Napjainkban a vállalatok az informatika területén gyakran szembesülnek a problémával: hogyan lehetne olcsóbban, hatékonyan üzemeltetni? A kérdés gyakran jogos, a megoldás pedig természetesen nem mindenki számára lehet ugyanaz. Bár a szervezeten belüli problémaészlelés hasonló, a kiváltó okok eltérőek lehetnek, s ezek kezelésére is más-más megoldás lehet az üdvös.

Az informatikával mindig csak a baj van
Az elégedett felhasználó ritka. Ennek jó eséllyel az az oka, hogy a 21. században már otthonában hozzászokott az informatikai eszközök használatához, megszokott egy bizonyos szolgáltatási színvonalat, amit munkahelyén is elvár. Ezt azonban vállalati környezetben nem egyszerű biztosítani, költséghatékonyan pedig szinte lehetetlen. Gondoljunk csak arra, hogy míg a felhasználó eszközei otthonában nagyon véges számú eszközzel, rendszerrel állnak kapcsolatban, addig a vállalatnál sok központi rendszer, sok felhasználó konkurál ugyanazokért az erőforrásokért, így szükségszerű, hogy valamely felhasználó alacsonyabb prioritást kap. És egyből felszakad a sóhaj: az informatikával mindig csak a baj van. Pedig milyen drága… Az ICT érzékelés nagyon szubjektív, s természetes velejárója, hogy azok a hangok erősebbek, akik a negatívumokat tapasztalják. Ha minden zöld, tökéletesen működik, akkor azt senki nem említi meg. Éppen ezért nehéz megmagyaráznia az informatikai vezetőnek, ha megkérdi tőle a CFO, hogy miért kerül ez ennyibe?

Az IT legyen egy gyár!
A kérdés megválaszolásához hozzásegíthet bennünket, ha az IT funkciót akár vállalaton belül is úgy tekintjük, mint egy gyárat, mely valamilyen termékeket állít elő. Ezek jelen esetben az informatikai szolgáltatások, melyeket a vállalat különböző egységei igénybe vesznek. És ahogy egy termelő vállalatnál is elképzelhetetlen anélkül irányítani, hogy ismernénk a pontos értékáramlást, egyértelműek lennének a folyamatok, felelősségek, világosak lennének a függőségek, úgy az informatika esetén sem tudjuk ezt megtenni.

A szervezetek IT területe sok esetben még a hagyományos berendezkedést követi: évekkel (évtizedekkel) korábban meghatároztak egy tevékenységi kört, azt szabatosan leírták technológiai terminus technicusokkal, majd ezen kicsit változtatva végezték a rutinszerű tevékenységeket. Mikor a gazdasági terület megkérdezte, hogy ez miért ennyi, akkor persze előkerültek az indokok (biztonságos üzemeltetés, technikai függőségek, stb.), melyek megcáfolhatatlanok voltak, de egy kicsivel sem vitték közelebb a gazdasági döntéshozót a kérdés megválaszolásához.

Egyre több helyen ismerték ugyanakkor fel, hogy az informatika nem egy öncélú egység, hanem feladata az értékteremtés, a vállalat alaptevékenységének támogatása. Ennek érdekében olyan változásokat vezettek be, mely segítségével egyértelmű lesz az értéklánca, a terület pedig tervezhető lesz. Az elv lényege, hogy az IT területet ugyanolyan alapelvek mentén irányítsuk, mint egy gyárat, s ugyanazokat a teljesítménymenedzsment alapelveket alkalmazzuk itt is. Az alapfeltétel természetesen itt is a konzisztens okozathű költség- és bevételelszámolás.

(Kattintásra nagyobb méretben megnyílik az ábra.)

A kialakítás főbb lépései az alábbiak:

1. Alakítsunk ki egy integrált menedzsment szemléletet, s tartsuk magunkat ahhoz! Ez magába foglalja a megfelelő menedzsment nézetek kialakítását, szegmensekhez igazítását, konzisztens központstruktúra (eredmény, szolgáltatás, költség) kialakítását, valamint az eredményszámítási eszközök egységesítését.

2. Építsünk egy logikus szolgáltatáskatalógust! Ez fogja az elszámolás alapját képezni, így figyeljünk arra, hogy mérhető, egyértelmű elemeket szerepeltessünk benne, mely az üzleti felhasználók számára is értelmezhetők, számukra hasznot hordoz.

3. Határozzuk meg a költségszámítás alapelveit! A világosan meghatározott értékáramlás átláthatóvá teszi az IT területet. Az egyes költségek felosztásának módszere legyen egzaktul meghatározva, s alkalmazzuk azt következetesen.

4. Ne hanyagoljuk el az IT terület pontos tervezését és várhatóérték-számítást! A pontos stratégiai és operatív tervezés az IT területen a jól működő controlling alapja. A szimulációhoz nincs szükség költséges rendszerekre, akár az Excel is segítségünkre lehet.

