A számviteli törvény az időbeli elhatárolásokat a következőképpen definiálja: „Az olyan gazdasági események kihatásait, amelyek két vagy több üzleti évet is érintenek, az adott időszak bevételei és költségei között olyan arányban kell elszámolni, ahogyan az az alapul szolgáló időszak és az elszámolási időszak között megoszlik”.

A tömör megfogalmazás mögött megbúvó központi gondolat, hogy minden bevételt, költséget és ráfordítást a vállalati eredmény azon időszakában kell kimutatni, amelyre valójában vonatkozik. Ennek megfelelően az adott gazdasági esemény annak az időszaknak az eredményét arányosan befolyásolja, amely időszak miatt felmerült.

A törvényi megfelelés mellett a menedzsment megalapozott döntéshozatalához is nélkülözhetetlen az elhatárolások megfelelő kezelése, kiváltképp olyan kihívást jelentő időkben, mint a kiszámíthatatlan gazdasági környezet, az infláció. Ez azt is eredményezi, hogy az évek közti elhatárolás legtöbbször nem elegendő. A havi-, vagy negyedéves beszámolási kötelezettség, melyet vagy a menedzsment, vagy akár az iparág szabályozói szerve ír elő, az elhatárolások rendszeres kalkulációját követeli meg.

Az elhatárolások teszik lehetővé, hogy a megfelelő eredményszemélet szerint láthassuk a vállalati teljesítményt és nem egy leegyszerűsítő pénzforgalmi szemléletben. Nézzük meg a két szemlélet közötti különbséget egy egyszerű ábrán keresztül:

A szolgáltató vállalatok adott időszaki eredménye nagyban függ attól, hogy milyen logika mentén kerül elhatárolásra a szolgáltatás nyújtás ellenértékeként járó bevétel, illetve a vele szemben felmerült erőforrásfelhasználás az egyes beszámolási időszakok között.

Ennek oka, hogy míg termékértékesítésnél a teljesítés időpontja egyértelműen köthető a termékek fizikai mozgásához, szolgáltatások esetén a teljesítés időben elnyúlhat és gyakran nem is egyenletesen oszlik el. Szolgáltatások esetén tehát szükség van egy olyan plusz módszertani és rendszerbeli támogatásra, ami a teljesítmények mérését és időszakok közti megosztását lehetővé teszi.

Az automatizálás komplexitását befolyásolja, hogy milyen módszertani és szoftver háttér áll az elhatárolási folyamatunk mögött. Fel kell tudnunk mérni, hogy milyen adatokra lenne szükségünk, és ebből mit az, amit tudunk biztosítani.

Vállalatmérettől és iparágtól függően eltérő mértékben vannak jelen az elhatárolásokkal kapcsolatos feladatok a CFO területen. Ennek megfelelően a problémák, melyek a témakörrel szemben gyakran tapasztalható ellenérzéseket táplálják, szintén eltérő formában jelentkeznek.

Mik a leggyakoribb kihívások az elhatárolások kalkulációja során?

• Évközi számviteli zárás gyakorisága: amikor a menedzsment számára történő rendszeres beszámolás gyakoribb, mint a számviteli zárás, jellemzően manuáláis többletfeladatok keletkeznek a gazdasági területen. Ennek eredménye, hogy a döntéstámogatáshoz szükséges adatok gyakran késve, különböző pontossággal és minőségben állnak elő.
• Teljesítménymérés érettsége: szolgáltatások esetében a tervezett és tény teljesítések, valamint a várható árbevétel nyomon követése kritikus pont. Az automatizációhoz adatok szükségesek, az adatok pedig a folyamat valamely pontján adminisztrációs feladatot jelentenek. A rendszerek képessége, kialakítása és az adminisztrációs szerepek tisztázatlansága közvetlenül korlátozhatja az elhatárolás folyamat egyszerűsítését.
• Alapfolyamatok strukturáltsága, szerepkörök definiálása: minél kevésbé standardizáltak az alapfolyamataink, annál nehezebben strukturálható, hogy mely folyamatok és hogyan befolyásolják az elhatárolások kalkulációját. Ennek eredményeképp azoknak a szereplőknek az azonosítása is nehéz, akik az elhatároláshoz szükséges input adatokért, azok adminisztrációjáért felelnek.
• Számlázási információk: A számlázási ütemezésre vonatkozó információk (számlázott összeg, vonatkozó időszak, várható számlatételek) rendelkezésre állása gyakori probléma, különösen utólagos számlázások esetén. Adminisztrációs fegyelem és a jól definiált szabályok nélkül az utólagos kézi korrekciók elkerülhetetlenek.
• Rendszerek zártsága és integráltsága: Szigetszerűen működő rendszerek esetén fennáll az esélye, hogy egyes rendszerkomponensek nem tartalmazzák teljes körűen az elhatároláshoz szükséges input adatokat, több rendszerből kell begyűjteni az egyes tételeket, vagy más mélységben érhetők el a tény és az elhatárolás alapját képező referenciaértékek.
• Törzsadatok: A rendszerekhez kapcsolódó állandó kihívás a törzsadatok tisztasága, valamint rendszerek közti egységessége (pl. projekt-, vagy ügyfélazonosítók, dátumok aktualizálása).

Bár látszatra a szolgáltató szektoron belül a különböző iparágak elhatárolási gyakorlata gyökeresen eltérhet, az automatizációt elősegítő fókusztémák jól körülhatárolhatók.

