Ismert megközelítés az „Excelben mindent meg tudunk oldani”. A táblázatkezelő bizonyára a Controlling Világ törzsközönségének is közel áll a szívéhez, hiszen az „Excel tippek” hónapról hónapra az egyik legolvasottabb és legtöbb visszajelzést kiérdemlő rovatunk. Az egyszerű keresési és adatrendezési trükkök és a bonyolultabb adatvizualizációs javaslatok is rendre kiemelt kattintásszámot érnek el.

Az Excel széles körű alkalmazására a rugalmassága mellett a legfőbb érv az, hogy alapértelmezett eszközként mindenkinek rendelkezésre áll, és ezáltal elérhető, tanulható/elsajátítható a használata. Emiatt is kiválóan alkalmazható többek között egyedi business case elemzésekre, beruházásgazdaságossági számításokra, forrásrendszereket nem érintő ad-hoc riport igényekre vagy egyéb mikro üzleti modellek elkészítésére. Éppen ezért az is biztos, hogy még sokáig a controller, az üzleti elemzők legközelibb barátai maradnak a táblázatkezelő eszköz(ök).

Azonban az is jellemző, hogy a kezdetben egyszerű modellek (célszoftver funkciók, szolgáltatások hiányában) egyre több elemmel (pl.: üzleti objektum, kalkulációs logika, hivatkozások, pivotok, stb.) bővülnek ki, használatukat ki szeretnék terjeszteni vállalati elemzésekre vagy egyéb rendszeres, például tervezési feladatokra. A beleszuszakolás – ha tudatos, akkor prototipizálásnak hívjuk, és ebből kifolyólag nem lehet éles, végleges (release) – vagy így vagy úgy meglesz, viszont sok mindenben kell kompromisszumot kötnünk:

• munkatárs (aki tud távozni is, elég, ha csak egy másik osztályra)
• dokumentáció
• tesztelés
• teljesítmény
• Excel és vagy O365 verzió
• elérhetőség bárhonnan (ezen a felhő sem tud minden esetben segíteni!)
• monitorozás
• biztonsági függőség

Egy idő után pedig felvetődik a kérdés, hogy merre tovább? ERP-be, CRM-be, intranetbe, egyedi vagy célalkalmazásba költözzünk át? Célszoftverbe, tág értelemben vett Enterprise Analytics eszközbe, rendszerbe, attól függően, hogy annak melyik válfajáról van szó.

Vajon milyen Enterprise Analytics célszoftverek elsajátítására fókuszáljanak azok, akik jelenleg a controlling feladataikat az Excel eszközkészletének segítségével látják el?

1. Első lépésként vizsgáljuk meg az általunk használt funkciókat a folyamatainkban!

A felhasználók az egyszerű modellezési és egyedi kalkulációs problémák mellett egészen összetett tervezési, szimulációs, valamint ad-hoc és rendszeres beszámolási feladatokra is igyekeznek bevetni az Excelt. Ezért első lépésként azt érdemes mindenkinek megvizsgálnia (a vállalaton belüli BI üzleti partnerrel, vagy stratégiai beszállító tanácsadóval), hogy saját maga és szervezete milyen controlling funkciókra alkalmaz Excel modelleket.

Az alábbi ábra szemlélteti (funkcionális témakörönként) azokat a feladatokat, amelyekre tapasztalatunk szerint a controllerek a mai napig gyakran használnak Excel megoldásokat.

1. ábra – Az Excel felhasználási területei

2. ábra – Feltárt Excel-dzsungel egy nagyvállalati ügyfelünknél

Beszámolás, Vizuális beszámolás & Vizuális elemzés funkcionalitás Excelben:

A forrásrendszerekből exportált vagy OLAP adatbázisokból egyszerű listás, táblázatos, pivotos riportokkal és ezekre épülő (transzformációkkal, elemzésekkel és látványos diagramokkal kiegészített) vizuális Excel megoldásokkal is találkozhatunk.

