Gondolt-e arra 1989-ben Howard Dresner, amikor az üzleti intelligencia mibenlétének első megfogalmazásán törte a fejét, hogy negyedszázaddal (!) később a témáról blogot vezet majd? Nem hiszem, hogy gondolt volna. Én sem gondoltam ilyesmire jó öt évre rá, amikor híressé vált definícióját először olvastam. És nem csak azért, mert egyikünknek sem volt fogalma arról, mi is a blog…

Definíciók ide, definíciók oda: az üzletben az számít, aminek mérhető haszna van. Lássunk hát néhány rég felfedezett földet, ahol az üzleti intelligencia hasznossága mérhető!

1. Megbízhatóság

Gyakori, hogy a különböző szervezeti egységek által előállított, azonos (vagy azonosnak vélt) mutatókat tartalmazó beszámolókban a számok nem magyarázható eltéréseket mutatnak. Ez bizonytalansághoz, végül a bizalom teljes elvesztéséhez vezethet.

A megbízhatóság növelése elemi érdekünk. A beszámolók tartalmát világosan leíró fogalomtár segít abban, hogy mindig a megfelelő mutatót használjuk a beszámolókban. Az üzleti intelligencia a mutató forrásadatainak és a mutató képzéséhez használt átalakításoknak, számításoknak a leírásával segít visszakövetni, mi honnan származik, és hogyan állt elő. Ezzel magyarázhatóvá teszi az elkerülhetetlen számszaki eltéréseket, és lehetőséget ad arra is, hogy személyes megjegyzésekkel tovább növeljük a bizalmat.

2. Használhatóság

Túl sok beszámoló… Túl sok részlet… Számok, számok, számok…

Használhatóság mindenekelőtt! Az üzleti intelligencia rendszerben olyan beszámolókra fizethetünk elő, amelyek érdekelnek, és felhívhatjuk mások figyelmét is ezekre. Rendelkezhetünk arról, hogy egy beszámolót csak akkor kapjunk meg, vagy küldjünk el, ha az figyelemre érdemes (pl. kiugró terv-tény eltérés vagy a szokásos mintától eltérő értékek megjelenése esetén). Olyan kimutatásokat használhatunk és készíthetünk, amelyek csak a legfontosabb mutatókat foglalják össze, melyektől aztán el lehet jutni az okokat magyarázó részletekig.

3. Teljesítmény

Az alaprendszerekből adatokat gyűjtő lekérdezések esetén kiszámíthatatlanul hosszú válaszidők, idegesítő várakozás keserítik meg az elemző életét.
Élethalálharc folyik az elemzés szabadságának nevében az informatikai erőforrásokért.

A helyesen tervezett, elemzésre optimalizált architektúra garantálja a teljesítményt. Ez az üzleti intelligencia rendszer szíve. Ehhez olyan, már jól bevált modellezési módszerek, hardver és szoftver eszközök, működtetési folyamatok állnak rendelkezésre, amelyek az üzleti elemző és az informatikai üzemeltető életét is megkönnyítik. Léteznek gyors, a szerverek memóriájában működő adatbázisok az ad hoc lekérdezésekhez. Az erőforrás-igényes, hétköznapi beszámolók háttérben történő előkészítése és automatikus terítése is lehetséges éjjel, hétvégén (vagy éppen ebédidőben).

4. Fejlesztés

Minden új elemzési igény kielégítése informatikai fejlesztés. Ismerős? Túl sok kört kell futni, míg megértetjük, tulajdonképpen mire is van szükségünk? És mindez túl sok informatikai erőforrást igényel?

A korszerű üzleti intelligencia rendszerben önkiszolgálók lehetünk: szerepünknek megfelelően tervezhetünk, készíthetünk, teríthetünk információt. A számunkra legmegfelelőbb eszközöket használhatjuk. A fogalomtár biztosítja, hogy csak annyit kelljen tudnunk a mögöttes rendszerek adatszerkezetéről, amennyi feltétlenül szükséges.

