Két dologra is oda kell figyelnünk az e-mailekkel kapcsolatban. Az egyik az, hogy a levelek ne hatalmasodjanak el rajtunk. A másik pedig az, hogy úgy írjuk meg az üzeneteinket, hogy azokat el is olvassák, sőt, válaszoljanak rá.
2019 végére átlagosan napi 126 üzleti e-mailt kapunk majd, illetve küldünk el a Radicati Group előrejelzése szerint. Ez nagyon sok. Sőt, a fele is sok lenne, hiszen akár 20 percig is eltarthat, mire visszazökkenünk a munkába azután, hogy megszakított bennünket egy e-mail. Mi több, átmenetileg akár 10 ponttal is csökkenhet az IQ-nk, ha az üzenetek folyamatosan elvonják a figyelmünket. És akkor még nem is beszéltünk arról, hogy a munkahelyi e-mailek betörnek a szabadidőnkbe is.
Fotó: Cattu / Pixabay
Adunk tehát néhány tippet az önvédelemre. Majd pedig arra, hogyan lehet olyan e-mailt írni, amely képes betölteni feladatát. Ez utóbbi is javítja az időmenedzsmentet, hiszen nem kell majd válasz hiányában újraküldenünk az e-mailjeinket.
Ezt persze nem könnyű megtenni, és vannak e-mailek, amelyekkel nem is lehet. De csökkentsük az utóbbiak számát a lehető legkisebbre! Gondoljunk csak arra, hogy bennünket is idegesítenek a munkaidőn kívül érkező e-mailek. Ha még válaszolunk is ezekre, akkor azzal nem csak magunkat, de a kollégáinkat is bent tartjuk a folyamatos, 24 órás munkaidő világában.
Muszáj megvédenünk magunkat. Akinek ez nem ad elég bátorságot az e-mailek átmeneti mellőzéséhez, az gondoljon arra, hogy ha azonnal válaszol, úgy tűnhet, hogy semmi más dolga sincs. Ezzel szemben ha csak másnap válaszol, akkor inkább az a látszat, hogy bár elfoglalt, azért ésszerű időn belül reagál.
Ebben segít az Inbox Zero koncepció, amelyet Merlin Mann dolgozott ki arra, hogyan e-mailezzünk. Ő a következőket tanácsolja:
Szóban is lehet kommunikálni, mi több, sokszor ez a hatékonyabb. Ha kérdésre szeretnénk választ kapni, s a választól függően további kérdéseink is lehetnek, akkor inkább sétáljunk oda a kollégánkhoz vagy telefonáljunk neki! Így hamarabb meg fogjuk kapni a számunkra szükséges információt.
Mindig legyünk tudatában annak, hogy a levelünket továbbküldheti a címzett, tehát ne írjunk le semmi érzékeny, személyes dolgot! A rossz híreket is célszerűbb élőszóban közölni, mert így a partnerünk reakciójához tudjuk igazítani a mondandónkat.
Az emberek besúgásnak tekintik, ha a velük való levelezésre a főnökünket is rátesszük titkos másolat címzettjeként (Bcc). Márpedig hiába titkos ilyenkor a címzett, van esély arra, hogy kiderül a dolog. Ha pedig kiderül, akkor jó eséllyel megfagy körülöttünk a levegő. A sima másolat (cc) elfogadottabb, hiszen ez látható. Azon is kevésbé akadnak ki a munkatársak, ha továbbítjuk a levelet. Az ideális megoldás azonban az, ha külön tájékoztató levelet írunk a főnöknek, amennyiben erre szükség van.
A „Tárgy” rovatba tömören, lényegre törően írjuk be, hogy miről szól a levelünk. Ettől függ, hogy a címzett fontosnak tartja-e majd a benne lévő információt vagy elsiklik az e-mail fölött. Gondoljunk csak arra, hogy a hírportálokon is azt a tartalmat olvassuk el, aminek a címe felkelti az érdeklődésünket.
Bár nem célszerű sok e-mailt írni, az sem jó, ha átesünk a ló túlsó oldalára. Egy levél (levelezés) egy témáról szóljon, arról, ami a tárgyban szerepel. Így könnyen vissza tudjuk majd keresni a korábban kapott információt, és nem zavarjuk össze a partnereinket sem.
Minden cégnél vannak szabályok arra, hogyan e-mailezzünk, bár ezek többnyire íratlan szabályok. Vegyük ezeket figyelembe! Ha tegeződő a cégkultúra, akkor legyen a megszólítás „Szia …!”, ha a „Tisztelt Osztályvezető úr!” dívik, akkor meg ehhez tartsuk magunkat. Használjuk a helyesírás-ellenőrzést, bár ez nem teljesen megbízható. Ha kétségünk támadna, akkor a Helyesírási tanácsadó portál (https://helyesiras.mta.hu/) a segítségünkre lesz. Ide kapcsolódik, hogy a különböző levelezésekben egyre többször lehet látni nagy kezdőbetűvel a személyes névmásokat, leggyakrabban a második személyűeket (Te, Ön, Neked, Veled stb.). Egyesek ezt modorosságnak és helytelennek, mások a tisztelet jelének tekintik. Bár a kis kezdőbetűs írás nem számít nyelvi értelemben vett hibának, ha „tisztelet-párti” környezetben dolgozunk, jobb, ha átvesszük ezt a „nagybetűs” gyakorlatot.
Az emberek sokkal segítőkészebbek, mint gondolnánk, már csak ezért is jó, ha az elköszönés érzékelteti, hogy segítséget szeretnénk. Egyébként is, egy kutatás kimutatta, hogy azokra az e-mailekre érkezik válasz a legnagyobb arányban, amelyek végén a levélíró előre köszönetet mondott a címzettnek. A 350.000 angol nyelvű e-mail vizsgálata szerint a „Thanks in advance” formula vitte el a pálmát, megelőzve a „Thanks” és a „Thank you” végződést. A legkisebb arányban a „Best regards” és a „Best” végű e-mailek kaptak választ. Ebből kiindulva célszerű az „Előre is köszönöm” fordulattal zárni a levelünket, s jobb, ha kerüljük a szokványos „Üdvözlettel” búcsúzást.
