Hogyan készítsünk roadmapet S/4HANA bevezetéshez?

A digitális vállalatirányítás iránti igény megjelenésére az SAP válasza az S/4HANA volt. Ám nem egyszerűen csak piacra dobták az SAP S/4HANA-t, hanem egyúttal bejelentették, hogy az SAP R/3 szoftvert várhatóan csak 2025-ig támogatják. Ezért aztán minden olyan cég, amely SAP ERP szoftvert használ, hatalmas átalakulás előtt áll.

Az S/4HANA bevezetése átfogó változtatásokat jelent az új funkciók és a megváltozott IT architektúra miatt. A migráció keretében meghozott döntések nagymértékben és hosszú távon hatnak az IT környezetre, és ezen belül az SAP alkalmazásokra is.

Annak érdekében, hogy az S/4HANA lehetőségeit kihasználhassuk, a pusztán technikai migráció nem célszerű –  a folyamatokat átfogóan elemezni és adaptálni kell. Pénzügyi és controlling területen is változásokra van szükség – mind a folyamatokat, mind a szervezetet tekintve. Ezért célszerű előzetesen felmérni a vállalatspecifikus előnyöket, lehetőségeket és kockázatokat. Erre építve alakíthatjuk ki a migrációs stratégiát és a megfelelő roadmapet.

 

Vállalatirányítás S/4HANA-val

De vajon pontosan mi a különbség az R/3 és az S/4HANA között? A legnagyobb újítás minden bizonnyal a könyvelés és a controlling szoros kapcsolata.  Míg korábban az információkat több adattáblában tárolták – ami rendszeresen konfliktusokhoz és egyeztetési problémákhoz vezetett -, az S/4HANA a jelentések szempontjából releváns összes adatot egyetlen adattáblában (ACDOCA) gyűjti. Így a controlling és a könyvelés ugyanazokat az adatokat használja.

Ez az egység, valamint a nagyobb teljesítmény és más funkcionalitások, amelyeket az új ERP rendszer hoz, számos lehetőséget nyújtanak a vállalatoknak. Ezek közül a legfontosabbak:

  • Az igazság egyetlen forrása: egyetlen rendszer és ezáltal kevesebb kapcsolódási pont
  • Egységes számvitel: a belső és a külső könyvelés integrálása
  • Átláthatóság: közvetlen hozzáférés az adatokhoz a granularitás legmagasabb fokán
  • Rugalmasság: egyszerűsített adatmodell, elemzés a bizonylatok szintjéig
  • Multidimenzionalitás: rugalmas elemzések különböző dimenziókban
  • Sebesség: gyors jelentéskészítés és könyvelési folyamatok
  • Valós idejű elemzések: lehetséges valós idejű elemzés a bizonylatok szintjén
  • Integrált tervezés: integrált adatbázis és szélesedő lehetőségek a pénzügyi tervezésben
  • Hatékonyság: nagyobb átbocsájtás, gyorsabb zárási folyamat
  • Felhasználóbarátság: egyszerűbb kezelés az új felhasználói felületnek köszönhetően
  • Standardizálás: standardizált folyamatok és alapadatok

Mivel az S/4HANA-ra való áttérés különösen CFO-területen kíván meg átalakításokat, sok vállalat arra is felhasználja az átállást, hogy az irányítás logikáját, valamint a költség- és teljesítményszámítást egy lépésben tegye professzionálissá. Ezért három előnyt részletesebben bemutatunk.

 

  1. Egységes számvitel

Haszna: a belső és a külső könyvelés integrációja révén egyszerűsödik a pénzügyi és a controlling terület közötti egyeztetés. Ezzel párhuzamosan a pénzügyi adatok egyeztetése és konszolidálása is egyszerűsödik, és lehetővé válik az eredménykimutatáson alapuló részletes elemzés. Az említett integráció lehetővé teszi továbbá, hogy az eszközöket egységesen lássuk, és ezáltal javítsuk az eszközgazdálkodást.