Teljesítménymenedzsment (CPM) funkcionalitás Excelben:

A legfontosabb ilyen funkciók a tervezés, előrejelzés, szimulációk és korrekciók, emellett gyakran ebben az eszközben gyűjtjük össze a szükséges adatokat is az adatszolgáltató szervezetektől, leányvállalatoktól jogosultságkezelés, vállalati hierarchiát rugalmasan, lefúrásokat kezelni tudó funkciók nélkül.

Adattárház & Adatpiac & “Adatkút” funkcionalitás Excelben:

Az Excelt használjuk arra is, hogy a forrásrendszerekből kinyerjünk adatokat, átalakítsuk őket, új kalkulációkat adjunk hozzájuk, végül (ha riport készül belőle, akkor ilyen lépés nincs) betöltsük őket egy adatbázisnak használt következő Excel-be.

2. Tudatosítsuk a nálunk jelentkező problématípusokat és kockázatokat!

Az Excelnek a megfelelő céleszközökhöz képest (ezekről a cikk későbbi részében lesz szó) vannak korlátai és hiányosságai. Ezek közül a legfontosabbak:

Adatbázis problémák:

• Nincs önálló vagy relációs vagy OLAP adatbázisa, valós idejű abszolút nincs
• Az adatbázis-kezelők funkcióit (keresés, lekérdezés, párhuzamos használat, transzformáció, tömörítés, optimalizáció, titkosítás, profilozás, hierarchia, stb.) évek óta felkészítik a fentiekre, amelyek ugyanakkor nem részei az Excelnek
• A betölthető adatok mennyisége erősen korlátozott

Biztonsági problémák:

• Mivel az Excel széleskörűen ismert és decentralizáltan működik, nagy a kockázata annak, hogy illetéktelen kezekbe kerül (kiküldés, másolás, megosztás, stb.), ezen tartalom levédése szinte lehetetlen
• A gyakran csak alkalmi használat következtében a legtöbb esetben nem készül biztonsági mentés a fájlokról
• Az informatikai biztonsági szabályzatoknak és a megfelelőségi előírásoknak a táblázatkezelő rendszerek (a tipikus alkalmazási módokat figyelembe véve) ez utóbbi pontok alapján nem, vagy csak korlátozottan felelnek meg

Transzformációs, elemzési problémák:

• Minden érintkezéskor van hibalehetőség. Az elkövetett hibák egyáltalán nem, vagy csak későn derülnek ki, mivel nem feltétlenül omlik össze a tábla egy helytelen képlet vagy egy véletlenül beírt érték esetében. Ellenőrző folyamatok, rutinok nincsenek, vagy nagy ráfordítással alakíthatók ki egyedileg
• A kialakítás, módosítás, vagy – ha szükséges – a makró fejlesztés általában nem dokumentált (dokumentáló alkalmazások nincsenek rá, ellentétben az adatbázis-kezelőkkel), ennek hiányában pedig meglehetősen kihívó a visszafejtés. A működési elvet gyakran csak egy személy ismeri.
• Az adatelemzési képességek elmaradnak a reporting és adatbányász eszközökétől.

Összességében elmondható, hogy az Excelre épülő kritikus alkalmazások csökkentik az információ hitelességébe vetett bizalmat a szervezeten belül, valamint azon kívül is. Nehéz megmondani, hogy mikor jön el az idő a váltásra. Van azonban pár intő jel, amelyek megjelenésekor érdemes egy komplexebb eszközre történő tovább lépésen elgondolkodni:

• A beszámoló egyes részeit nem értik meg a döntéshozók, esetleg viták alakulnak ki köztük
• Sok munkatárs dolgozik egy fájlon (a fájlt pedig gyakran e-mailben osztják meg)
• Az Excelek mérete több mint 10 MegaByte
• Az Excelek több mint 10 laposak
• Kettőnél több ellenőrzés kötelező a véglegesítés, kiküldés előtt
• A célszemélyek, a fogyasztók mobil eszközükön akarják olvasni, használni a tartalmat
• Nagy mennyiségű, egymással összelinkelt Excellel dolgozunk
• O365 átállásról lehet hallani
• BW on HANA átállásról lehet hallani

3. Vizsgáljuk meg, hogy az általunk alkalmazott és alkalmazni kívánt funkciók milyen fejlett céleszközök használatával válthatók ki!

