A beszámolók elkészítésének folyamatát minél nagyobb mértékben automatizálni kell, hogy az időt ne az adatok előállításával töltsük, hanem azok elemzésére, értelmezésére fordíthassuk – mondja Kisné Diószegi Zsófia, a National Instruments (NI) globális gyártási pénzügyi igazgatója, aki előadást tart a Menedzsment és Controlling Egyesület közelgő konferenciáján Debrecenben.

– Mire kell figyelni egy globális reporting rendszer kialakításánál összehasonlítva az egyetlen országot magában foglaló reporting rendszerrel?

– Nagyon fontos a standardizáció, mert nem mindegy, hogy mit, hogyan értelmeznek az egyes gyárakban, vállalati egységekben. Standardizálni kell a folyamatokat, a beszámolási rendszerben alkalmazott definíciókat. Ez egyébként akkor is fontos, ha egy országon belül van több gyáregység, nem feltétlenül csak a nemzetközi cégekre igaz.

Megfelelő informatikai hálózatra van szükség, hogy az információt hatékonyan tudjuk kinyerni, továbbítani.
Mivel több időzónában dolgozunk, figyelnünk kell a határidők kialakítására. Kritikus a jó szakember gárda biztosítása, hogy az egyes feladatokhoz megfelelő embereket rendeljünk.
Nekünk, mint tőzsdén jegyzett vállalatnak a határidők betartásánál arra is figyelnünk kell, hogy a beszámolókat, befektetői tájékoztatókat auditáltatni kell, továbbá az igazgatóság (board) és az audit bizottság elé kell vinni, mielőtt nyilvánosságra hoznánk. Ezért ezek elkészítését automatizálni kell, amennyire csak lehet, hogy az időt ne az adatok előállításával töltsük, hanem azok elemzésére, értelmezésére fordíthassuk, s így tartalommal tudjuk megtölteni.

– Például milyen elemzésekre, értelmezésekre van szükség?

– Vegyük az NI készletértékelését. Húsz országban vannak készleteink, összesen 200 millió dollár értékben. A készletekhez kapcsolódóan megfelelő tartalékokat (reserve), kell képezni, korrekciókat kell tenni, ezeket mérleg, eredménykimutatás oldalról is meg kell vizsgálni.
A negyedéves beszámolók elkészítése mellett a gyártási alelnök riportálását is támogatjuk. Ezeket is szinkronizálni kell egymással, hiszen előbbi USGAAP és a tőzsdei elvárásoknak megfelelően készül, utóbbi pedig a vezetői számvitel szerinti felfogásban. Előrejelzéseket (forecast) is készítünk, és össze kell hangolnunk a különböző riportálási igényeket is.

Kisné Diószegi Zsófia, a National Instruments globális gyártási pénzügyi igazgatója

– A riportokat el lehet készíteni önkiszolgáló módon?

– Hyperion rendszert használunk, ebben a vezetőknek, funkcionális vezetőknek van lehetőségük self-service-re, de vannak addicionális igények is.

– Mi okozhat problémát, illetve félreértést az egyes országok teljesítményének összehasonlításában például a különböző nemzeti kultúrák miatt? Volt ilyesmire saját élménye?

– Mindig előfordulhat rendkívüli tranzakció, amelyeket egyedileg kell értékelni, de ezekről csak viszonylag későn értesülünk.  Olyan jogszabályok lehetnek érvényben egyes országokban, amelyek speciális számviteli kezelést igényelnek, és csak arra az egyetlen országra érvényesek. Indiában például idén júniusig nem volt ÁFA. Előtte komoly értékesítési adó terhelt bizonyos tranzakciókat, vagy például speciális adó terheli az értékesítések egy részét Brazíliában. Tehát az eltérő adó és támogatási rendszerek hatással lehetnek a beszámolók tartalmára, fontos tisztában lenni, hogy ezeknek a számviteli elszámolása miként történjen meg a különböző beszámolási rendszerekben, azok milyen hatással vannak a fő mutatóinkra.

– Milyen együttműködni nemzetközi céghálózatban? Mire kell figyelni?

– Minél tisztább és gyakoribb kommunikációt érdemes folytatnunk. Minél többet és világosabban kommunikálunk, annál jobban sikerülhet a feladatok ellátása. Tehát inkább többször beszéljünk a kelleténél, mint kevesebbszer, például a beszámoló-készítés időszakában. Fontos az ismétlés, a visszakérdezés a kommunikáció során.

Időzóna okozta kihívásokra is fokozottan oda kell figyelni. Az ázsiai kollégákkal a nap délelőtti részében tudunk közvetlenül együtt dolgozni, míg a tengeren túli kollégákkal délután. Ami előny viszont, hogy mindkét kontinenssel van átfedése Magyarországnak, így ez a kihívás megfelelő tervezéssel kezelhető. Az ázsiai kollégák előbb fejezik be az adott napot, de előbb kezdik a következőt, míg az amerikai kollégák később fejezik be és így később is kezdik a következőt, amit a feladatok szervezésénél, elosztásánál előnyösen lehet felhasználni.

A National Instruments Corporation mérés- és irányítás automatizálás területén piacvezető. A texasi központú cég debreceni egysége, az NI Hungary Kft. elektronikai eszközök előállítására szakosodott a kezdetekben, de mára már európai és globális szintű szolgáltató központoknak és K+F központnak is helyet ad a vállalat. A gyártáshoz kapcsolódó pénzügyi feladatok irányításáért globálisan Kisné Diószegi Zsófia felel Debrecenből.

Alkalmat kell teremteni a személyes találkozókra, ilyenkor lehet nagy előrelépéseket tenni a kapcsolatépítés terén, a bizalmat erősíteni. Telefonos, skype-os beszélgetéssel nem biztos, hogy ugyanúgy mennek át az üzenetek, mint a személyes találkozók alkalmával.

Tisztában kell lenni a kulturális különbségekkel, mit jelent  például az „igen” az eltérő kultúrákban.  Előnyünkre válik természetesen az is, ha tudjuk, hogy mi áll az emberek indíttatásának hátterében.

– Milyen gyakran tartanak ilyen személyes találkozókat?

– Negyedévente. Vagy én utazom, vagy a többiek jönnek hozzánk. Egy évre előre készítünk erre naptárt.

– Mit hasznosíthatnának magyar cégek egy nemzetközi cégcsoport – konkrétan az NI – gyakorlataiból?

– Nagyon fontos a transzparens döntéshozatal és hogy a megfelelő időben történjen a kommunikáció ezekről döntésekről. Érteni kell, mi a vállalatvezetés célja, milyen prioritások vannak. Nálunk, mint tőzsdei cégnél külső tényezők is erősítik ezt, amit előnynek tartok, mivel így magasabb elvárásoknak kell megfelelnünk.

Kisné Diószegi Zsófia előadást tart a Menedzsment és Controlling Egyesület konferenciáján Debrecenben október 26-án. Előadásának címe: Átfogó beszámoló rendszerek egy globális konszern példáján.