Frusztrálja, hogy a kötelező beszámolókhoz Excel táblákat szerezzen a társosztályoktól? Hogy manuálisan rögzítse a maga Exceljeibe? Hogy a leadás előtti pillanatokban változásokat vezessen át a Wordben? Inkább a háttérelemzésekre koncentrálna? Ha igen, érdemes megismernie a disclosure management módszertant, annak eszközrendszereit.

Kihívások a beszámolók összeállítása során

A pénzügyi terület és a controlling munkájának megítélését nagyban meghatározza az általuk elkészített beszámolók minősége és gyorsasága, legyen szó akár külső, akár belső kimutatásokról. A vállalat hitelessége szempontjából kiemelten fontos, hogy a befektetők időben jussanak hozzá a megfelelő információkhoz, és a menedzsment számára is az az érték, ha minél hamarabb megkapják a kötelező éves, negyedéves tőzsdei beszámolókat. Azonban ha hiba csúszik a beszámolókészítő gépezetbe, az a controller vagy akár az egész vállalat jó hírnevébe is kerül.

Buktatóból pedig akad bőven:     

• a beszámoló elkészítéséhez szükséges tartalmakat, információkat különböző, más működési frekvencián lévő társosztályoktól, társterületekről kell beszerezni,
• a csak Excel támogatás okán sok és elhagyhatatlan a manuális beavatkozás,
• a beszámolókészítésre rendszerint használt MS Office eszközökben (Excel, Word, PowerPoint) nincs verziókezelés,
• nincs workflow támogatás,
• az utolsó pillanatban bekövetkező változások átvezetése hosszadalmas és bizonytalan (hibázási lehetőséget hordoz magában),
• mindezek következtében nem marad idő az értékteremtő elemzésekre, tehát a controlleri munka egyszerű adat-összeállító feladattá silányul.

Ezek a kihívások, problémák hatványozottan fennállnak, ha a vállalat IFRS szerinti beszámolást is alkalmaz, illetve ha a vállalati egyedi beszámolók is IFRS szerint készülnek. A nemzetközi standardok ugyanis sokkal több információszolgáltatási kötelezettséget írnak elő a magyar számviteli szabályoknál (pl. részletesebb kiegészítő melléklet, különböző becslési eljárások), s emiatt még több szakterületet kell bevonni a zárási folyamatba.

A controllernek tehát olyan módszer és eszköz kell a kezébe, amellyel a Word és PowerPoint alapú beszámolás adat-összeállító részét a lehető leghatékonyabb, hiba nélküli, gördülő gépezetté tudja alakítani, hogy az értékteremtő elemzésekre kerülhessen a hangsúly.

Út a reporting gyár felé, disclosure management módszertan a gyakorlatban

Ezekre a kihívásokra ad választ a disclosure management módszertan, amely számos vállalat beszámolás-összeállítási folyamatát gyorsítja meg biztonságos keretek között. Számos vezető nagyvállalat alkalmaz sikeresen disclosure management eszközt a beszámolói előállítására, ezek közül a Gartner Magic Quadrant (2016) elemzése szerint az IBM és az SAP terméke piacvezető, de ezeken túl is érhetők el megoldások. Ha a szervezeti egység felismeri, hogy a beszámoló-összeállítás a szervezeti feszültség / információ szolgáltatás arányában vesztésre áll, akkor már rövid idő alatt látványos eredmények mutathatók fel.

Egyik hazai ügyfelünknél a disclosure management eszköz bevezetésével egy hosszútávon hasznosítható megoldást építettünk fel a pénzügyi területek riportjainak összeállítására, fenntartására. Kiindulásképpen feltérképeztük a beszámoló elkészítésének fő folyamatlépéseit, a kapcsolódó felelősségi köröket és a használt IT rendszereket. A jelenlegi folyamat, feladat- és felelősség elhatárolás alapján építettük fel a beszámolót a disclosure management eszközben.

Elsődlegesen technológiai irányú optimalizációt kellett igazolnunk, így a kiválasztott Word és PowerPoint alapú beszámoló eredeti struktúráját képeztük le, és a beszámolók tipikus elemeit (pl.: táblázat, grafikon, Excelből szövegbe hivatkozott adat, stb.) építettük fel, automatizáltuk a disclosure management eszközben. A beszámolási folyamatot leíró workflow, az IT rendszerekből hivatkozott változók és a definiált ellenőrző szabályok mind azt segítették elő, hogy a beszámolók gyorsabban, biztonságosabban, hibák nélkül állhassanak elő. Az egyik legfontosabb változás a beszámolási folyamatban, hogy a korábban manuálisan összeállított PowerPoint beszámolót is automatizáltuk, így egyetlen frissítéssel előáll az Excelre épített, aktualizált PowerPoint riport, nincs többé szükség a grafikonok manuális beszúrására.

A bevezetés kiemelt fontosságú eleme a kompetencia transzfer / tréning, amelynek keretében a felhasználók típuspéldák mentén elsajátítják az eszköz használatát. Akkor tud hatékonyan működni a beszámoló összeállítási folyamat, a reporting gyár, ha a felhasználók megismerik a módszer és az eszköz képességeit, és a jövőben ezeket kihasználva építik fel a beszámolókat.

A bevezetett disclosure management eszköz átlátható képet ad a vezetőnek, aki a beszámolásért felel. Támogatja a beszámoló összeállítását végző kollégákat a beszámolók automatizált, határidőre történő összeállításában és módosításában, a manuális hibák kiszűrésében, az „egy igazság” elvének érvényesítésében, valamint a biztonságos adattovábbításban.

A projektnek köszönhetően a beszámolási folyamatban elért legfőbb eredmények:

• Átültethetők, továbbfejleszthetők és fenntarthatók a beszámolók. Egy hónap alatt a kiválasztott beszámoló előállítási folyamatot felmértük, és ezt a beszámolót építettük fel a disclosure management eszközben az ügyféllel közösen.
• Az új eszköz elsajátítása megvalósult. Két félnapos tréning keretében a junior controllerek megismerték a disclosure management eszközt és elsajátították azt a tudást, amelynek segítségével a jövőben önállóan elő tudják állítani a riportot az eszközben.
• Hosszú távú, rugalmas megoldás. A projekt eredményei bizonyították, hogy a disclosure management hosszútávon hasznosítható megoldás a pénzügyi területek riportjainak összeállítására.

A beszámolási folyamatok fejlesztése pedig nem áll meg az éves beszámolónál, a projekt tapasztalatai alapján a vállalat számos további beszámoláskészítési folyamata is hatékonyan támogatható disclosure management módszertannal. Így alakulhat át a teljes vállalat beszámolási folyamata gördülő gépezetté.

Nagy Annamária az IFUA Horváth & Partners vezető tanácsadója

Tamás Adrienn az IFUA Horváth & Partners tanácsadója

Havas Levente az IFUA Horváth & Partners principálisa