Korszerű fedezetszámítás SAP S/4HANA-val Hogyan lesz a fedezetszámítás az operatív irányítás fontos eszköze?

Horváth Gergő
2018. augusztus 21.

Fedezetszámítási tréningeken gyakran beszélgetünk a résztvevőkkel arról, hogy milyen sokszor különbözik az ajánlásokban szereplő best practice és a vállalatok napi gyakorlata. Az egyik ilyen különbség, hogy nem mutatják ki és nem elemzik a tény és a standard szerinti költségek közötti eltéréseket, holott ez jó módszer a pénzügyi felelősségek pontosabb leképezésére. Ebben az írásban azzal is foglalkozunk, hogyan segíthet ebben az S/4HANA.

Fedezetszámítás SAP S/4HANA-val

Fotó: Rob Lambert / Unsplash

A fedezetszámítás fontos eszköz a teljesítménymenedzsmentben

A vállalati teljesítménymenedzsment során a fedezetszámítás számszerűsíti, hogy pénzügyi értelemben mennyire sikeres a piacain a vállalat, hogyan teljesít jövedelmezőségi szempontból. Nemcsak a cég egészére, hanem az irányítás dimenziói mentén, pl. régiónként, termékenként vagy vevőnként is jellemzi az eredményességet.

Az irányítási dimenziókhoz hasonlóan fontos, hogy milyen szerkezetben történik a jövedelmezőség bemutatása. A legtöbb vállalatnál a jogszabályok vagy akár a konszernközpont által előírt (eredménykimutatási) sablonok nem elégíti ki a vezetők információs igényeit. Ezek egyik leggyakoribb hiányossága, hogy nem képezik le jól látható módon a vállalati értéklánc egyes szereplőinek pénzügyi felelősségét.

Egy jól kialakított fedezetszámítási rendszer egyik legnagyobb hozzáadott értéke, hogy a vállalati szintű jövedelmezőség mellett az egyes funkciók pénzügyi teljesítményéről is képet ad. Éppen ettől válik a fedezetszámítást az operatív irányítás fontos eszközévé.

Hogyan érdemes tehát a fedezetszámítási struktúrát kialakítani?

Az általános költségeket főbb funkciók (pl. K+F, igazgatás-irányítás stb.) szerint ajánlott bemutatni. Persze, a klasszikus eredménykimutatási logikában megjelenő költségnemek szerinti bontás is fontos, de ennek irányítási jelentősége másodlagos, elegendő alábontott sorokon megjeleníteni.

Jó hír, hogy az előállítási költségeket is lehet úgy gyűjteni és bemutatni, hogy az – a bevételekkel kiegészítve – segítsen a pénzügyi felelősségeket különválasztani az érintett területek között. Itt a két meghatározó szereplő az értékesítés és a termelés. Leegyszerűsítve, az előbbi felel az árbevételért, az utóbbi pedig az előállítási költségekért. Igen ám, de az előállítási költség nagyban függ a mennyiségtől, ami pedig jórészt az értékesítők munkájának eredménye.

Standard költségek alkalmazásával és eltéréselemzéssel feloldható ez az ellentmondás.

A standard költségek használatának lényege, hogy az előállítási folyamat belső teljesítményeit előre beárazzuk. Pl.: a karbantartási tevékenység standardja 12.000 Ft/óra vagy 1 szemüveg előállításához 2 lencse kell, ezek standardja pedig 800 Ft/db. A tény felhasználásokat aztán e standardok alapján számoljuk el. Pl.: 640 óra * 12.000 Ft/óra = 7.680.000 Ft vagy 1500 szemüveg * 2 lencse/szemüveg * 800 Ft/lencse = 2.400.000 Ft.