Előfeltételek: annak érdekében, hogy kihasználhassák ezt a lehetőséget, a vállalatoknak át kell alakítaniuk a pénzügyi folyamataikat. Az integrált könyvelés megvalósításának alapja például a pénzügyi és a controlling számlatükör és értékelések, elszámolások (értékcsökkenés, elhatárolások, anyagértékelés) időben és tartalomban történő egységesítése. Ezen kívül a pénzügyi és a controlling értékáramlást is harmonizálni kell.

 

  1. Integrált tervezés

Haszna: mivel a tervezés, a keretgazdálkodás, a forecasting és a beszámolás egységes adatbázis alapján történik, egyrészt megnő a transzparencia a teljes folyamat mentén, másrészt a folyamatok erősebb integrációja részben feleslegessé teszi az előkészítő rendszereket. A sokféle funkcióval a tervezés nem csak rugalmasabb, de hatékonyabb és egyszerűbb is lesz.

Előfeltételek: világosan le kell írni az irányítási modellt és definiálni kell az irányítás szempontjából releváns dimenziókat, dimenziónként a jellemzőket / elemeket és az irányítás mélységét. A beszámolók fogadói szerinti bontásban meg kell határozni a tervezés szempontjából releváns mutatószámokat. Végül rögzíteni kell a szimulációhoz az üzleti teljesítményt meghatározó tényezőket.

 

  1. Standardizálás

Haszna: az S/4HANA révén végrehajtott standardizálás a pénzügyi szervezet számos adatát és folyamatát érinti. A controlling- és a pénzügyi folyamatok ugyanazokat az alapadatokat használják és a kiértékelési attribútumokat (termék, ügyfél) automatikusan levezetik. Ez felgyorsítja az elemzéseket és az irányítási folyamatokat, és gyorsabb havi zárást tesz lehetővé. Ez a standardizálás azonban csak a pénzügyi- és a controlling terület mindenre kiterjedő, szorosabb együttműködésével lehetséges.

Előfeltételek: a pénzügyi folyamatokat – mint például az időszaki zárás, a beszámolás vagy a költségszámítás – elemezni és megfelelően adaptálni kell. Annak érdekében, hogy létrehozzuk az „igazság egyetlen forrását” is, harmonizálni kell az alapadatokat és egységesen kell definiálni a karbantartásuk folyamatát.

 

Végül ki kell dolgozni az egységes adatmodellt, ennek dimenzióit és jellemzőit. Ezeket a változtatásokat a szervezetbe is be kell építeni. A különböző részlegek együttműködése mellett ide tartozik a pénzügyi terület újjászervezése, a szerepkörök, feladatok és kompetenciák hozzáigazítása a megváltozott folyamatokhoz.

 

Előtanulmány az S/4HANA előkészítésére

Az S/4HANA nem csak a „felhasználói élményt” javítja, de költségcsökkentést is lehetővé tesz – mindenekelőtt pénzügy & controlling, valamint IT területen. Az előnyöket az alábbi táblázatban foglaltuk össze.

 

Az SAP S/4HANA által kínált előnyök

Terület Lehetőségek
Pénzügyi és controlling folyamatok
  • komplexitáscsökkenés
  • standardizálás
  • kevesebb kapcsolódási pont
Beszámolás
  • felgyorsul
  • javul a minőség
  • kevesebb kapcsolódási pont
Szervezet
  • hatékonysági potenciál
  • feladatok csoportosítása / kötegelése
IT
  • standardok használata
  • egységesítés
  • kevesebb kapcsolódási pont

 

Az, hogy a fenti lehetőségeket egy-egy vállalat milyen mértékben képes kihasználni, nagyrészt az aktuális folyamatok érettségétől, az IT-t érintő változtatások mértékétől, a lehetséges standardizálástól és az implementáció módjától függ. Annak érdekében, hogy a lehetőségeket előzetesen értékeljük és az implementálási opciókat behatároljuk, érdemes előtanulmányt készíteni. Ezzel a következő célokat tudjuk elérni:

