Vajon mire gondolhat egy controller, mielőtt megbeszélést kezd egy könyvvizsgálóval? És mi járhat ugyanakkor a könyvvizsgáló fejében? Képzeljük csak el!
„Mindjárt kezdődik a megbeszélésem a könyvvizsgálónkkal. Tulajdonképpen nincs vele bajom, egészen szimpatikus… csak ez a véget nem érő kérdezősködése megy az idegeimre. Az eszközeink élettartamára vonatkozó kérdések még a könnyebbek közé tartoznak, de a cégértékünk meghatározásával kapcsolatos kérdésekre aztán végképp nem tudom, honnan kellene tudnom a választ?! És bármilyen meglepő, a projektjeink előrehaladottsági fokát sem annyira könnyű számszerűsíteni… Néha az az érzésem, hogy csak az én munkámat akarja ellenőrizni és örül, ha hibát talál benne. Igazából csak az időmet rabolja, mintha egyébként nem lenne elég dolgom.”
„Mindjárt kezdődik a megbeszélésem a controllerrel. Tulajdonképpen nincs vele bajom, egészen szimpatikus… csak valahogy folyton ki akar térni a kérdéseim elől és ezzel sokszor az idegeimre megy. Nekem ez a munkám, hogy kérdéseket tegyek fel neki, amelyekre neki tudnia kellene válaszolni… például, hogy mennyi az eszközeik élettartama, és hogy milyen előrehaladottsági fokon állnak a projektek. Ezzel szemben folyamatosan olyan érzésem van, hogy egyáltalán nem érti, hogy mit várok tőle. Pedig ahhoz, hogy el tudjam végezni a könyvvizsgálatot, meg kell szereznem ezeket az információkat.”
Nagy valószínűséggel ehhez hasonló gondolataik vetődhetnek fel, így cikkünkben körüljárjuk ennek a két szakmának a kapcsolódási pontjait. Javaslatot is teszünk arra, hogyan jöhet létre controller és könyvvizsgáló együttműködése.
A könyvvizsgálónak igazolnia kell, hogy az adott üzleti évben a vállalat éves beszámolója a törvényeknek, számviteli előírásoknak megfelelően készült el. A controller feladata gazdasági elemzések, kimutatások és jövőbemutató becslések készítése a menedzsment számára. Ezeknek – főleg nemzetközi környezetben – szintén jelentős ráhatása lehet az éves beszámolóra. Míg korábban a könyvvizsgáló elsősorban a számviteli vezetőnek szegezte a kérdéseit, az utóbbi években folyamatosan nő a controller szerepe az éves beszámoló ellenőrzésekor és a könyvvizsgáló egyre gyakrabban kopogtat az ő ajtaján is a kérdéseivel.
Fogalmazhatunk úgy is, hogy eddig a controllernek csak az volt a feladata, hogy információt közvetítsen a menedzsment és más szakterületek felé. Mostanában azonban egyre inkább változik a szerepe. Az általa készített elemzésekkel, becslésekkel, prognózisokkal jelentősen képes befolyásolni akár a mérlegtételek értékét is. A gyakorlatban jellemzően két típusát lehet megkülönböztetni azoknak a mérlegtételeknek, amelyek a jellegükből adódóan becsült értékeknek számítanak. Az első típusba tartoznak azok a tételek, amelyeknek a mérleg szerinti értékét közvetlenül becslésből vezetik le. Például:
A második típusba azok a tételek sorolhatók, amelyek értéktartóssága a megbecsült tételekből kerül levezetésre. Így például
A felsorolt tételekben az a közös, hogy az értékelésük feltételezéseken alapul, jövőbeli események alakulásától függ. Ezek a tételek azok, amelyek közvetlen kapcsolódási pontok lehetnek a könyvvizsgáló és a controller munkájában, és amelyek sajnos gyakran fejtörést is okoznak az éves zárás során. A becslések módszertanának összetettségét ugyanis olyan tényezők is befolyásolhatják, mint
A könyvvizsgáló feladata az éves ellenőrzésnél megítélni, hogy a becsült értékek az irányadó számviteli szabályok szerint igazolhatók és észszerűek-e. Ehhez egyrészt meg kell vizsgálnia, hogy valóban a rendelkezésre álló, hiteles inputadatokon alapszik-e a becslés. Másrészt pedig meg kell ítélnie, hogy a menedzsment által használt értékelési módszerek megfelelőek-e, következetesen vannak-e használva, és az ezek alapján létrejött feltételezések észszerűek, relevánsak és teljesek-e.