A standardok szerinti elszámolás előnye, hogy az adott költséghely vagy költségviselő csak azokat a költségeket fogja megkapni, amelyek az előzetesen meghatározott árak alapján indokoltak. Ugyanakkor a költségek felmerülési helyén szinte biztosan keletkezik majd eltérés a tény és a standardok szerinti költségek között. Az eltérések sokféle okra vezethetők vissza, pl. magasabb bért kellett fizetni a karbantartóknak, vagy selejt keletkezett a termelésben és 2 helyett átlagosan 2,1 lencsét kellett felhasználni szemüvegenként.

Mi a jelentősége a keletkező eltéréseknek a fedezetszámítás szempontjából?

Érdemes ezeket az eltéréseket külön sorokon, külön szinten bemutatni a fedezeti struktúrában. A felelősségek tekintetében azt mondhatjuk, hogy a standard költségeken számolt Fedezet I.-ért az értékesítés felel, hiszen itt tervtől való eltérés akkor fordulhat elő, ha az értékesített mennyiségben vagy az eladási árban volt eltérés. A termelés pedig főszabályként azért a fedezeti szintért lesz felelős, amely az előállítási költség költségviselői és költséghelyi eltéréseit tartalmazza.

Korábbi írásunkban részletesen is foglalkoztunk azzal, hogyan értelmezhető egy üzem teljesítménye a különböző eltéréskategóriák mentén.

Sok cég, ha használ egyáltalán fedezetkimutatást, nem mutatja ki ezeket az eltéréseket, így egybemossa a különböző területek pénzügyi felelősségét. Ezért az a vállalat, amelyik beilleszti az eltérésfelbontást a fedezetszámítási módszertanába, jó eséllyel fejlettebb jövedelmezőségi információhoz juthat, mint versenytársai.

Az S/4HANA bevezetése jó alkalom a fedezetszámítás fejlesztésére

Az S/4 elődjében, az R/3-ban vezetői fogyasztásra is alkalmas fedezetkimutatást leképezni szinte lehetetlen volt. A fedezetszámítás egyes építőelemei 3-4 különböző (al)modulban álltak elő még akkor is, ha a rendszerben leképezték az üzleti koncepciót.– Ráadásul nem létezett az eltéréseket ERP szinten összesítő funkció. A legtöbb esetben valamilyen ráépülő megoldással érték el, hogy a szétszórt adatok egységes kimutatássá álljanak össze, pl. SAP BW-vel vagy más üzletiintelligencia-alkalmazással. Ez a gyakorlatban általában azt jelentette, hogy csak a havi zárás után lehetett az adatokat áttölteni a ráépülő rendszerbe, s így viszonylag későn jutottak információhoz a vezetők.

Az S/4HANA-ban megjelent új funkció, a Universal Journal egy összetett táblában tartalmazza a pénzügyi és a vezetői számvitel összes adatát és jellemzőjét. Ez azt jelenti, hogy a korábban modulonként széttagolt információ most már egy forrásból elérhető, elemezhető. Így lehetőség van arra, hogy már az ERP rendszer szintjén, áttöltések nélkül is hozzáférhetők legyenek fedezeti kimutatások. Az eltérések elemzésére pedig standard eltéréskategóriák állnak rendelkezésre. Ez megkönnyíti az eltérések számszerűsítését és a fedezetszámításba történő illesztését. Mindennek köszönhetően hamarabb juthatnak jövedelmezőségi információhoz a vezetők és az elemzők, ráadásul jobb minőségben.

Természetesen bármilyen elemzést csak a rendelkezésre álló adatokon lehet végrehajtani. Így pl. akkor tudunk egyáltalán költséghelyi és költségviselői eltérésekről beszélni, ha alkalmazunk standardokat. Hogy a vállalatunk szempontjából mely eltéréshatások lényegesek, és ezekhez milyen alapadatokra van szükség, azt a bevezetés előtt, üzleti szempontból kell átgondolni. Ebben az esetben sem ajánlott tehát az átállást puszta IT migrációs kérdésként megközelíteni. Olyan alkalom ez, amikor lehetőségünk nyílik az irányítási gyakorlat jelentős fejlesztésére.

 

A szerző az IFUA Horváth & Partners vezető tanácsadója

Cimkék: ,