Ahhoz, hogy lássuk, milyen lehetőségeink vannak, a következő részben

• megnézzük, hogy a fent már említett három elemnek pontosan mi is a funkcionalitása,
• röviden leírjuk, hogy melyek a leggyakoribb céleszközök a piacon, és ezek közül melyek azok, amelyek a jelenlegi exceles architektúrákon való továbblépésre is alkalmasak.

Vizuális beszámolás & Vizuális elemzés:

A vizuális beszámoló és elemző eszközök leginkább ad-hoc és előre ütemezett módon képesek előállítani döntéstámogató anyagokat. Fontos funkcionalitásuk a vizuális prezentációs, elemzési képesség, amely segíti az adatok összefüggéseinek és változásainak vizsgálatát interaktív vizuális felfedezés formájában. Ezzel a vezetőknek hatékonyan biztosít releváns információkat.

A vizuális elemzés alapvető eszközei a reporting és dashboarding eszközök, melyeket két fontos kategória mentén érdemes vizsgálni:

• Vizuális elemzésre alkalmas eszközök: intuícióra alapozó, ezért felhasználóbarát felülettel rendelkező eszközök, melyekben programozási tudás nélkül is könnyen vizualizálhatunk adatsorokat témák, témák és időszakok, egyéb dimenziók mentén. Általában elkülönülten egy elemző, feltáró személy vagy osztály használja őket, nem az egész vállalat.
• Nagyvállalati reporting eszközök: Ezek az eszközök az egész vállalat okán egy igazság elvűek, ezzel biztosítva az egységes riport dimenzionalitást, kinézetet és a konzekvens adatokat. A csak vizuális elemzésre alkalmas eszközök mellett a nagyvállalati reporting eszközök kiegészülnek a következőkkel (a teljesség igénye nélkül):
  • Fejlett jogosultságkezeléssel: ki, mely jelentéseket és azoknak mely részét láthatja
  • Verziókezeléssel: el lehet szakadni a „végső_elküldve_v3.xlsx” elnevezésektől, mert ezek a szoftverek automatikusan verzióznak)
  • Office-integrációval (a jól ismert exceles felületen is kezelni tudjuk az adatainkat az eszközben)
  • Ütemezhetőséggel: mikor frissüljön egy jelentés, valamint ki mikor kapja meg azt

Gyakran alkalmazott eszközök

Vizuális elemzésre alkalmas eszközök:

• Tableau: Vizuális elemző és prezentációs eszköz, amely leginkább az üzleti elemző felhasználókat és azok közvetlen fogyasztóit célozza. Elsősorban könnyű kezelhetősége és fejlett, bő  vizualizációi miatt elterjedt eszköz. (Magyarországon még nehezen mérhető penetrációval bír, de Amerikában piacvezető.) A Tableau Desktop 14 napos próbaverziója és a Tableau Public ingyenesen elérhető itt:
  https://www.tableau.com/products/trial
  https://public.tableau.com/en-us/s/download
• Power BI: A Microsoft válasza a vizuális felderítésre, elemzésre, a Tableau-ra. Office csomag árazásával, könnyű kezelhetőségével, bő vizualitásával valamint száz meg száz MS partner kereskedővel veszi fel a kesztyűt. A Power BI Desktop ingyenesen használható verziója itt tölthető le:
  https://powerbi.microsoft.com/en-us/get-started/

(A vizuális elemzésnek vannak válfajai, így fontos azt is figyelembe venni, hogy vajon streaming, valós idejű térképi monitoring / elemzés, fejlett elemzéssel járó vizuális azonosítás/értelmezés, SAP BW on HANA alapú elemzés, vagy alkalmazásba építendő monitoring, stb. az, ami vár ránk. A Spotfire, a Datawatch, a Lumira, a Sisense, a Domo pont ezekre vagy csak egy-két ilyen esetre specializálódik, így nem biztos, hogy a legnagyobb marketing zajjal járó fenti két eszköz az optimális választás.)

