Hogyan e-mailezzünk? Adunk 10 tippet

2019. augusztus 22.

Két dologra is oda kell figyelnünk az e-mailekkel kapcsolatban. Az egyik az, hogy a levelek ne hatalmasodjanak el rajtunk. A másik pedig az, hogy úgy írjuk meg az üzeneteinket, hogy azokat el is olvassák, sőt, válaszoljanak rá.

2019 végére átlagosan napi 126 üzleti e-mailt kapunk majd, illetve küldünk el a Radicati Group előrejelzése szerint. Ez nagyon sok. Sőt, a fele is sok lenne, hiszen akár 20 percig is eltarthat, mire visszazökkenünk a munkába azután, hogy megszakított bennünket egy e-mail. Mi több, átmenetileg akár 10 ponttal is csökkenhet az IQ-nk, ha az üzenetek folyamatosan elvonják a figyelmünket. És akkor még nem is beszéltünk arról, hogy a munkahelyi e-mailek betörnek a szabadidőnkbe is.

 

Fotó: Cattu / Pixabay

 

 

Adunk tehát néhány tippet az önvédelemre. Majd pedig arra, hogyan lehet olyan e-mailt írni, amely képes betölteni feladatát. Ez utóbbi is javítja az időmenedzsmentet, hiszen nem kell majd válasz hiányában újraküldenünk az e-mailjeinket.

  1. Csak munkaidőben foglalkozzunk az e-mailekkel!

Ezt persze nem könnyű megtenni, és vannak e-mailek, amelyekkel nem is lehet. De csökkentsük az utóbbiak számát a lehető legkisebbre! Gondoljunk csak arra, hogy bennünket is idegesítenek a munkaidőn kívül érkező e-mailek. Ha még válaszolunk is ezekre, akkor azzal nem csak magunkat, de a kollégáinkat is bent tartjuk a folyamatos, 24 órás munkaidő világában.

  1. Tudatosítsuk magunkban, hogy nem kell mindenre azonnal válaszolni!

Muszáj megvédenünk magunkat. Akinek ez nem ad elég bátorságot az e-mailek átmeneti mellőzéséhez, az gondoljon arra, hogy ha azonnal válaszol, úgy tűnhet, hogy semmi más dolga sincs. Ezzel szemben ha csak másnap válaszol, akkor inkább az a látszat, hogy bár elfoglalt, azért ésszerű időn belül reagál.

  1. Priorizáljunk!

Ebben segít az Inbox Zero koncepció, amelyet Merlin Mann dolgozott ki arra, hogyan e-mailezzünk. Ő a következőket tanácsolja:

  • kapcsoljuk ki az e-mail értesítést és csak bizonyos időközönként nézzünk rá a mailboxunkra
  • tüntessük el a lehető legtöbb új e-mailt vagy úgy, hogy kitöröljük, vagy úgy, hogy archiváljuk őket
  • ha egy e-mailt lehet delegálni, akkor továbbítsuk
  • ha a válasz nem igényel több időt 2 percnél, akkor válaszoljunk azonnal
  • a hosszabb választ igénylő e-maileket tegyük be egy erre szolgáló mappába
  • minden napra ütemezzünk be időt arra, hogy a „választ igényel” mappa leveleit megválaszoljuk
  1. Ne vigyük túlzásba az e-mailezést!

Szóban is lehet kommunikálni, mi több, sokszor ez a hatékonyabb. Ha kérdésre szeretnénk választ kapni, s a választól függően további kérdéseink is lehetnek, akkor inkább sétáljunk oda a kollégánkhoz vagy telefonáljunk neki! Így hamarabb meg fogjuk kapni a számunkra szükséges információt.

  1. Vigyázzunk, hogy mit írunk le!

Mindig legyünk tudatában annak, hogy a levelünket továbbküldheti a címzett, tehát ne írjunk le semmi érzékeny, személyes dolgot! A rossz híreket is célszerűbb élőszóban közölni, mert így a partnerünk reakciójához tudjuk igazítani a mondandónkat.

  1. Kerüljük a titkos másolat használatát!

Az emberek besúgásnak tekintik, ha a velük való levelezésre a főnökünket is rátesszük titkos másolat címzettjeként (Bcc). Márpedig hiába titkos ilyenkor a címzett, van esély arra, hogy kiderül a dolog. Ha pedig kiderül, akkor jó eséllyel megfagy körülöttünk a levegő. A sima másolat (cc) elfogadottabb, hiszen ez látható. Azon is kevésbé akadnak ki a munkatársak, ha továbbítjuk a levelet. Az ideális megoldás azonban az, ha külön tájékoztató levelet írunk a főnöknek, amennyiben erre szükség van.

  1. Legyen figyelemfelkeltő a „Tárgy”!

A „Tárgy” rovatba tömören, lényegre törően írjuk be, hogy miről szól a levelünk. Ettől függ, hogy a címzett fontosnak tartja-e majd a benne lévő információt vagy elsiklik az e-mail fölött. Gondoljunk csak arra, hogy a hírportálokon is azt a tartalmat olvassuk el, aminek a címe felkelti az érdeklődésünket.

  1. Ne gyömöszöljünk bele különféle dolgokat egyetlen e-mailbe!

Bár nem célszerű sok e-mailt írni, az sem jó, ha átesünk a ló túlsó oldalára. Egy levél (levelezés) egy témáról szóljon, arról, ami a tárgyban szerepel. Így könnyen vissza tudjuk majd keresni a korábban kapott információt, és nem zavarjuk össze a partnereinket sem.

  1. Ügyeljünk a hangvételre és a helyesírásra!

Minden cégnél vannak szabályok arra, hogyan e-mailezzünk, bár ezek többnyire íratlan szabályok. Vegyük ezeket figyelembe! Ha tegeződő a cégkultúra, akkor legyen a megszólítás „Szia …!”, ha a „Tisztelt Osztályvezető úr!” dívik, akkor meg ehhez tartsuk magunkat. Használjuk a helyesírás-ellenőrzést, bár ez nem teljesen megbízható. Ha kétségünk támadna, akkor a Helyesírási tanácsadó portál (https://helyesiras.mta.hu/) a segítségünkre lesz. Ide kapcsolódik, hogy a különböző levelezésekben egyre többször lehet látni nagy kezdőbetűvel a személyes névmásokat, leggyakrabban a második személyűeket (Te, Ön, Neked, Veled stb.). Egyesek ezt modorosságnak és helytelennek, mások a tisztelet jelének tekintik. Bár a kis kezdőbetűs írás nem számít nyelvi értelemben vett hibának, ha „tisztelet-párti” környezetben dolgozunk, jobb, ha átvesszük ezt a „nagybetűs” gyakorlatot.

  1. A köszönet hatásos, az üdvözlet nem.

Az emberek sokkal segítőkészebbek, mint gondolnánk, már csak ezért is jó, ha az elköszönés érzékelteti, hogy segítséget szeretnénk. Egyébként is, egy kutatás kimutatta, hogy azokra az e-mailekre érkezik válasz a legnagyobb arányban, amelyek végén a levélíró előre köszönetet mondott a címzettnek. A 350.000 angol nyelvű e-mail vizsgálata szerint a „Thanks in advance” formula vitte el a pálmát, megelőzve a „Thanks” és a „Thank you” végződést. A legkisebb arányban a „Best regards” és a „Best” végű e-mailek kaptak választ. Ebből kiindulva célszerű az „Előre is köszönöm” fordulattal zárni a levelünket, s jobb, ha kerüljük a szokványos „Üdvözlettel” búcsúzást.