Folyamattervezés szoftverrel – az OTP Bank tapasztalatai

2020. november 11.

A járvány miatt mondtak búcsút az OTP Banknál a post-it-eknek a HR-es folyamatok tervezésénél, de a kedvező tapasztalatok miatt várhatóan akkor is szoftverrel dolgoznak majd, ha már nem lesz akadálya a személyes találkozásoknak. Interjú Borsné Bóka Hedviggel, az OTP Bank Észak-dunántúli Régiójának osztályvezetőjével.

 

 

  • Mennyire volt más a folyamattervezés, amikor szoftvert használtak és nem a hagyományos módszert követték? Kérem, mondjon erre egy-két konkrét példát!
  • Vegyük azt a példát, hogy a folyamat még nincs is igazán leírva, a munkatársak a szokások, a gyakorlat alapján dolgoznak, s ezt a folyamatot akarjuk leírni, szabályozni. A hagyományos módszerrel ilyenkor felrajzoljuk a folyamatot egy táblára, post-it-eket ragasztgatunk, cserélgetünk, végül Excel-táblában rögzítjük az eredményt. Szoftver segítségével egy idővonal mentén, szerepköri besorolásokkal kialakítható egy olyan ábra, amelyben látható, hogy ki, mit csinál. Milyen lépéseket kell megtenni, mit kell hozzájuk felhasználni, mi kerül ki a végén? Azt is rögtön lehet látni, hogy milyen felesleges lépések, hurkok vannak a folyamatban. Minden azonnal a szemünk elé kerül.
    Ha pedig szeretnénk egy folyamatot egyszerűsíteni vagy átalakítani, akkor a meglévő folyamatból kiindulva a szerepkörökben és a folyamati lépésekben is könnyen mozgathatók a kis ábrák a szoftveres megoldással. Ha nagy változásokat szeretnénk elérni, akkor meg a szoftver segítségével megálmodhatunk egy egyszerű folyamatot, vagyis kialakíthatjuk a célállapotot, és látszik, hogy az adott helyzethez képest mit kell változtatni.
    Nagy előny, hogy a szoftverrel igen gyorsan lehet eredményt elérni. A post-it-es módszerrel elment egy nap, mire meghatároztuk, melyik szín mit jelent stb., és érdemben elkezdhettünk dolgozni. A szoftverrel fél-három óra alatt fel tudunk rajzolni egy folyamatot.

 

  • Mi okozott nehézséget az áttérésben?
  • Nem találtam nehézséget benne. Ha megismerjük a szoftvert, mindenkinek nagyon tetszik. Időt spórolunk vele, azonnal megvan az egész folyamat, a szerepkörök, az input és az output. Ha valaminek máshol van a helye, akkor azonnal lehet változtatni és azonnal látszik, hogy rendben van-e. A nehézség abban van, hogy olyan emberek vegyenek részt a folyamattervezésben, akik átlátják az egész folyamatot és szakmailag kompetensek. Őket sokkal nehezebb megtalálni, mint a szoftvert megérteni. Mivel a szoftvert a járvány miatt kezdtük használni, az jelentett még nehézséget, hogy az online térben kellett dolgoznunk. Így nehezebb volt a párbeszéd, mint személyesen.

 

  • Várhatóan hogyan tervezik majd a folyamatokat, ha a járványidőszak véget ér? Marad a szoftver vagy inkább a személyes megbeszélések kerülnek újra előtérbe?
  • Egyensúlyt alakítunk ki a kettő között. Az online eszköz alkalmazása kerül előtérbe, de lesznek személyes megbeszélések is, csak kevesebb, mint korábban. Az év elején még a folyamattervezés céljából az OTP öt régiójából, az ország különböző pontjairól utaztunk Budapestre a megbeszélésekre, ami mindenkitől sok időt vett el, addig az online térben könnyen le tudtuk győzni a távolságokat.

 

Borsné Bóka Hedvig részletesen beszámolt tapasztalatairól az IFUA Horváth & Partners Process 4.0 rendezvényén, ahol a folyamatok távolról történő felmérésének bevált technikáiról volt szó, s a MOL példáját is megismerhették a résztvevők. A rendezvényről készült felvétel ide kattintva tekinthető meg.

 

További információk

Kapcsolat: Bitó János vezető tanácsadó, telefon:+36 1 382 8888, e-mail: janos.bito@horvath-partners.com