  • az S/4HANA által igényelt változtatások vizsgálata és leírása
  • a beazonosított beavatkozási területek alapján kiderül, hogyan lehet továbbfejleszteni a folyamatokat S/4HANA alatt
  • egy konzisztens célarchitektúra alapján láthatóvá válik, hogy rendszer oldalról mi a cél
  • egy összehangolt roadmap – ide értve a jelenlegi környezetből kiinduló migrációs stratégiát – megmutatja a célhoz vezető utat
  • az intézkedési javaslatban dokumentálva vannak az S/4HANA előnyeit alátámasztó érvek az IT és a szakmai területek szempontjából, és szerepelnek benne a megvalósítás különböző változatai is – költségbecsléssel együtt

 

Az előtanulmányt három lépésben lehet elkészíteni. Ezek a következők:

 

  1. A beavatkozási területek elemzése és értékelése

A beavatkozási területek azonosítása érdekében célszerű legalább a következő három területet elemezni: „könyvelés & controlling”, „tervezés, beszámolás & konszolidáció” valamint „logisztika & termelés”.

 

  1. Rendszerarchitektúra

Az elérni kívánt S/4HANA környezet leírása. Ehhez SWOT-analízissel meg kell vizsgálni a jelenlegi architektúrát, hogy értékeljük a most használt szoftvermegoldásokat. Erre építve határozhatjuk meg a jövőbeli ERP és BI rendszerkörnyezet nyers koncepcióját.

 

  1. A migráció menete és roadmap

Miután definiáltuk és elemeztük a jelenlegi helyzetet és az elérni kívánt célt, menetrend és roadmap segítségével leírhatjuk a régi állapotból az újba vezető átmenetet. A migrációs stratégiát a vállalat sajátosságaira szabva alakíthatjuk ki. A technikai átmenet forgatókönyvét is meg kell határoznunk.

 

Az S/4HANA tényleges implementációjától függően 5 olyan kulcstényezőt különböztetünk meg, amelyek a ráfordításokat és az időtartamot döntően meghatározzák:

  1. Az S/4HANA implementáció terjedelme
  2. Koncepció (kiváltképp a meglévő folyamatok átalakítása)
  3. IT stratégia, valamint a meglévő és a jövőbeli informatikai környezet
  4. A standardizálás mértéke (koncepció, IT-Blueprint, standardtól való eltérés)
  5. Erőforrások rendelkezésre állása és a menedzsment elkötelezettségének mértéke

Az így előálló roadmap összefoglalja a különböző területeken várható eredményeket, egyebek mellett a következőket:

  • a különböző migrációs forgatókönyvek vizsgálatát és megvitatását (különös tekintettel egy zöldmezős bevezetésre);
  • az átállás költség-haszon elemzését (különös tekintettel az alternatív migrációs utakra)
  • a folyamatban lévő és a jövőbeli roll-out-okat
  • az S/4HANA komponensek érettségi szintjét / fejlesztési időrendjét

 

Ha a fenti elemzéseket és lépéseket megtettük, akkor a begyűjtött információ alapján kidolgozhatjuk a döntési javaslatot. Ne feledjük: az SAP S/4HANA számos előnyét kizárólag akkor tudjuk kihasználni, ha az átállást nem puszta „verzióváltásnak” tekintjük, hanem elvégezzük a vállalatnál, s azon belül mindenekelőtt a pénzügyi és IT területen szükséges átalakításokat.

 

A cikk Prof. Dr. Christof Schimank és Dr. Peter Schentler „Digitalisierung im Controlling umsetzen: Erstellung einer Roadmap für eine S/4HANA-Einführung” című cikkének magyar nyelvű összefoglalása. Prof. Dr. Schimank a Horváth & Partners Business Development kompetencia központjának vezetője, Dr. Schentler a Horváth & Partners principálisa.