Akárhogy is csűrjük-csavarjuk mit várnak el a CFO-k a beszerzéstől, mindig eljutunk a megtakarításhoz. Ezt támasztja alá az elmúlt évek gyakorlatilag minden ilyen irányú publikációja, így a Horváth & Partners nemrég közzétett Procurement study – 2018 felmérése is.
Ez nem változik, annak ellenére, hogy mi, beszerzési szakemberek régóta mondjuk már, hogy a beszerzés több ennél, s a vállalaton belül a hozzáadott értéke a megtakarításon felül is értelmezhető.
De mi is kell ahhoz, hogy a beszerzés meg is tudjon takarítani és további értéket adjon a vállalat teljesítményéhez?
A digitalizációtól – Beszerzés 4.0 – a beszerzési terület is számtalan olyan eszközt és megoldást kapott, amelyek segítik a munkáját. Felhő, mobil megoldások, Big Data, robotok, dashboardok. Ezek mind könnyebbé teszik a feladatok megoldását, s ezáltal időt szabadítanak fel a szakemberek számára. Az így megnyert időben aztán lehet gondolkodni, jobb beszerzési forrásokat, megoldásokat keresni, a belső ügyfelek igényeit azok nagyobb megelégedésére kiszolgálni.
Vegyük például a robotokat! A robotizált folyamatautomatizálás (RPA) néhány éve robbant be a beszerzésbe, bár hazai vállalatok körében még erősen limitált az alkalmazása ezen a területen. Szoftverrobotokat használunk olyan rutinfeladatokra, amelyek sok időt visznek el. Vagy olyanokra, amelyeket nem is csináltunk meg – bár kellett volna –, mert nem jutott rájuk idő.
Ilyen mindennapos rutinmunka például cégadatok összegyűjtése nyilvános céginformációs adatbázisokból. Tapasztalataink szerint ez szoftverrobottal 10-12-szer gyorsabban készül el, mint hagyományos módszerrel. Nem mellesleg a munkatársak megszabadulnak a csak időt rabló, monoton feladattól.
A Beszerzés 4.0 eszköztárából a másik ilyen lehetőség a dashboardok használata. Dashboardok segítségével is időt takarítunk meg, hiszen gombnyomásra interaktív lefúrásokkal megkapjuk az éppen szükséges információt. Ráadásul olyan hiányosságokat is felszínre hoznak, amelyek nélküle rejtve maradnának. Kiderülhet például, hogy a vállalat egy beszerzési kategóriában akár 8-10 beszállítóval tart kapcsolatot, pedig a legjobb gyakorlatok szerint mindössze eggyel vagy kettővel célszerű. A 8-10 beszállító 4-10-szer annyi problémát jelenthet, mint 1-2 beszállító. Ennyiszer több lehet a számlázási gond is, többféle számlát kell kezelni, és akkor még nem is beszéltünk arról, hogy elmaradhatnak a mennyiségi konszolidációból adódó kedvezőbb kondíciók.
Másik előny, hogy már a dashboard elkészítése is feltárhat hiányosságokat. Pontosan ez történt egy vállalatcsoportnál, ahol a dashboard tervezésekor derült ki, hogy a bemenő adatok minősége eltér az egyes tagvállalatoknál.
Vannak hazai vállalatok, amelyeknél saját tudáskapacitást akarnak, illetve kezdtek létrehozni, kisebb-nagyobb sikerrel. A saját tudáskapacitást a dashboardok és robotok „előállításában” azonban nem feltétlenül vagy csak kis mértékben fordítják a beszerzési területre. Ezért a dashboard alapú reporting elindításához célszerű külső segítséget kérni, majd átvenni a dashboard-ok előállításához és használatához szükséges tudást. Ezután a vállalat már egyedül használhatja, fejlesztheti a reporting rendszerét.
Árnyaltabb a kép adatelemzés, Big Data esetén. Beválhat a fenti modell, amikor a bevezető szakaszt külső támogatással csinálják végig, majd átveszik a tudást. De célravezető lehet végleges saját kapacitás kiépítése vagy folyamatos szolgáltatás (Analytics as a Service, AAS) igénybevétele is.
RPA-nál is léteznek olyan megoldások, amikor a vállalat saját kapacitásban fejleszti a robotokat. Ilyenkor az RPA-szakemberek a vállalat minden területének dolgoznak, s a beszerzés a legtöbb esetben a prioritáslista végére kerül. Jobb tehát először több kis robotot létrehozni akár külső segítséggel. Később aztán lehet folytatni belső erőforrásból, amikor a saját kapacitás már kiépült és jut ideje a beszerzésre.
Általánosságban is elmondható, hogy kis lépésekben, külső segítséggel célszerű elkezdeni a digitalizációs eszközök és megoldások alkalmazását. Az első tapasztalatok megszerzése után pedig lehet dönteni arról, hogy külső szolgáltatásként – akár „as a service” formában – vesszük igénybe, vagy saját kapacitást építünk ki.
A fentiek alapján kimondható, hogy a beszerzési funkció nagyobb idejét tudja az értékteremtő feladatokra – megtakarítás, szállítómenedzsment, ügyfélkiszolgálás színvonalának fejlesztése – fordítani, ha a szükséges, ámde időrabló, inkább adminisztrációs feladatokat korszerű, a digitalizáció által elérhető eszközzel és megoldással lehet támogatni vagy akár kiváltani.
Ezért nem érdemes a beszerzési funkción spórolni!
A szerző az IFUA Horváth & Partners principálisa