Fejlesztési igényeinket pedig olyan szakértők felé fogalmazhatjuk meg, akik értik, mi a kérdés. És nyugalom: ismétlődő vagy hasonló kérdéseinkre előbb-utóbb lesz szabványos módon adott válasz.

5. Eszközkészlet

Van ERP rendszer a vállalatnál (vagy valami hasonló), és van valami „BI cucc” is, de ettől még Excel-t használunk, hogy teljesítsük a mindig éppen azonnali feladatot – vagy csak azért, hogy jobban végezzük a munkánkat. Még akkor is, ha ott az adattárház…

Valóban jól működő, kedves lekérdező eszközeink lehetnek. Microsoft Office integráció áll rendelkezésünkre – a beszámolóinkat közvetlenül Excel-ben nyithatjuk meg, exportálhatjuk, hozzáfűzhetünk adatokat – anélkül, hogy az összes adatot magunkhoz kellene vonnunk. Röptében hozhatunk létre új mutatókat, dokumentálhatjuk a számítás módját, ha kell, megtarthatjuk, ha kell, eldobhatjuk, ha kell (kell hát!) jóvá is hagyathatjuk.

6. Élmény

A beszámolók unalmasak, merevek és legtöbbször csak számokat tartalmaznak. Csupasz tények kontextus nélkül.

A megfelelő megjelenítési módot alkalmazhatjuk, ami sűríti az információt, kiemeli a lényeget és irányt mutat a részletek felé. Ráadásul, ha képezzük is magunkat, mások még szépnek is találják. (Ha nem képezzük magunkat, akkor csak mi találjuk szépnek, de az is több a semminél.)

7. Modellezés

A tervezés folyamata akadozik, a tervváltozatok képzése korlátozott, szimulációkra alig van lehetőség.

A részterveken mindenki egyedül dolgozik, az együttműködés nem érték, és nem is könnyű. A részletes tervek nehezen épülnek be az egészbe.

Az üzleti intelligencia jóvoltából gyors üzleti modellezésre és szimulációra szolgáló módszerek és eszközök állnak a rendelkezésünkre. Központilag
tárolt adatok és kalkulációs szabályok biztosítják a terv integritását. Excel felület biztosított az adatbevitelhez és az eredmények folyamatos ellenőrzéséhez. A teljes tervezési folyamat központilag kezelhető, ugyanakkor a részletesen tervezők szabadsága megmarad.

8. Minőség

Az adatminőség állandó téma. Még az ebédlőben is a nem létező, inkonzisztens, későn érkező, pontatlan, szükségtelen adatokról folyik a szó. Ez borzolja a kedélyeket, és rongálja a bizalmat (és kihűl az ebéd).

Az üzleti intelligencia az adatminőséget az üzletmenet szempontjából fontos értékként figyeli, és folytonosan javítani igyekszik. Gondoskodik a törzsadatok, különösen az elemzési nézőpontok (dimenziók) egységes és központosított kezeléséről. Ennek érdekében kiemelten kezeli a fogalmi definíciókat (üzleti metaadatok) és az adatok átalakításáért felelős informatikai folyamatok átláthatóságát (technikai metaadatok).

9. Költség

A döntéstámogató rendszerek költségei átláthatatlanok és megjósolhatatlanok. A szállítók és szolgáltatók kezelése túl bonyolult. Nehéz tervezni a szoftver licencekre vonatkozó igényeket, még a valós licenc felhasználás nyomon követése is gondot okoz.

A jól működő üzleti intelligencia rendszerben hosszú távú szoftver platform stratégia biztosítja számunkra a szerepünknek pontosan megfelelő eszközöket. Világos elvek, tendereztetési módszertan, korrekt áralku segítenek a beszerzésben vállalatunknak és beszállítóinak. Ugyanakkor függetlenségünk megmarad, mivel a helyes tervezés eredményeként a kifejlesztett megoldások sincsenek kiszolgáltatva konkrét eszközök képességeinek.

