A decentralizált vállalati struktúra számos kihívás elé állítja a controllingot. A Shared Service Centerek képesek csökkenteni a keletkező koordinációs problémákat, egyúttal pedig növelni a hatékonyságot és eredményességet.
Számos, különböző iparágakban tevékenykedő vállalat is afelé tart, hogy a funkcionális és centralizált szervezetét piacközeli, decentralizált struktúrává alakítsa át. Ez a fejlődés nagy lehetőségeket rejt magában. Az új, önálló szervezeti egységek nagyobb rugalmassága a vállalatvezetés tehermentesítését eredményezi, mivel az új üzleti területek menedzsereinek delegálják a döntéshozatalt. Ez a hatékonyság és eredményesség növelésének egyik alapköve. Azonban a decentralizált struktúra okozta nagyobb fokú autonómia további koordinációt tesz szükségessé a vállalati központ részéről annak érdekében, hogy elkerüljék az összvállalat és az autonóm szervezeti egységek céljai közötti eltéréseket. Így az üzleti modell sikertényezőinek kiaknázása érdekében egy duális controlling szervezet implementálására van szükség, mely lehetővé teszi az összvállalat és a szervezeti egységek egyidejű célorientált irányítását.
Centralizált és decentralizált controlling szimultán alkalmazása
Sok esetben létezik egy központi controlling osztály, mely az összvállalat tervezési, irányítási és ellenőrzési feladatait végzi. A decentralizált controlling osztályok gyakran pótlólagos feladatokat vesznek át az üzleti egységeken belül. Ez a kettős rendszer lehetővé teszi egy olyan irányítás létrejöttét, amely egymással párhuzamosan veszi figyelembe az összvállalat és az egyes divíziók célkitűzéseit is. Azonban az ilyesfajta controlling szervezetekre jellemző, hogy a centralizált és decentralizált szervezet közti egyeztetéshez számos folyamat szükséges, és párhuzamos feladat végrehajtás is jellemző. Például a rendszeres vezetői beszámolók érdekében az összes decentralizált controlling részlegnek hasonló tevékenységeket kell végezni az adatelemzés, adatfeldolgozás és az adatok továbbadása során. A központi controlling végül ezekből állítja össze az összvállalati beszámolót. Ezen folyamatok racionalizálására – illetve ezen működési mód karcsúsítására kínálnak megoldási lehetőséget a shared service centerek.
Controlling folyamatok kiszervezése Shared Service Centerbe
A Controlling Shared Service Center (SSC) összekapcsolja azokat a folyamatokat, amelyek korábban a decentralizált controlling részlegekben egymástól függetlenül zajlottak le. Egy Controlling SSC olyan feladatokat vehet át a vezetői beszámolási folyamatban a decentralizált controlling osztályoktól, mint például a törzsadatok karbantartása vagy a standardizált kiértékelések végrehajtása. Így csökkennek a kapcsolódási pontok a folyamatban és kiszűrődik a redundancia. Az SSC a folyamatok mérethatékonysága által költségmegtakarítást tesz lehetővé – ugyanakkor az SSC-ben központosul a szaktudás is.
A legfrissebb empirikus eredmények azt mutatják, hogy a Controlling SSC számos controlling feladat elvégzésére képes – mint például a költség-, tevékenység- és eredménykimutatások készítése, stratégiai tervezés vagy üzleti analitika.
Itt meg kell jegyezni, hogy a Controlling SSC tevékenységei mind méretorientáltsági elvárások (Mérethatékonysági központ: „Center of Scale” – nagy mennyiségű folyamattal), mind pedig specifikus, minőséggel kapcsolatos követelmények (Szakértői Központ: „Center of Expertise” – kis mennyiségű folyamattal ) általi irányítás alatt állnak. Az SSC piac- és versenyközelségének biztosítása költség- vagy profitközpontként való létrehozással valósul meg. Az elszámoló árakat, minőségi követelményeket és a szerződések időtartamát úgynevezett szolgáltatási szint szerződésekben (service level agreement -SLA) rögzítik az ügyfelekkel.
A controlling SSC sikertényezői
A controlling SSC segítségével kihasználhatóak a decentralizált szervezeti struktúra előnyei (piacközelség, vállalkozói gondolkodásmód) és elkerülhetőek vagy legalábbis csökkenthetőek a központi funkcionális területek hátrányai (sok kapcsolódási pont, szinergiaveszteségek). Az SSC megvalósítása során nagy horderejű döntéseket kell meghozni a szervezeti felépítés és a folyamatok kapcsán. Az SSC sikeressége olyan gazdasági tényezőktől függ, mint az elszámolóárak megállapítása és a szolgáltatási szint szerződésekben való megállapodások.
Továbbá az implementáció sikerességére nagy befolyást gyakorolnak még a jogi tényezők, mint például az SSC jogi formájának kiválasztása, és a földrajzi tényezők, mint a központ elhelyezkedése és a hozzá tartozó régiók kiválasztása.
A controlling SSC-be kiszervezendő controlling folyamatokat mindig az adott vállalat speciális helyzetéhez igazodóan lehet /kell meghatározni. A jól definiált folyamatok, a felelősségek egyértelmű megosztása és a konkrét célmeghatározások a gazdasági siker előfeltételei.
Itt kell megemlíteni, hogy maga a Controlling SSC is megkövetel egy saját controlling rendszert.
A controlling folyamatok feldolgozása, különösképp a vezetői beszámolók, előrejelzés, tervezés és tanácsadás területén speciális tudást és széleskörű know-how-t követel meg az érintett controllerek részéről.
Emellett pedig az egységesített informatikai rendszerek adják a controlling SSC sikerességének egyik tartóoszlopát. Ezek meghatározóak az SSC, az üzleti területek és a központi controlling osztály közti hatékony adatcsere szempontjából. Továbbá az informatikai rendszernek lehetővé kell tenni decentralizált és rugalmas kiértékelések végrehajtását.
A controlling folyamatok standardizálása egy további sikertényező. Ide tartozik az integrált tervezési, kerettervezési, kalkulációs és elemző
(kiértékelő) eszközök implementációja és használata. Azért, hogy a controlling folyamatok gazdaságosan fussanak le, a feladatok elosztását, feldolgozását és a felelősségi köröket egyértelműen kell szabályozni.
Erőforrások összekapcsolása
A decentralizált controlling osztályokon folyó párhuzamos folyamatok és a vállalati központtal való kötelező egyeztetések sok redundanciát eredményeznek. A Controlling SSC-ben a decentralizált üzleti egységek folyamatait összekapcsolva (összekapcsoltan / kötegelten feldolgozva) csökkenthető a koordinációs igény.
Az SSC projektek nagy stratégiai jelentősége a sikertényezők pontos megértését és az ezekhez igazodó intézkedések meghozatalát előfeltételezi. Ha ez megtörténik, akkor a Controlling SSC hozzájárul az eredményesség és a hatékonyság jelentős növeléséhez a decentralizált vállalati struktúrákban.
