Az AutoPro interjúja Vári Attilával, az IFUA Horváth & Partners vezető tanácsadójával a 2015. március 3-án rendezendő „Open book kalkuláció a sikeres beszállítói ajánlatkérés szolgálatában” rendezvényhez kapcsolódva.

Mit is takar pontosan az open book alapú kalkuláció?

A jármű-, gép- és elektronikai ipari beszállító cégek számára tipikus kihívás, hogy megrendelőik ún. „nyitott könyv”-alapú kalkulációt várnak el egy-egy ajánlatadás, vagy a szerződések rendszeres megújítása alkalmával. A megrendelő minél nagyobb betekintést szeretne az előállítási költségeket okozó technológiai és logisztikai folyamatokba, látni akarja a darabjegyzéket, termelékenységi mutatókat, selejtszázalékokat, stb.- részben a minőségi kontroll, részben az összehasonlíthatóság és annak révén a folyamatos költségcsökkentés érvényesíthetősége érdekében.

A megrendelő célja és elvárása, hogy csak olyan tevékenységeket és anyagokat fizessen ki, amelyek valóban bekerülnek a termékbe, amelyek számára is hozzáadott értéket jelentenek. Emiatt teljes betekintést vár a költségszámításba, sőt még az annak alapjait képező ügyviteli rendszerekbe.

Beszállítóként persze ki kell tudni szolgálni ezeket az igényeket. Ugyanakkor nehéz dilemma, hogy azokat a közvetett költségeket (pld. logisztika, karbantartás, műszaki irányítás, stb.) amelyek nem csak az adott ügyfél egy konkrét termékének előállítása során merülnek fel, mégis csak el kellene tudni ismertetni, hiszen egyébként nem lesz eredmény, nem lesz forrás az innovációkra, beruházásokra.

Jellemzően a megrendelők adnak egy sablont, amely alapján a beszállítónak prezentálnia kell ajánlatát és amely később a megegyezés alapja is lesz. Controlling szempontból az a kihívás, hogy a különböző megrendelőktől kapott különböző kalkulációs logikának meg tudják feleltetni a saját rendszereket, ráadásul mindezt a lehető leg-automatikusabb és rugalmasabb módon, felesleges „adatmasszírozás” nélkül.

Mely szektorok számára jelenthet versenyelőnyt a használata?

Az open book kalkulációt leggyakrabban a vertikálisan integrált ellátási láncokban alkalmazzák, ahol egy-egy kulcs megrendelő abban a helyzetben van, hogy ugyanarra a feladatra több, minőségileg egyaránt megfelelő beszállítót tud versenyeztetni. Ilyen a járműipar, számos gépipari szegmens és az elektronikai ipar is. Az ún. „szerződéses gyártók” („contract manufacturer”) típusba sorolt cégek számára alapvető fontosságú, hogy készség szinten tudják prezentálni az open book kalkuláció eredményeit.

Elsősorban kiket érdekelhet a március 3-án megrendezendő program?

Leginkább a korábban felsorolt iparágakba tartozó vállalatok vezetői, gazdasági vezetők, controllerek, üzleti elemzők, ügyfélmenedzserek, termékfelelősök számára lehet érdekes a rendezvény.

Konkrét példákkal is szemléltetni tudná szemléltetni az open book alapú kalkulációt?

Három példát említek.

1. Tegyük fel, hogy innovációt fontosnak tartó beszállítóként beruháztunk egy magas technológiai szintet képviselő gépsorba, de eddig nem sikerült megrendelésekkel lefedni annak kapacitásait. Bejön az első megkeresés, ami kb. 20% kapacitáskihasználtságot fog eredményezni. Viszont emiatt folyamatosan műszakba kell járatni a karbantartókat, a minőségellenőröket, az anyagellátást végzőket. Elszámoljuk a teljes költséget az első 20% volumenre – mondván, hogy ez az egyetlen költségviselő, viszont ekkor lehet, hogy kiárazzuk magunkat a versenyből?  Vagy a fix költségek csak egy arányos részét mutassuk ki a terméken, vállalva akár az alulfedezettséget is addig az időig, amíg nem szerzünk újabb megrendelőket? Megrendelőnkkel pedig azt kell elfogadtatnunk a kalkuláció segítségével, hogy abban az esetben tudunk engedményt adni, ha folyamatosan emeli a volument, mert akkor az egy darabra eső fix költség megtakarításunkat meg tudjuk osztani vele.
2. Egy másik példa: van egy szerződésben rögzített fix árunk a termékre, de azt úgy kalkuláltuk ki, hogy azt feltételeztük, hogy időben jólőre tervezhetően megkapjuk a rendeléseket, nagy sorozatokban tudunk gyártani, sztenderd módon tudunk szállítani. Ha nem kötjük ki, hogy az extra tevékenységek (szolgáltatások) plusz költségbe kerülnek, akkor megrendelőnk rá fog szokni a kis tételben történő azonnal rendelésekre, egyedi csomagolást kér, elvárja, hogy az email mellett faxot is küldjünk, stb.
3. Sokak számára fájó pont napjainkban az EKÁER rendszer. A NAV számára történő kötelező bejelentés egy plusz feladat, aminek adminisztrációs igénye, erőforrás-igénye van. Amíg nincs beillesztve ez a tevékenység az open book kalkulációba, a megrendelő biztosan nem fogja megtéríteni ennek költségeit a beszállítónak – holott mivel mindenki számára kötelező, nem kell extra érvelés a ráfordítás elismertetéséhez.

Forrás: AutoPro