5. Határozzuk meg a beszámolás, kulcsmutatók rendszerét, melyek alapvetően szükségesek az átláthatóság megteremtéséhez! A rendszeres, standard beszámolók fontos információkat nyújtanak az üzemeltetésért, valamint a szolgáltatásokért felelős személyeknek, valamint időben felhívhatják a gazdasági irányítás figyelmét is arra, ha valamilyen probléma adódik.

6. Alakítsuk át a működési modellt! Ahhoz, hogy az új megközelítés sikerrel működik, az azt üzemeltető munkatársak felelősségi köreit, érdekeltségét is át kell szabni, hogy azok tükrözzék a megváltozott viszonyokat.

7. Ha az alapok már kiforrtak, alakítsuk át az értékesítési, számlázási folyamatainkat! A hatékony működtetéshez elengedhetetlenek a teljes spektrumot lefedő értékesítési és számlázási folyamatok, melyek biztosítják a teljes rendszer megfelelő működtetését.

A fenti lépések segítségével a nagyobb szervezetek IT funkciója sikeresen átalakítható, s az általa nyújtott szolgáltatás az üzleti igényekre fókuszál, így valós üzleti értéket teremt. Ezek után ha ismét az a kritika éri az IT-t, hogy drága, már világosan kimutatható az a pont, mely ilyenné teszi. Ki tudja, talán éppen a túlzott üzleti igények?

A fenti modell azonban nem alkalmazható minden esetben. A kisebb szervezetekre olyan mértékű adminisztratív terhet tehet, mely elfolytja a tényleges munkavégzést. Ilyen módon a legjobb segítő szándék ellenére is rosszabbat teszünk. Mi lehet ilyenkor a megoldás? Szerencsére egy viszonylag kis szervezetben is van lehetőség a költségek tudatos csökkentésére, vagy adott költségszintből magasabb színvonalú szolgáltatás előállítására. Ezeknek az intézkedéseknek tipikusan öt területe van:

1. IT fejlesztések: Ezen a területen látszólag egyszeri eredményeket lehet elérni az egyes fejlesztési projektek leállításával, esetleg a scope csökkentésével. A valóság természetesen ennél árnyaltabb: egyrészt kialakíthatunk egy olyan objektív értékelési rendszert, mely csak az igazán értékes fejlesztéseket engedi megvalósítani, másrészt elkezdhetjük kiváltani az alkalmazásainkat ingyenesen használható társaikkal. Ez utóbbi esetében nem árt vigyázni: a kevéssé kifinomult supporttal rendelkező alkalmazásokra való váltásnak végső soron költségnövekedés is lehet az eredménye!

2. IT infrastruktúra: Gyors eredményeket érhetünk el a nem használt eszközök hasznosításával, értékesítésével (pl. munkaállomások rotációja a szervezeten belül), de ezen a területen jellemzően hosszabb távon jelentkeznek az eredmények: a telephelyek centralizációja, a virtualizáció, cloud computing használata, valamint az infrastruktúra elemek szabványosítása tipikusan több év alatt mutat eredményeket.

3. IT szolgáltatások: A korábban említett, üzleti igényekre válaszoló szolgáltatásoknak kisebb szervezetekben is fontos szerepe van, így a
szolgáltatáskatalógus újragondolását itt is érdemes elvégezni. Ha a szervezet kívülről is vesz szolgáltatásokat, érdemes a szerződéseket újratárgyalni (sok vállalatnál láttunk olyan szerződéseket, melyeket egyszer megkötöttek, majd „úgy maradtak”, pedig hasonló szolgáltatásokat már olcsóbban lehetett beszerezni a piacon), akár az igényelt szolgáltatási szint csökkentésével.

4. IT létszám, szervezet: Kézenfekvőnek tűnik az IT létszám csökkentése, mely természetesen gyakran hoz tényleges költségcsökkentést. Óvakodni kell azonban attól, hogy csodaszernek tekintsük ezt: egyrészt rövid távon költségnövekedést jelenthet, másrészt üzemeltetési kockázatot okozhat.

5. IT irányítás: Az irányítás terén – hasonlóan a korábban említett, nagyobb szervezetekre illő modellhez – kiemelt fontossággal bír a megfelelő rálátás a működésre, valamint az IT költségek okozathű elszámolása. Ez kisebb szervezeteknél is megvalósítható, s jól kijelölheti azokat a pontokat, ahol lehetőség van a beavatkozásra.

Nem létezik egy jó megoldás
Mint láthatjuk, számos módja van annak, hogy az informatikai területet átláthatóbban, hatékonyabban, sőt: olcsóbban üzemeltessük. Óvakodjunk azonban attól, hogy a Bölcsek Kövét keressük. Tapasztalataink szerint nincs egyetlen jó megoldás, a megfelelő IT hatékonyságnövelő intézkedés kiválasztása gondos előkészítést, elemzéseket igényel.