Az éves zárási munkálatok során vállalatunk
úgy működik, mint egy nagy gyár. A különböző osztályok, részlegek irányított együttműködése
szükséges ahhoz, hogy az általuk szolgáltatott inputadatokat az elvárt tartalmú
és struktúrájú dokumentumban – legyen az éves beszámoló, menedzsment beszámoló,
prospektus, weblap -, időben és a kellő formátumban összerendezzük. A beszámoló-készítés
egy komoly szervezési és logisztikai feladat, ahol nem áru, hanem
információ-áramok összehangolása folyik a minőségi tartalom érdekében.

Miért is olyan nehéz a számos területet
érintő beszámolási tevékenység utolsó szakasza?

• mert
  általában túl sok feladatot kell manuálisan elvégezni, a folyamat MS Office
  szintű informatikai támogatottsága a dokumentumokig tart: sokszor gigászi Excel
  dzsungelekkel dolgozunk, ki nem mondott kaotikus körülmények között, s
• mert
  az idő nagy részét az elemzések elvégzése, üzenetek megfogalmazása helyett az
  adatok összegyűjtése és ellenőrzése viszi el: külön munkatársakat kell e
  feladatokra ráállítani, akik kizárólag csak ebben a beszámoló-készítési
  időszakban vannak leterhelve.

Több probléma is
felmerülhet, amelyek nehezítik és kockáztatják a beszámolók összeállítását,
ilyenek:

• Az
  adatgyűjtés nem dokumentált, számos a párhuzamos és a manuális adatrögzítés,
  szinte lehetetlenség az adatok megbízhatóságát ellenőrizni, ha változás van,
  képtelenség azt követni. A dokumentumokban bennragadt hibák nem adnak teret az
  elemzéseknek, rosszabb esetekben téves információt szolgáltatnak.
• Több
  dokumentumban egyazon szám megjelenítése csak időigényes ellenőrzés mellett
  biztosítható. Állandó és ismétlődő keresztellenőrzésre van szükség a beszámoló
  különböző pontjain megjelenő adatok koherenciájához.
• A
  hurkolt, nem transzparens adatáramlás, az információ-csapdák nehezítik az
  inputadatok összerendezését.
• A
  különböző verziók kezelése szinte lehetetlen, hiszen a különböző helyekre
  lementett, vagy e-maileken küldött Word, Excel dokumentumok tömkelegéből kell a
  végső dokumentumot felépíteni.
• A
  beszámoló készültsége nehezen követhető, a koordinációs problémák rontják a
  minőséget és a hatékonyságot. Kisebb a lehetőség a „last-minute”
  beavatkozásokra, mivel a változások végigkövetése időigényes és fárasztó.
• A
  beszámolóknak mindig határidőre kell elkészülniük, az idő nyomása sokszor a
  minőség rovására megy.

A Disclosure Management egy teljes körűen
integrált és automatizált beszámoló készítési módszertan, keretrendszer. Ezzel
az eszközzel készített vállalati beszámolók megjelenésükben továbbra is
dokumentum alapúak, ahol az Excel és Word gyakori output. Előnye a manuálisan
előállított beszámolókhoz képest, hogy

1. az
   inputadatok (Office dokumentumok: Word, Excel; Gazdálkodási rendszerek: SAP,
   SAP BusinessObjects BI, IBM Cognos TM1, egyéb BI rendszerek) egy központi
   tárba, egy közös adatbázisba konszolidálódnak, integrációjuk megoldott
   (adattárház integrációs komplexitás nélkül)
2. csak
   a szükséges manualitás mellett,
3. megfelelő
   szabályrendszerű és zárt workflow mentén,
4. a
   végoutputok tartalmi kontrolljával, és
5. verzió
   kezelten állnak elő.
   

Kiforrottságából adódóan a Disclosure
Management és az azokat támogató eszközök használata egyszerű, a dokumentum
egyes részei eltérő felhasználókhoz rendelhetők, párhuzamos szerkesztése is
megoldható. Ugyanakkor adott a verziók összehasonlításának lehetősége, a
beszámolási folyamat és a tartalom előállás készültsége nyomon követhető.
Lehetővé teszi, hogy kontrolláljuk a folyamatot, támogatja a tevékenységek,
felelősök és jogosultságok kezelését.

Az SAP felkérésére, annak siófoki éves
konferenciáján az IFUA munkatársai mind az elvek, mind a gyakorlat szintjén bemutatták
az SAP BusinessObjects Disclosure Management megoldást, valós példa alapján.
Kevesebb vezetői frusztráció, áttekinthető státuszleíró felületen követhető
munkafázisok mellett, párhuzamos tartalom előállítási lehetőségekkel képes a
Disclosure Management a beszámoló készítés gyorsítására, ezzel csökkenti a
beszámolók elkészítésének idejét, meggyorsítja a vállalat alkalmazkodását a
változásokhoz, segít a költségcsökkentésben és a hatékonyságnövelésben.