Milyen tényezőkre érdemes figyelni az elhatárolási folyamatok kialakítása során?

• Alapfolyamatok standardizálása: jól definiált működési folyamatokra jól definiált pénzügyi gazdasági folyamatok építhetők. Ez alól az elhatárolás sem kivétel. Egyes folyamatok mentén bekategorizálhatók az eredményt befolyásoló lépések, ezek mentén a szükséges mélységű input adatok, valamint a rögzítésükért felelős személyek. A jól átgondolt működési folyamatok lehetővé teszik, hogy utólagos kalkulációk helyett a szükséges adatok folyamatosan rögzítésre és karbantartásra kerüljenek.
• Strukturált megközelítés: Az egyes eredménykategóriák mentén összekapcsolhatjuk az érintett folyamatokat, meghatározhatunk egységesen kezelt költség-, és bevételcsoportokat, és ezekhez a csoportokhoz akár eltérő elhatárolási módszertanokat is rendelhetünk.
• Erőforrás-haszon összevetés: A bevétel, vagy költség jellegétől és volumenéltől függően is eltéríthetjük az alkalmazott módszertant. Ezt befolyásolja az egyes kategóriák mentén elérhető adat minősége, másrészt a kategória jelentősége. Míg bevételek esetében jellemző akár a tranzakcionális adatokra épülő elhatárolási logika, bizonyos költségtételeknél egy sokkal aggregáltabb, akár tervadatot referenciaként használó kalkuláció is elegendő lehet.
• Adat-, és információáramlás biztosítása: A folyamataink és a használni kívánt módszertan tükrében kialakítható az elhatároláshoz szükséges adatigény. Miután megbizonyosodtunk róla, hogy a szükséges adatok rendelkezésre állnak és megfelelő minőségűek, elkezdhetjük az automatizáció kidolgozását. Amennyiben a rendelkezésre álló adatok ezt még nem teszik lehetővé, érdemes megvizsgálni, milyen folyamati-, vagy rendszerfejlesztések szükségesek ennek eléréséhez.

A vállalati folyamatok támogatására számos megoldás (alkalmazás) áll rendelkezésre, amelyek hatékonyan képesek kiszolgálni az elhatárolásokkal kapcsolatban kialakult üzleti igényeket. Ezeknek az alkalmazásoknak integrált megoldást kell kínálnia az elhatárolások kezelésére, annak érdekében, hogy az ERP rendszerben ezek könyvelésre is kerülhessenek.

Ilyen eszköz például, az SAP S/4HANA Accruals Engine megoldása, mely az elhatárolások integrált kezelését támogatja. A rendszerben meglévő objektumokból (pl. beszerzési megrendelések) automatikusan generálhatunk elhatárolási objektumokat, mindemellett a manuális rögzítés lehetősége is megmarad. A megoldás előnye, hogy az egy igazság elvének teljesülése mellett automatikusan elvégzi az elhatárolások kiszámítását és feladását, legyen szó akár automatikusan, akár manuálisan rögzített elhatárolási objektumról.

Az elhatárolások kalkulációjának automatizálása az ERP rendszeren kívül is megoldható, akár olyan meglévő riporting, vagy egyéb CPM rendszerben, amely a szükséges kalkulációk elvégzésére képes. Érdemes azonban figyelni arra, hogy az elhatároláskalkulációt végző rendszer a forrásadatokhoz – legyen az ERP-ben rendelkezésre álló számlázásra vonatkozó adat, egyéb rendszerekben előálló műszaki vagy egyéb naturália input - automatikusan hozzáférjen.

ERP-n kívüli rendszerek alkalmazása megoldást jelent, ha az ERP funkcionalitása nem teszi lehetővé, vagy a benne levő adatok nem elegendőek az elhatárolás értékének megállapításához (pl. teljesítés készültségi foka, tervadatok). A kalkuláció komplexitása, valamint a szükséges adatok köre iparágtól, vállalatmérettől függően eltérhet.

Az integrált megoldások lehetővé teszik, hogy a gazdasági terület felelőssége a manuális adatrögzítő szerep felől az ellenőrzési, jóváhagyási és elemzési szerepek felé mozduljon el.

• Gyorsabb zárási folyamat
• Rövidebb riporting átfutási idő, beszámolók pontosságának növelése
• Manualitás csökkentése, támogatva ezzel a gazdasági területek elmozdulását a business partner szerepkör felé
• Számviteli terület tehermentesítése, felelősség eloszlatása
• Pontosabb teljesítménymérés
• Zárt rendszerben kezelt elhatárolások csökkentik a kockázatokat: jogosultsági csoportok, konzisztens elhatárolási szabályok és automatikus ellenőrzések definiálhatók, ebből adódóan csökken a hibázás lehetősége.
• Pontosabb elhatárolás a becslési eltérések beépítésével, továbbá az időszakok mentén látható az elhatárolás változás, amely segíti az elemzést és a teljesítmény visszamérését
• Zárt rendszerben könnyedén és transzparens módon visszakövethető az elhatárolások számításának módja, ez a beszámolók auditálásának hatékonyságát is növeli
• Az automatizált formában előállított elhatárolások közvetlenül becsatornázhatóak a tervezési rendszerbe, támogatva ezzel a hatékonyabb és pontosabb tervezést.