Egy vállalkozás sikerének kulcsa a management által hozott helyes döntések sorozata. Helyes döntéseket hozni azonban csak megbízható információkra alapozva lehet. Na de mitől megbízhatóak és relevánsak azok az alapadatok, amelyekre a jó vezetői döntések támaszkodnak?
Egy vállalkozás sikerének kulcsa a management által hozott helyes döntések sorozata. Helyes döntéseket hozni azonban csak megbízható információkra alapozva lehet. Na de mitől megbízhatóak és relevánsak azok az alapadatok, amelyekre a jó vezetői döntések támaszkodnak?
1. Teljes körűek, nem hiányosak
2. Pontosak, számszakilag megbízhatóak
3. Rendszerezettek, jól strukturáltak
4. Időben rendelkezésre állnak
A vezetői információs rendszerek (VIR) adatai a vállalkozás számviteli rendszeréből származó adatokon alapulnak. A számviteli rendszer felépítésénél alapvetően fontos a megfelelő szintű főkönyvi és analitikus bontás, méghozzá oly módon, hogy e rendszer mégse legyen túlbonyolított. Egy ilyen alap számviteli struktúra kialakítása nagyon nehéz feladat: egyszerre kell egyszerűnek és komplexnek, átláthatónak és bővíthetőnek lennie. A jól felépített számlatükör, az átgondolt rendszerű költséghely, költségviselő, munkaszám, projektszám dimenziók együtt biztosíthatják azt az alapot, amelyben könnyű tisztán, a határidőket betartva dolgozni, s amelyből korrekt, megbízható vezetői információk nyerhetők majd ki.
A túlságosan sok részletadatot tartalmazó alaprendszereknél könnyen előfordul, hogy egy idő után már nem látjuk a fától az erdőt, elveszünk az adatok sokaságában. Hiába sikerül mindenre kiterjedő információt szolgáltatnunk a VIR rendszereknek, ha az adatok nem épülnek egymásra megfelelően, akkor a management számára előállítandó riportok paraméterezése szinte megoldhatatlan. Az informatikai, a controlling és a számviteli munkatársak nem lesznek képesek egymást megérteni, segíteni. Közös munkájuk során felesleges köröket futnak, idejük nagy részét a túlbonyolított rendszer útvesztőiből való kilábalással töltik, érdemi eredmények nélkül. A management számára szolgáltatott kimutatások pedig távol maradnak az elvárásoktól, a VIR rendszerből kapott adatok magyarázata, elemzése szinte lehetetlenné válik. Használhatatlan riportokból pedig téves, rossz döntések születnek.
Íme néhány fontos kérdés, amelyet a rendszer kialakításakor meg kell vizsgálnunk:
Ne sajnáljunk időt, pénzt, energiát arra, hogy végiggondoljuk, hogyan is kellene a számviteli rendszerünket a legelején okosan felépíteni. Később sokkal nehezebb lesz foltozni a „takarónkat”.
