Magyarországon az első SAP S/4HANA bevezetést a Normbenz Kft-nél végezték, amely a magyarországi és szlovákiai LUKOIL töltőállomások üzemeltetője. A tapasztalatokról Natalia Pirozhkova pénzügyi igazgatót és Porcsalmy Imre IT igazgatót kérdeztük.
– Miért döntöttek az S/4HANA mellett?
P. I.: Le akartuk cserélni a régi SAP R3-as rendszerünket, és ha már váltunk, akkor a legmodernebbet akartuk. Ráadásul az SAP-nél megígérték, hogy minden lehetséges támogatást megadnak. Ez egyfajta referenciamunka volt számukra.
– A korábbi SAP rendszereknél voltak szigorú standardok a folyamatokra, amelyektől nem volt célszerű eltérni. Az S/4HANA viszont nyitott, nincsenek ilyen standardok. Hogyan alakították ki a folyamataikat?
P.I.: Opciókat kaptunk arra, hogyan vigyük át a folyamatokat a régi rendszerből az újba. Nem mondom, hogy könnyű volt, de nehezebb sem volt annál, mint amikor régebbi rendszerek között kellett transzfert végeznünk.
N.P.: Nem igazán kellett magunknak kialakítani a folyamatokat. A projekt kezdetén definiáltuk a korábban használt folyamatokat, és ezt az SAP tanácsadók felülvizsgálták. Az volt a célunk, hogy ne nagyon térjünk el a régi folyamatoktól, mert így egyszerűbb volt az átállás. El akartuk kerülni, hogy hatalmas képzési költségeink legyenek. Mivel ez volt az országban az első S/4HANA bevezetés, minden támogatást megkaptunk az SAP-s tanácsadóktól. A mi cégünknek nem nagyon kellett kifejlesztenie semmit.
P.I.: Az S/4HANA-hoz vannak előre definiált folyamatok, és ezeket mi használhattuk. Emellett ragaszkodtunk ahhoz, hogy a standard SAP-s megoldásokat alkalmazzuk. Ez a két tényező leegyszerűsítette az implementációt. Nem valami lehetetlen dolog R3-ról átállni S/4HANA-ra.
– Vagyis a bevezetés folyamata nem nagyon különbözött a korábbiaktól?
N.P.: A folyamat nem, csak az időzítés. Sokkal kevesebb időt töltöttünk a teszteléssel és a testre szabással. Az alapvető kritikus üzleti funkciókkal kezdtünk, és nem titok, hogy még mindig történnek bizonyos fejlesztések. Tavaly március 1-jén kezdtük el használni a rendszert. Egyrészt teljesen új folyamatokat fejlesztünk, másrészt régebbi folyamatokat teszünk hatékonyabbá, illetve hozzáigazítjuk az új rendszerhez. Ez folyamatos munka. Kihívást jelent, hogy két országra – Magyarországra és Szlovákiára – kell kialakítani a rendszert.
– Mi adja a nehézséget?
N.P.: A jogszabályi eltérések. Természetesen van csoportszintű beszámolás, ami egységes. De ezzel párhuzamosan a két országra külön-külön kell készítenünk jelentéseket, és például az adókulcsok, a jövedéki elszámolás különbözőek.
– Milyen tapasztalataik vannak a HANA adatbázissal?
P.I.: Lényeges különbség a gyorsaság. Ez számunkra elsősorban a felhasználói élmény miatt fontos. Szintén a felhasználói élményt javítja a Fiori kezelőfelület. A menedzsment tagjai a telefonjukról is elérik a rendszert. Felhasználóbarát a felület, nem kell tudni tranzakció kódokat, úgy lehet használni a rendszert, mint az internetet. Nem kell külön megtanulni.
– Milyen modulokat használnak? Csak az S/4HANA Finance-t, vagy mást is?
P.I.: Minden olyan modult használunk, amelyik az R3 rendszerünkben megvolt. Finance, projekt menedzsment, anyaggazdálkodás stb.
– Natalia, mennyiben változott meg a munkája az új rendszerrel?
N.P.: Csak részletekben van különbség. Pénzügy, controlling, könyvelés szempontjából a folyamatok ugyanolyanok. De az új rendszernek vannak új funkciói, sajátosságai. Az első néhány hónapban az volt a tanácsadók feladata, hogy bizonyos dolgokat tisztázzanak. Hogyan kezel a rendszer egyes tranzakciókat, amelyek ugyanolyannak látszanak, de a háttérben másképp működhetnek? Ez folyamatos tanulást jelent a számunkra. Kedvező, hogy a válaszadási idő lerövidült, nincs időpazarlás. Vannak olyan apróságok, amelyek megkönnyítik az életünket.
– A „single source of truth” megvalósult? Az adatok valóban azonosak a könyvelésben és a controllingban, és egyáltalán, a rendszer minden pontján?
– Alapvetően ez a cél, de korábban is ez volt. A fő rendszereink ezt teljesítik, a controlling és a könyvelés alapvetően egyforma adatokkal dolgozik. Vannak azonban különálló rendszereink, hiszen van egy kereskedelmi hálózatunk. A kereskedelmi rendszerek interface-en keresztül kapcsolódnak a fő rendszerhez. A célunk az, hogy a kereskedelmi adatfolyamot (data flow) is könnyebben, gyorsabban irányíthassuk.
– Van más fontos fejlesztés is folyamatban?
N.P.: Bár a controlling modult használjuk már, a tervezés rész még hiányzik. A teljes tervezési és költségvetési ciklus kialakításra vár. A megvalósításra több opciót is vizsgálunk.