Ha könnyen hozzáférhető, első kézből származó információt szeretnénk nyerni a vállalatban folyó projektek státuszáról, könnyebbé szeretnénk tenni a projektek közötti priorizálást és hatékonyabbá az erőforrások elosztását, érdemes az online projektmenedzsment-eszközök közül választanunk. Így még a nagyméretű fájlok küldözgetését is megspórolhatjuk.