Pillanatokon belül érdekkonfliktusokat generál a készletekért való felelősség a legtöbb vállalatnál. A pénzügyesek számára a készlet leginkább finanszírozási terhet jelent. A lean logika szerint a magas készletszint olyan tünet, amely a működés hatékonytalanságára, információhiányra, vagy túlzott komplexitásra hívja fel a figyelmet. Egy értékesítő számára viszont a készlet biztonságot jelent, amelynek segítségével magasabb színvonalon tudja kiszolgálni a vevőket, gyorsabban tud reagálni az igényekre.
Pillanatokon belül érdekkonfliktusokat generál a készletekért való felelősség a legtöbb vállalatnál. A pénzügyesek számára a készlet leginkább finanszírozási terhet jelent. A lean logika szerint a magas készletszint olyan tünet, amely a működés hatékonytalanságára, információhiányra, vagy túlzott komplexitásra hívja fel a figyelmet. Egy értékesítő számára viszont a készlet biztonságot jelent, amelynek segítségével magasabb színvonalon tudja kiszolgálni a vevőket, gyorsabban tud reagálni az igényekre.
Ebben az írásban egy csokorra való hasznos és egyszerű elemzést ajánlunk, amelyek a jól ismert, szokásos készletgazdálkodási mutatókat, riportokat kiegészítve segíteni tudnak az optimális készletszintek kialakításában. Az „optimális” persze a legtöbb vezető számára kisebb szintet jelent, de majd látjuk, hogy ez sem feltétlenül igaz minden esetben…
Az ABC elemzés célja az anyaggazdálkodási rendszer szempontjából jelentős és jelentéktelen anyagok (cikkek) megkülönböztetése. A termékek éves felhasználása (érték vagy mennyiség) alapján különíti el a lényegest a lényegtelentől, 3 kategóriába sorolva azokat (A, B, C). A felhasznált anyagféléket relatív fontosságuk alapján csoportosítjuk, és a csoportok szerint differenciált készletgazdálkodási módszereket alkalmazunk.
Jellemzően a cikkszámok kb. 5-20%-a fedi le az értékesítés 70-80%-át („A” kategóriás cikkek), a „B” kategóriába tartozik a cikkek 20-30%-a az értékesítés 20-30%-ával, a maradék pedig a „C” kategória. A „hagyományos” Pareto logika azt mondja, hogy a legnagyobb megtakarítást az „A” kategóriával lehet elérni a magas érték miatt. A nagy számok törvénye miatt ez biztosan igaz is, azonban nem szabad elfeledkezni a többi kategóriáról sem, hiszen a „C”-ben pont olyan termékek lesznek, amelyeket ritkán, kis mennyiségben értékesítünk. Ezeket biztosan érdemes górcső alá venni akár egyesével is, mert arányaiban sokkal több felesleges, vagy „zavart” okozó terméket találunk, mint a normál cikkeknél.
Az XYZ elemzés lényege, hogy egy hosszabb időszakra vizsgáljuk a cikkek iránti kereslet ingadozását. A piaci változékonyságot a kereslet relatív szórásával tudjuk kifejezni.
Az „X” kategóriába azok a cikkek tartoznak, amelyek felhasználása csak kisebb ingadozást mutat. Erre a kategóriára a magas előrejelzési szint jellemző.
Az „Y” kategóriába tartozó anyagok felhasználása erősebben ingadozik, de az ingadozásnak van bizonyos tendenciája. Például folyamatosan növekszik vagy folyamatosan csökken, esetleg szezonális jellegű a felhasználás. Erre a kategóriára a közepes előrejelzési pontosság a jellemző.
A „Z” kategóriába azok az anyagok tartoznak, amelyeknek a felhasználása teljesen rendszertelen, az előrejelzés pontossága nagyon alacsony.
2. ábra – XYZ kategóriák
A kategorizálás az ABC-elemzéshez hasonló módon történik. Meghatározzuk a készletelemek relatív szórását az utóbbi év keresleti adatai alapján, majd ezeket növekvő sorrend szerint rendezzük. Mivel általánosságban nem állapítható meg, hogy a készletelemek hány százaléka tartozik az egyes csoportokba, a kategóriákat elválasztó relatív szórás-értékeket mindig egyedileg kell megválasztani.
Az egyes kategóriákra különböző készletezési politika alkalmazható. Az alacsony szórású, jól előrejelezhető kereslettel rendelkező „X” csoportba tartozó cikkekből elegendő például az alacsonyabb biztonsági készletszint. A „Z” csoportba tartozó elemek esetében magasabb biztonsági készletszintet célszerű tartani, mivel ezzel csökkenthetők a készlethiány miatti nem-teljesítésből adódó költségek.
Az egyik legegyszerűbb szempont, mégis sokszor figyelmen kívül hagyjuk, hogy a nem extrém keresletingadozású cikkekből felesleges jóval magasabb készletet tartani, mint a beszerzés átfutásának ideje.
3. ábra – Készletfedezettség és beszerzési átfutási idő összehasonlítása
Fontos, hogy az optimális összetétellel is foglalkozzunk. A 3. ábra is azt mutatja, hogy azon cikkeknél, ahol az aktuális készletszint napban kifejezve jóval alacsonyabb, mint a beszerzési átfutási idő, ott komoly kockázata van a hiánynak – itt emelni kell a készletszinteket.
A beszerzési átfutási idő mellett a minimális rendelési tételnagyság befolyásolja leginkább az indokolt készletszinteket. Hiába ugyanis a gyors beszállítás, ha a szállító a mi felhasználásunkhoz képest csak nagy mennyiséget tud szállítani – ez is túlkészletezést okoz. Valódi készletcsökkentési potenciált ott találunk, ahol van lehetőség a minimális rendelési tételnagyság csökkentésére.
4. ábra – Készletfedezettség és minimális rendelési tételnagyság összehasonlítása
A legtöbb vállalat rendszeresen felülvizsgálja az ún. nem mozgó készletek állományát. Legalább évente, a rendszeres könyvvizsgálói
ellenőrzés során azonosítják a 60, 90, 180 stb. napnál régebben nem mozgó cikkek körét, és valamilyen intézkedést tesznek – a legrégebbieket jellemzően leírják a készletből. Ez pénzügyileg veszteséget jelent. Sokkal előremutatóbb, ha az ún. „avulásveszélyes” készletekkel foglalkozunk. Avulásveszélyes cikknek azok a tételek minősülnek, amelyek a megszokott keresletükhöz képest hirtelen máshogy kezdenek „viselkedni” – trendszerűen csökken a felhasználásuk, de nem áll le. A nem mozgó készlet kimutatása nem jelzi ezeket a tételeket, hiszen volt köztük mozgás, ugyanakkor biztosan megnő a túlkészletezés veszélye, ha továbbra is a korábban megszokott gyakorisággal és mennyiségekben szerezzük be őket.
