A gazdaság dinamikája, a piacok volatilitása miatt ma már idejét múlt a tradicionális – azaz hosszú, sok ráfordítást igénylő és statikus vállalati tervezés. Ma az a legfontosabb, hogy gyorsan felismerjük a következő ciklus beköszöntét és adott esetben késlekedés nélkül tudjunk ellenkormányozni. Ehhez az szükséges, hogy a tervezés
Emellett gyors előrejelzésekre van szükség, melyek dinamikus környezetben aktuális, jövőbe mutató információkat szolgáltatnak a vállalatirányításhoz. Továbbá a modern tervezési rendszer elengedhetetlen része a kockázatmenedzsment, mely korai előrejelző-jellegű mutatókra épülve idejében előrejelzi a környezeti változásokat.
Mennyiben felel meg az Ön vállalatának tervezési rendszere a ma szükséges dinamikus követelményeknek? Az alábbi öt kérdés segít az önértékelésben:
A december 10-én megrendezett Korszerű tervezési módszerek szemináriumon az IFUA előadói a fenti, nemzetközi tervezési trendek mellett számos hazai gyakorlati példát mutattak be a tervezési rendszerek fejlettségének, jellemző problémáinak érzékeltetésére.
A tervezés továbbfejlesztése örökzöld téma – és ez nem meglepő, emelte ki Fekete Gábor, hiszen a controlling rendszerek alapvető sajátossága a változékonyság. A tervezési rendszernek ugyanis követnie / tükröznie kell az összes lényeges paraméter (üzleti modell, termékstruktúra, szervezeti felépítés, környezeti feltételek, premisszarendszer stb.) változását.
A tervezés aktuális hívószavai: frontloading (lásd részletesen a Controlling Világ korábbi számában »), differenciált kezelés, forecast – mutatott rá előadásában Zábrák Iza. A frontloading lényege, hogy a tervezési folyamat elején megteremtjük az alkalmat a vezetők közti érdemi vitára és így a célokról való megállapodásra is. Ezáltal felesleges visszacsatolási körök iktathatóak ki, lényegesen lerövidül és hatékonyabbá válik a tervezési folyamat. A frontloading komoly kihívások elé állítja a controllereket, hiszen a vezetői workshopokon akkor születhetnek döntések, ha ott helyben, gyorsan szimulálhatók a különböző elképzelések, vagyis ha a controlling biztosítani tudja a helyszíni modellezést.
A különböző korábbi, a kerettervezés továbbfejlesztését célzó irányzatok (beyond budgeting, better budgeting, advanced budgeting) ma is aktuális eleme a differenciálás, mely révén egyszerűsíthető, gyorsítható a tervezési folyamat. E megközelítés értelmében nem azonos mélységben, nem egyformán kell megtervezni minden tervezési tételt (terméket, költségnemet, szervezeti egységet stb.), hanem jelentőségének megfelelően, vagyis a legfajsúlyosabb elemeket részletesen, a kevésbé lényegeseket egyszerűsítve. A Pareto-elv jól használható ebben az esetben is – alkalmazásával ki lehet szűrni a kevésbé fontos tételeket (80%), melyeket elég összevontan kezelni, és így az érdemi tervezési munkálatokat a legfőbb driverekre lehet fókuszálni.
A forecastok készítésekor is differenciáltan kell eljárni: ahol van érdemi előrejelzési információ, ott a forecast értéket egyedileg, manuálisan kell megadni, ahol pedig nem, ott az (eddigi tény + hátralevő periódusra szóló terv) képlettel automatikusan számítható. Ehhez persze megfelelő informatikai támogatás szükséges, mely mindkét eljárás alkalmazását lehetővé teszi.
A szeminárium résztvevői egyet értettek abban, hogy a tervezéssel kapcsolatos változásokhoz szükséges fogadókészség megteremtéséhez vezetői támogatás kell a controller(ek)nek. Célszerű, ha a stratégiai tervezést végző szakmai csapat és vezetők aztán az operatív tervezési folyamatba is bevonásra kerülnek, mert így nem vész el az általuk képviselt tudás és know-how, valamint a stratégia és a mindennapi működés közti kapocs is szorosabb lesz. Több résztvevő is kiemelte: a tervezés során a különböző részterületi vezetők által megadott (terv)adatok ellenőrzése, pontosítása időigényes és fontos feladat, mellyel a controllerek lényegében tanácsadási szolgáltatást nyújtanak a nem gazdasági végzettségű vezetők számára.
Projekttapasztalatok alapján a korábbi évekhez képest jelentősen nőtt a gördülő forecast-ot alkalmazó vállalatok száma – emelte ki Zábrák Iza -, és ezt a jelenlevők is megerősítették saját gyakorlatuk alapján.
A vezetők ma már igényt tartanak arra, hogy a tervezési folyamat során bármikor, bárhol bele lehessen nyúlni a tervbe, és elvárják, hogy az alkalmazott informatikai (üzleti intelligencia) megoldás lehetővé tegye a tervezési logika megfordítását – hangsúlyozta Fekete Gábor. Vagyis a rendszer képes legyen a tervezési folyamat tetszőleges pontján megadott vezetői változtatásokat lebontani vagy felkumulálni – gyorsan, hibamentesen. És a vezetők sok ilyen szimuláció / tervváltozat elkészítését igénylik, hiszen a körülmények, külső feltételek alakulása nem kiszámítható, többféle szcenárióban kell gondolkodni a tervezés során.
A szoftveres támogatással kapcsolatos trendek közül Havas Levente a tervtartalmak különböző mobileszközökön és tableteken való vizualizációja iránti egyre növekvő igényre hívta fel a figyelmet. A vállalatvezetők egyre inkább hajlandóak „önkiszolgáló” módon használni a különböző irányítási – így a tervezési célú információkat is, ha megfelelő minőségben, az általuk használt eszközre szabott megjelenítéssel tálaljuk. A controllerek szakmai felelőssége, hogy figyeljenek ügyfeleik, a vezetők információfogyasztási szokásaira, és ahhoz igazítsák közlendőjüket. A nagyvállalatoknál ma már sokféle szállító sokféle megfelelő terméke van jelen, a napjainkban alkalmazott tervezési rendszereket sokszor többféle elemből is össze lehet kombinálni (pl.: IBM Cognos, Microsoft, SAP BusinessObjects). Az a fontos, hogy megtaláljuk az adott szervezetben a vezetőknek megfelelő megoldást, mely megkönnyíti a tervezési folyamatban való közreműködésüket, hiszen a tervezés a controllerek és a vezetők közös ügye kell legyen a jövőben is – a vállalati siker érdekében.
