Signavio: S/4 mellé a legjobb gyakorlatok ajándékba

Horváth Gergő – Pásztor Dávid - Vári Attila – Vida Gábor
2022. január 19.

Az S/4 bevezetést nem technológiai kényszerből kell megcsinálni. Valójában azért érdemes, hogy a legjobb gyakorlatok szerint alakítsuk ki a folyamatainkat. És ez utóbbiban segít a Signavio, amelyet szokatlanul hatalmas összegért vásárolt fel az SAP. Szerintünk azért, mert forradalmasította a rendszerbevezetések megvalósítását.

Ismerős-e a jelenség, hogy bár a cégnél léteznek policy-k, ezeket nem tartják be? Nem szándékosan, csak éppen megfeledkezve róluk, a megszokásoknak engedelmeskedve.

Kép: Sajad Nori/Unsplash

 

Vegyük példának a vevői rendeléseket. Ezekre minden cégnél van kockázatpolicy. Ellenőrizni kell, hogy van-e tartozása a vevőnek, s ha a megengedettnél nagyobb van, akkor nem szabad szállítani neki, vagy csak rövidebb fizetési határidővel stb. A megrendelést mégis rögzíti a sales, elindítják a gyártást, a szállítást, majd utólag valaki rájön, hogy nem kellett volna. Mert az ellenőrzés nincs megkerülhetetlenül beépítve a folyamatba, az SAP-ba. Nem az SAP vezérli a folyamatot, hanem az emberek, a megszokás vagy a hagyomány alapján. Az SAP-ban csak adminisztrálnak. Néha később. Néha hiányosan, vagy nem is jó helyen.

Lehet, hogy az SAP jól van beállítva, és amikor az informatikust megkérdezik, hogy működik-e ez a folyamat, azt válaszolja, hogy persze, működik. Csak éppen nem használja senki. Vagy nem úgy használja. Azt hisszük, hogy egy sztenderd folyamattal működünk, de a valóságban inkább a kivételek, az egyedi esetek dominálnak.

Ha viszont ezeket a folyamatokat jól leképezték volna az SAP-ban, akkor ezek a tiltások, korlátozások automatikusan érvényesülnének. Az SAP-rendszer eleve magasabb árat ad vagy nem engedi a vevői rendelést, a szállítólevelet létrehozni. Az SAP-ban továbbra is „mindent lehet”. A cél az, hogy a legjobb iparági folyamatot tudjuk magunkénak, a lehető legkevesebb kivételkezeléssel.
De hogy jutunk el a legjobb folyamathoz? A régi módszer szerint felmérjük a jelenlegi folyamatokat (as-is) és egy kicsit alakítjuk. Ez több a semminél, de nem az igazi. A szakembereink, különösen az informatikusok nem szívesen változtatnak, könnyebb a megszokotthoz közel tartani az új folyamatokat. Népszerűbb dolog könnyebben használhatóvá tenni a meglévő folyamatot, mint megváltoztatni azt a legjobb gyakorlatok mentén. Ilyen módon tehát elmozdulunk ugyan a legjobb gyakorlatok felé, mégis közel maradunk a jelenlegi állapothoz.

Ide nekem a legjobb gyakorlatokat!

Sokkal célravezetőbb az általános és iparági legjobb gyakorlatokból kiindulni. Azzal kezdeni, hogy ez a folyamat így tud a legjobban működni, és a kérdés az, hogy mit kell megváltoztatni.

A Signavio pedig új alapokra helyezte azt, hogy hogyan tudunk a best practice-ekből kiindulni. Tartalmazza a legjobb gyakorlatokat az SAP-felhasználók köréből, illetve azokat a folyamatpéldákat, amelyeket mi, a Horváth csoport szakértői tartunk a legjobbaknak. Láthatóak a különböző üzleti folyamatok, vannak kész folyamatábrák, az egyes folyamatokhoz részletes leírások, ki végzi, milyen input kell stb. Tekintsünk rá úgy, mint egy hatalmas folyamati adatbázisra. Ráadásként a dokumentáció is gyors és egyszerű, nem kell újat modellezni, csak kiigazítani a legjobb gyakorlatot a mi specialitásunkkal.

Kulcs az integráció

A Signavio képes az összes üzleti folyamat holisztikus elemzésére. A benne lévő folyamatmodellek ugyanis többszintű modellek. Ezáltal biztosítja, hogy minden folyamat le legyen fedve az elejétől a végéig (end-to-end). Ez azért fontos, mert ha nem így állunk hozzá, akkor előfordulhat, hogy megcsináljuk a részletes beállítási terveket az egyes modulokra, de nincs az egész fölött egy olyan end-to-end folyamat (maga az üzleti elgondolás), amely keretbe foglalná őket. Így előfordulhat, hogy valami azért nem működik, mert az előzménye nem működik. Például egy bejövő számla nem kerül automatikusan kifizetésre, ha a teljesítésigazolás és a megrendelés (PO) nincs benne a rendszerben.
Azok a vállalatok tehát, amelyek az SAP-tól jobb működést várnak, ne bízzák csak a fejlesztőkre az S/4 bevezetését, mert félő, hogy a régi folyamatainkat fogják beleerőszakolni az új rendszerbe. És csak egy kicsit kényelmesebbé, gyorsabbá, korszerűbbé teszik a rendszereket. De így hosszú távra konzerválni fogják a régi folyamatokat, érdemi hatékonyságjavulás nélkül. Regényeket lehetne írni arról, hogyan történt meg már ez számos vállalatnál.
CEO-k, CFO-k, ragaszkodjatok a legjobb gyakorlatokhoz!

Szerzők:
Vári Attila, az IFUA partnere
Vida Gábor, az IFUA partnere
Horváth Gergő, az IFUA vezető tanácsadója
Pásztor Dávid, az IFUA vezető tanácsadója