10. Megfelelőség

Az eseti lekérdezéseken alapuló elemzés során alapvető biztonsági követelmények sérülhetnek: nehéz követni, ki mit kérdezett, és miért. Az Excel-be mentett adatok miatt gyakori az információszivárgás, és az sem ritka, hogy a hosszú elemző munka eredménye egyszerűen megsemmisül.

A jó üzleti intelligencia rendszer alkalmazkodik a vállalati biztonsági szabványokhoz. Úgy követi nyomon a felhasználók érzékeny adatokkal kapcsolatos tevékenységeit, hogy ezzel nem zavarja a kreatív munkát. Az adatok biztonságán túl a lelki békénket is javítja azzal, hogy információs „játszóteret” biztosít, ahol kockázatmentesen kísérletezhetünk, és ahonnan eredményeinket egyszerűen eljuttathatjuk a végleges környezetbe. Saját adatmentési és -visszaállítási megoldásai vannak, így csökken az esélye annak, hogy akár adatot, akár egy jó ötletet elveszítsünk.

Az informatikai háttérért felelős szakemberek is elvárják, ezért természetesen lehetséges az egypontos azonosítás és a szerepalapú jogosultság kiosztás is.

11. Szervezet

Tisztázatlan, hogy ki vállalja a tartalomért (annak szükségességéért és minőségéért) a felelősséget. Arról is állandó vita van, hogy kinek mi a szerepe, feladata a tartalom előállításában: ki ítélheti meg egy esetleg szükséges fejlesztés erőforrás- és időigényét. Ki dönthet a fejlesztés módszeréről, eszközeiről, az esetleg szükséges partnerekről. Gyakoriak a gyanúsan hasonló vagy nehezen értelmezhető célra irányuló fejlesztési kezdeményezések. Párhuzamos, szakmailag versengő projektek indulnak, és halnak el. Folyamatos a harc az erőforrásokért, az üzleti és informatikai érvelés a lövészárok két oldalára vonul, és ott duzzog. (Ha csak duzzog, az még nem is a vég.)

Szabványos, minden érdekelt által ismert és elismert fejlesztési folyamatok és módszerek segítik a projekteket. A projektvezetési elvek – beleértve a projektek előzetes értékelését és a teljes portfolióra vonatkozó felsővezetői felügyeletét – megkerülhetetlenek. Az üzleti intelligencia önálló, valós vagy
virtuális szervezetben működik: mindenki tudja, mit igényelhet, és mit kell szolgáltatnia. Ezeket a szolgáltatásokat mérjük, és értékeljük. Így lehetnek
jobbak.

12. Változás

Minden egyes változásnál – legyen az megrázkódtató átalakulás a gazdasági környezetben vagy egy személycsere a controlling szervezetben (ami szintén lehet megrázkódtató) – szembesülünk vele, hogy a havi jelentés elkészítése veszélybe került. A felhasználók képzése túl hosszú és bonyolult, új belépők befogadása nehézkes. Ha bármi változik, ez a leggyakoribb kérdés (pontosabban felordítás):

„Hol a beszámolóm?!”

A változásra felkészített üzleti intelligencia rendszerben a funkcionalitás szerepre szabott. Azt és csak azt adja, amire a munkánkhoz szükség van. Személyre szabható a környezet: magunk alakíthatjuk ki, és mások személyére szabva oszthatjuk meg egyes részeit. A rendszer oktatóanyaga a rendszer része. Beépített értelmező szótár és azonnal elérhető felhasználói tapasztalatok segítik a beilleszkedést. Ha mégis magunkra maradnánk, ott a teljes körű keresési lehetőség. Ennél persze emberibb a személyes együttműködés támogatása, a közvetlen kapcsolat a témák szakértőihez.

Ez lett a hasznos tizenkettő. Véletlenül egy tucat, és természetesen nincs blogba vésve. Lehet összevonni, lehet hozzátenni. Mindkettőre biztatom az olvasót!