Nagyvállalati Reporting eszközök:

• SAP Analytics Cloud (SAC): Felhő alapú reporting (igazából integrált CPM) eszköz, amely folyamatosan fejlődő funkcionalitással, egyszerű előfizetéses díjszabással és 30 napos próbaidőszakkal rendelkezik. IBCS minősítéssel bír. Támogatja a fejlett jogosultságkezelést, a kollaborációt, a monitoringot és ütemezhetőséget. A 30 napos próbaverzió itt érhető el:
  https://www.sapanalytics.cloud/quick_answers/free-trial/
• IBM Cognos Analytics: magában hordozza az “ősi” egy igazságot biztosító üzleti metaadat (fogalmi katalógus) réteget webes felületi eléréssel, illetve a fejlett elemzések lehetőségét a Watson által
• SAP BusinessObjects BI: Az SAP teljes funkcionalitással rendelkező nagyvállalati reporting eszközcsomagja, leginkább “földi” használatra. Támogatja az Office, SAP BW integráltságot, a fogalmi katalógus kialakítását, valamint az SAC-nál felsorolt nagyvállalati tulajdonságokat
• Microstrategy: A MicroStrategy teljes funkcionalitással rendelkező nagyvállalati reporting eszköz. Támogatja az Office, SAP BW, TM1 integráltságot, a fogalmi katalógus kialakítását, valamint az SAC-nál felsorolt nagyvállalati tulajdonságokat. A Microstrategy Desktop ingyenes verziója itt érhető el:
  https://www.microstrategy.com/us/get-started/desktopInformation Builders vagy Oracle Enterprise BI: szintén robosztus architektúrájú, a fenti eszközökkel versenyző nagyvállalati reporting eszközök.

Corporate Performance Management (CPM)

A Vállalati Teljesítménymenedzsment (CPM) eszközök a legalkalmasabbak az irányítás, az üzleti modellezés támogatására. Komplex kalkulációkat, előrejelzéseket, tervezést, szimulációt tesznek lehetővé. Funkcionalitások leggyakrabban:

• Stratégiai és operatív tervezés
• Forecastok készítése
• Kerettervezés
• Pénzügyi konszolidáció
• Tervezéshez és beszámoláshoz kapcsolódó adatgyűjtés
• Költségallokáció (amennyiben nem a tranzakciós rendszer kezeli a költségallokációt, akkor CPM eszközrendszerben is megvalósítható)

A legnagyobb problémát az exceles megvalósítás esetén az alábbiak jelentik:

• Többen dolgoznak egy Excelen
• Nem képes a módosítások visszakövetésére
• A komplex számítások lassítják a működését (vagy használhatatlanná teszik az Excelt)
• Nincsenek hierarchiák, amelyek az üzlet struktúráit le tudják képezni

Gyakran alkalmazott eszközök

• IBM Planning Analytics: Kiforrott nagyvállalati rendszer, az egykori TM1 utódja. Rendelkezik exceles lekérdezőeszközzel, memória alapú.
• SAP BusinessObjects PC: Az SAP nagyvállalati tervezési rendszere, mely a tervezés mellett számos egyéb funkcionalitással is bír. Rendelkezik exceles lekérdezőeszközzel.
• Jedox: Az előző kettőhöz hasonlóan, szintén OLAP alapú tervezési eszköz, amely legfőképp Exceles interface-en keresztül érhető el,,memória alapú
• Hyperion Essbase: Kiforrott nagyvállalati rendszer, az Oracle terméke. Rendelkezik Exceles lekérdezőeszközzel, nagytestvére a Hyperion Planning.
• SAP BusinessObjects PCM: allokációs szoftver, amely alapvetően az ABC (Activity Based Costing) allokációs logika elvén működik.

