Hogyan lehet ötvözni az üzletiintelligencia-rendszerek előnyeit az Excel használata során elsajátított tapasztalattal? Jó irány lehet az önkiszolgáló BI, azon belül is a Microsoft alkalmazásai. Erre mutat be két példát a cikk.
A kontroller legjobb barátja az Excel. A gyógyszergyáraktól a telekommunikációs cégekig az elemző munkatársak mindegyike használja a táblázatkezelőt, leginkább a rugalmassága és könnyű kezelhetősége miatt. Ezeknél a vállalatoknál ugyanakkor az adatok mennyisége és összetettsége szükségessé teszi azt, hogy az elemzést és a beszámolást valamilyen üzleti intelligencia eszközzel támogassák. A Gartner a 2016 februári magic quadrantja 24 szállítót rangsorol az üzleti intelligencia és elemző platformok szállítói között. Ahány szállító, annyi megoldás. Ahány megoldás, annyi kezelőfelület… Hogyan lehet ötvözni az üzleti intelligencia rendszerek előnyeit az Excel használata során elsajátított tapasztalattal? Szerencsére van önkiszolgálás már az üzleti intelligenciában is, ami jó irány. Erre következik két példa Microsoft alkalmazásokkal.
Egy nyugat-magyarországi élelmiszeripari gyár vezetői azzal szembesültek, hogy a legdrágább, legbonyolultabb gépei egyre kevesebbet termelnek. A növekvő gyártási átfutási idő miatt a termelésben a gépek szűk kapacitásként jelentek meg. Karbantartásukra sok módszert és beszállítót kipróbáltak, és nagyon sokat költöttek, az eredmények azonban változók voltak.
A legnagyobb gondot az okozta, hogy a gépek működésének mérésére korlátozottan volt lehetőségük. Rendelkezésre állt ugyan egy Access adatbázis, amibe a gépek termelési alapadatai automatikusan felvételre kerültek, de abból beszámolót kinyerni csak körülményesen lehetett. A vezetők egy olyan megoldást kerestek, amely felgyorsítja a berendezések ciklusidejének nyomon követését, illetve a karbantartások ciklusidőre gyakorolt hatásáról rögtön visszacsatolást ad. Büdzsé nem volt rá, így az olcsó és gyors megvalósítás volt az elsődleges szempont.
A megoldás egy Microsoft Power Pivot alapú termelési idő nyomon követő eszköz lett. A működési adatokat tartalmazó Access adatbázist és a termelési törzsadatokat felhasználva Microsoft Excel környezetben lett felépítve az az adatmodell, amelyre aztán maga a riport és a vizualizáció épült.
Az eredmény: gombnyomásra frissülő, mindig naprakész riport a gépcsoport működéséről, amelynek adatait a vezetők a termelés- és karbantartás tervezés, a kihasználtság elemzés és a karbantartás eredményességének mérésében használják fel.
A Power Pivot segítségével létrehozott adatmodell az Excel munkafüzetben kerül tárolásra. Ahhoz, hogy az üzleti felhasználók megoszthassák a létrehozott riportjaikat, az adatmodellt is meg kell osztaniuk. Ezt aztán tovább alakíthatják mások, majd ők is továbbküldhetik azt. Végül aztán ugyanabban a témában rengeteg adatmodell kering majd a vállalaton belül, így ugyanarra a kérdésre több válasz is érkezhet. Sérül az egy igazság elve! A Microsoft erre a problémára az irányított önkiszolgáló üzleti intelligenciában (managed self service BI) látja a megoldást.
A Komárom-Esztergom megyei vállalkozásnál a karbantartási költségekkel kapcsolatos beszámolás Excelben történt. A riport hétről hétre történő
összeállítása időigényes feladat volt. A szükséges adatokat három különböző forrásrendszerből kinyerve kellett összesíteni, elemezni, vizualizálni. A cél egy olyan automatikusan frissülő riport összeállítása volt, amelyhez a hozzáférés jogosultság függvényében a világ több pontján tartózkodó döntéshozók számára biztosított.
A megoldás a vállalat meglévő informatikai eszközeire épült. A tranzakciós rendszerekből származó adatok először egy SQL adatbázisban kerültek előkészítésre, összesítésre. Az így előfeldolgozott adatokra épülő adatmodellt az üzleti felhasználók az SQL szerver Tabular megoldásának segítségével saját maguk készítették el. Ez az adatmodell tartalmazza a riport összeállításához szükséges üzleti logikákat és összefüggéseket. A szerveren található adatmodell kiaknázását Excelen vagy akár Sharepointon keresztül lehetett elvégezni. Mivel egy szerver alapú megoldásról van szó, így biztosítva van a riport ütemezett, automatikus frissítése, valamint a jogosultságkezelés is.
Az önkiszolgáló üzleti intelligencia eszközök használatával végső soron mindenki azzal foglalkozik, amihez a legjobban ért: az informatika a technológiai kérdésekkel, a kontroller pedig az elemzéssel és a döntések előkészítésével.