A becsült mérlegtételeknél a könyvvizsgáló nézőpontjából bizonyos értékhatárokon belül több elfogadható érték is van. Ha a menedzsment által becsült értékek mégis ezeken kívül esnek, akkor a könyvvizsgálónak meg kell vizsgálni, nem arról van-e szó, hogy a menedzsment a saját érdeke szerint túlságosan óvatos vagy túlságosan optimista becslést készített. Ugyanis a menedzsment megpróbálhatja a saját érdeke szerint eltorzítani a becsléseket. Így például azzal, hogy bizonyos bevételeket igyekszik tudatosan a következő évre tolni, ha az előzetesen kitűzött éves bónuszcélt már az adott évben elérték.
Ezekben az esetekben a controller „belső tanácsadó és ellenőr” szerepe nagy hangsúlyt kap. Ilyenkor feladata és felelőssége is megkérdőjelezni a menedzsment döntéseit. Ha a controller és a könyvvizsgáló között jó bizalmi kapcsolat alakult ki, akkor a controller jellemzően ezt a szerepét magabiztosabban tudja képviselni a vállalaton belül. Ha ez a bizalmi kapcsolat nincs meg, akkor gyakran maradnak el ezek a kérdések a controller részéről év közben. Ez aztán problémás év végi záráshoz vezet.
A menedzsment bizonyos döntéseinek támogatása mellett a controller központi feladatai – a leányvállalati controlling, projektcontrolling területén alkalmazott feltételezések, prognózisok és számítások – is közvetlenül hatással vannak a mérlegtételek értékelésére és az éves zárás eredményére. Közvetlen befolyással bír az EBIT-re, hogy milyen aktuális vagy tervezett termékeket, ügyfeleket, szerződéseket illetve célpiaci kilátásokat vesznek alapul az árbevétel-meghatározása során? Mit vettek alapul az árbevétel-növekedési potenciáloknál? Hogyan becsülték meg az anyag- és késztermék felhasználásokat?
A projektcontrolling tevékenységek kapcsán a projektek bevételeinek és költségeinek elszámolása okozza a legnagyobb nehézséget, hiszen a bevételek általában nem a projekt teljesítésének arányában realizálódnak. A controller feladata, hogy a projekt elején reálisan becsülje meg a felmerülő költségeket és a projekt során folyamatosan monitorozza a ráfordítások alakulását. Reális célkijelölés és tervezés, teljes körű, folyamatos és transzparens adatrögzítés, terv-tény összehasonlítás és korrekt, rendszeres eredménykontroll az alapja a projektek sikerességének gazdasági szempontból.
A könyvvizsgáló oldaláról szintén a futó projektek korrekt értékelése, és az azokkal összefüggésben lévő árbevétel realizálása az egyik legkomplexebb feladatkör. A könyvvizsgáló a projektek ismerete és üzleti tudás hiányában gyakran nehezen tudja megállapítani, hogy megfelelő és teljes körű-e az alkalmazott költségbecslés és bevételrealizálás. Viszont tudja és kötelessége is azt megítélni, hogy a számviteli standardokat megfelelően alkalmazta-e a projektcontrolling.
A felsorolt esetekből a controller és a könyvvizsgáló munkájának egymásba ágyazottsága egyértelmű. Szorosan kell együtt dolgozniuk, bonyolult, nehéz témakörök kapcsán.
A legfontosabb, hogy mindkét félnek törekednie kell arra, hogy a másik munkájába minél inkább belelásson, megértse azt. Ha a controller érti, hogy a könyvvizsgálónak pontosan mihez kellenek azok az adatok, amelyeket kér tőle, akkor már előre abban a formátumban tudja azokat előkészíteni. Szintén segíthet, ha a controller pontosan tisztában van azokkal az alapvető számviteli szabályokkal, standardokkal, amelyeket a könyvvizsgáló az éves zárás kapcsán ellenőriz.
Másik oldalról a könyvvizsgálónak is tisztában kell lennie azzal, hogy az adott vállalatnál pontosan mi a controller feladata és felelősségi köre. Ha a controller nem tud válaszolni a könyvvizsgáló bizonyos kérdéseire, akkor neki kell továbbirányítani a könyvvizsgálót vállalaton belül a megfelelő szakemberhez. Optimális esetben hármasban beszélik meg az adott kérdést. Ha mindkét fél nyitottan, érdeklődően közeledik a másik szakterülete felé, akkor a konstruktív együttműködésből mindenki profitálhat. A sikeres közös munkafolyamatot ezen túl a felhasználóbarát és transzparens vállalatirányítási szoftverek és a támogató vállalati kultúra tudják elősegíteni, hatékonyabbá tenni.
A szerző az IFUA Horváth & Partners tanácsadója
Forrás: Florin Janine Krapp, Marco Gehrig és Wilfired Lux: Controlling und Wirtschaftprüfung – Chancen einen konstruktiven Zusammenarbeit, Controller Magazin július/ augusztus 2018. (1. rész) és Controller Magazin szeptember/ október 2018. (2. rész)