Fejlett Elemzés (Advanced Analytics)

A következő számunkban külön cikket szentelünk annak, hogy miért alakul át folyamatosan az Excel alapú statisztikai elemzési kultúra, egyúttal alternatívát adunk az üzleti felhasználóknak arra, hogy önkiszolgáló statisztikai – adatbányászati elemzésekkel gyorsan és hatékonyan tudjanak válaszokat találni saját maguk nem csak az Excelen innen, de az Excelen is túl. A cikkben egy népszerű ingyenes adatbányász eszközzel mutatunk be egy lehetséges alkalmazási példát.

Az Excel kiváltására alkalmas adatbányászati eszközökről Szeretne adattudós lenni? Csak elemzőeszköz kérdése címmel írtunk korábban. Az Advanced Analytics egyik legnépszerűbb területéről, a fejlett statisztikai módszereken alapuló előrejelzésekről pedig a Forecasting 4.0: Miért érdemes a jövő előrejelzési módszerét használni? című cikkünkben olvashatnak.

Adattárház & Adatpiac & Big Data

Gyakran előfordul, hogy hosszú idősorokat (több évi adat), vagy analitikus adatokat (tranzakciós adatok) tárolunk Excelben. Ilyen esetben megnyitáskor akár perceket is várhatunk, mire elérhetővé válnak az adatok, emellett számos más problémába is ütközhetünk. (Például az Excel 1 millió soros tárolási kapacitása, vagy az, hogy amíg egy ilyen Excelen lefut az fkeres függvényünk, addig letelik az ebédidőnk is).

Ennyire nagy mennyiségű adat tárolása, elemzése esetén érdemes adatbázis kezelő szoftvert használni.

Az adattároláson kívül ezek a szoftverek elláthatják az alábbi funkciókat is:

• az adatok kinyerése, bármilyen jellegű adatforrásból
• az adatok felhasználásnak megfelelő formába való transzformálása
• az adatok más rendszerbe történő betöltése

Ideális esetben az adattárolás szinte láthatatlan funkció, amellyel az üzleti oldalon ülő kollégák – kontrollerek, üzleti elemzők – nem találkoznak a munkájuk során. Ha azonban a mindennapi üzleti működés során mégis szükség van az adatok adatbázisból történő felhasználására, akkor biztosan a lekérdező nyelvek valamelyik fajtájával kerülünk kapcsolatba. Ezek közül a legfontosabbak a relációs adattáblák lekérdezésére szolgáló SQL, valamint az OLAP kockák lekérdezésére szolgáló MDX nyelv. (A NoSQL nem az Excel-ről áttérők első nyelve.)

Gyakran alkalmazott eszközök

• Oracle vagy MS SQL Server: Az Oracle és a Microsoft adattárolási és feldolgozási megoldása (relációs adatbázis, nyelve: SQL).
• SAP BW: Az SAP analitikus adattárolási és feldolgozási megoldása (multidimenzionális adatbázis, nyelve: MDX)
• Netezza, Vertica, SAP IQ: nagy számítási kapacitás, nagy adatokon, oszlop alapú adatelemzési specialitással

Mindhárom kategóriában nagy a zaj a piacon (még a Gartner vagy a Forrester hivatkozó elemzéseinek ismereteiben is), így a döntés nem könnyű és mindig cégspecifikus.

A szerzők az IFUA Horváth & Partners tanácsadói.

Ha szeretne többet megtudni a témáról, keresse Havas Leventét, az IFUA Horváth & Partners partnerét: levente.havas@horvath-partners.com!