adatok standardizálása érdekében létre kell hoznunk a data lake-et. Egységes fogalmi keretekre, egyetlen adatforrásra van szükségünk – ezt heterogén alapokra építeni nem lehet. Az egyes elemeket egymás után, megfelelő sorrendben kell a helyére rakni.

A vállalat adatbázisát folyamatosan tisztán kell tartani, mert ezzel alapozzuk meg a digitális transformációt, a „single source of truth” koncepciót és a business intelligence/analytics hibátlan használatát.

3. Better Insight – elemzések demokratizálása

Ha megvan a data lake, erre már ráépíthetünk egy felhasználóbarát, intelligens és önkiszolgáló BI eszközt, amely képessé teszi a nem-controller felhasználókat arra, hogy viszonylag kevés ismerettel ad-hoc elemzéseket hajtsanak végre. Ezáltal lehetővé válik az elemzések, a folyamatok demokratizálása és az adatalapú döntéshozatal. Ebben a fázisban végérvényesen átalakul a controller szerepe: az adatgyűjtő és -feldolgozóból átlép az üzleti partner szolgáltató szerepébe (business partnering).

4. Modern Finance – a legújabb technológiák kiaknázása a versenyképesség és a hatékonyság érdekében

A modern finance a CFO terület jövője, amelyet a vállalat minden területét érintő kooperáció jellemez. Új és új digitalizációs kezdeményezések javítják a vállalat versenyképességét, hatékonyságát. Wiprächtiger négy területet különít el ebben a témában. Az első a teljesen egységes reporting – ezt globális rendszerekkel oldják meg. A második a predikció központosítása, ehhez a gépi tanulást is bevetik. A harmadik a Business Process Automation. A Microsoft tehát nem csak egyszerűen a robotizált folyamatautomatizálást (Robotic Process Automation, RPA) preferálja, vagyis nem a meglévő folyamatokat végezteti robottal, hanem átalakítja a folyamatokat a megfelelő automatizálás érdekében. A negyediket pedig a compliance területen végzett predikció (compliance predictive analytics) és kontrollrendszerek jelentik.

A modern finance CFO csapata

Nem kell külön hangsúlyozni, hogy a modern finance CFO szervezete szinte mindenben különbözik a múlt században megszokott funkcionális tagolástól. Ez az egyik vállalati terület, amelyet a digitalizáció a legmélyebben érint, ezért nem kerülheti el, hogy új munkakörök, egységek jöjjenek létre. Az E2E folyamatok mentén az egész vállalatra kiterjedő kooperáció átjárhatóvá teszi a CFO terület szervezeti határait. A pénzügyi szervezet tagjai egyre nagyobb arányban végeznek tanácsadási és változáskezelési munkát. A hierarchikus struktúrák nagy részét földrajzi helytől független, autonóm és hálózatos együttműködési formák váltják fel.
A digitalizáció miatt megváltozik a munkamegosztás. Vannak, akik felügyelik a működést, vannak, akik a végrehajtással foglalkoznak, s vannak, akik létrehozzák a rendszereket. Az új szerkezetben már nincsenek főosztályok és osztályok, csak szerepek, munkakörök, teamek és projektek vannak. Arról, hogy milyen egy digitalizált, globális CFO-szervezet, egy korábbi cikkemben írtam Hatalmas változás előtt a CFO szervezet címmel.

A CFO csapat munkatársai teljesen új kihívással szembesülnek. A legtöbb standardizálható feladat megszűnik, a home office, a projekt és a virtuális közösség a mindennapok részévé válik, a távmunka feloldja a csapat belső kohézióját és a magánélet határait. A virtuális közösség tartós jelleggel nem pótolja a munkatársak közötti érzelmi kötődést, megkopik a csapatidentitás, ami a vezetőket szokatlan feladat elé állítja: az általuk támogatott munkatársaknál el kell érjék, hogy magukat vállalkozónak tekintsék, aki folyamatosan érzi munkája fontosságát és hatását, vagyis értelmet talál munkájában.

Mint láttuk, a titok megfejtése valójában borzasztóan egyszerű: az egyes építőköveket sorban, szisztematikusan kell egymásra rakni. Átgondoltan, nem kapkodva. A Microsoftnak is 10 évig tartott, amíg ide eljutott. A legtöbb cég ettől az eredménytől még messze van, de ez csak annyit jelent, hogy ideje elkezdeni az építkezést. Szisztematikusan, lépésről lépésre, sorban. Végállapot nincs; a future finance világában mindig lesznek új digitális kezdeményezések a CFO terület - ha nem is csodálatos, de különleges és embert próbáló - utazásán.

A szerző az IFUA Horváth & Partners ügyvezetője

Olvasson tovább a témáról az IFUA Horváth honlapján!

Szakértőink vállalati projektekben szerzett tapasztalatait és ügyfeleink elismeréseit egyaránt megosztjuk.